Začínáme s Todoistem

Otevřeli jste Todoist poprvé? Tenhle návod vás provede základy, jak si věci rychle organizovat. Naučte se, jak vytvořit projekt, přidat úkoly, nastavit data, rozdělit velké cíle na menší kroky a stanovovat priority na každý den. Na konci budete znát všechno podstatné k tomu, abyste měli svůj pracovní i osobní život pod kontrolou.

Začněte projektem

Projekty v Todoistu udržují všechny vaše úkoly organizované, abyste mohli plnit své cíle, ať už velké nebo malé.

Projekt vytvoříte tak, že v navigační nabídce vedle položky Moje projekty zvolíte symbol +. Doplňte název projektu, vyberte barvu a zvolte, jestli ho chcete mít zobrazený jako seznam, nástěnku, nebo kalendář (k dispozici u tarifů Pro a Business).

Po nastavení projektu se můžete rozhodnout, jak ho chcete použít:

• Vytvoření výukového plánu
• Sledování marketingové kampaně

• Sdílení nákupního seznamu

   

Přidejte svůj první úkol

Všechny projekty začínají jediným krokem, ale tím zdaleka nekončí. Přidejte jednotlivé úkoly.

V novém projektu zvolte možnost Přidat úkol. Napište název úkolu. Pak zvolte Přidat úkol.

Nejlépe proveditelné úkoly většinou bývají:

• Naprosto konkrétní a jasné
• Proveditelné
• Trvají méně než hodinu

Držte se plánu

Todoist dokáže automaticky rozpoznávat data, ať je zadáte v podstatě jakýmkoli způsobem.

Při psaní názvu úkolu napište taky datum úkolu.

Todoist rozumím frázím jako:

• Koupit víno dnes
• Natřít podlahu tento víkend
• Upravit marketingovou zprávu 15. září ve 14:00
• Lekce profesního rozvoje každé 3. úterý na 6 měsíců od dubna

Mrkněte na kompletní seznam dat.

Velké úkoly rozdělujte do dílčích úkolů

Malé úkoly se dokončují snadněji než velké, takže ty velké rozdělte na menší a zvladatelné dílčí úkoly.

Dílčí úkol vytvoříte tak, že vyberete libovolný úkol a zvolíte možnost Přidat dílčí úkol. Pak jako vždy napište název dílčího úkolu a datum.

Znovu přímo v projektu můžete šipkou vedle hlavního úkolu dílčí úkoly zobrazit nebo skrýt.

Užitečné tipy:

• Rozdělte si náročné úkoly na krátké a jednoduché kroky
• Sledujte všechen svůj pokrok
• Úkol sbalte, ať od něj máte pokoj, a rozbalte ho, až nastane čas ho dokončit

Úkoly si organizujte do oddílů

V dlouhých seznamech úkolů si udělejte pořádek pomocí oddílů. Projekt máte možnost přehledně oddělit přesně tak, jak chcete.

Umístěte ukazatel pod seznam úkolů a vyberte řádek Přidat oddíl, který se objeví.

Přidávejte úkoly do složky Schránka

Pokud ještě nemáte jasno, do kterého projektu má nový úkol patřit, uložte si ho do Schránky. Je to místo pro úkoly (zatím) bez projektu a ideální způsob, jak pustit věci z hlavy.

Složku Schránka najdete v horní části navigační nabídky. Uloží se tam jakýkoli úkol, který nepřidáte do určitého projektu.

Úkoly pak snadno přesuňte ze složky Schránka do projektů. Vyberte úkol k přesunutí, objeví se zobrazení úkolu. Klikněte na Projekt vpravo a vyberte příslušný projekt.

Naplánujte si budoucnost

Najděte každý úkol, který je naplánován na dnes, tento týden nebo na libovolný týden. Všechno najdete v zobrazeních Dnes a Nadcházející.

Obě zobrazení najdete v navigační nabídce pod Schránkou.

• Zobrazení Dnes zobrazuje všechny úkoly ze všech projektů naplánované na dnes.
• Zobrazení Nadcházející zobrazuje všechny úkoly naplánované do budoucna.

Určete si na den priority

Když toho máte hodně, člověk se v seznamu úkolů snadno ztratí. Udržujte si přehled díky barevně odlišeným úrovním priority.

Pokud chcete nastavit úrovně priority, vyberte úkol. V zobrazení úkolu použijte ikonu vlajky a zvolte červenou prioritu 1, oranžovou prioritu 2, modrou prioritu 3 nebo bílou prioritu 4.

Úkoly s nejvyšší prioritou se v zobrazeních Dnes a Nadcházející zobrazují nahoře. Vždycky tak víte, na čem pracovat nejdřív.

Rady pro profíky:

• Každý den si vyberte jen několik úkolů, které rozhodně musíte dokončit
• Nejtěžší úkol dokončete jako první
• Přeplánujte všechny úkoly, které neodškrtnete

Pro velké plány stanovte data

Přidejte termín dokončení k úkolům s pevným termínem dokončení, na který musíte plánovat. Termíny dokončení jsou dostupné v rámci tarifu Pro. Termín dokončení nejrychleji přidáte tak, že ho napíšete při vytváření úkolu. Pro přidání termínu dokončení použijte při vytváření nového úkolu složené závorky. Například zadáním {příští pátek} se termín dokončení nastaví na příští pátek.

Dokončujte své úkoly

Malé krůčky vedou časem k velkým úspěchům. Tak se na moment zastavte a ohlédněte se za pokrokem, kterého se vám podařilo dosáhnout.

Položky si ze seznamu odškrtávejte označením kroužku vedle dokončeného úkolu. Označení úkolů jako dokončených můžete taky zrušit.

Všechny úkoly, které jste si odškrtli, zobrazíte kliknutím na ikonu se třemi tečkami v horní části projektu. V nabídce pak vyberte možnost Dokončené úkoly.

Todoist pomáhá:

• Sledovat vaše úspěchy
• Poznamenávat výzvy
• Odměnit se za dobře odvedenou práci!

Ozvěte se nám

Když už znáte základy, můžete si začít v Todoistu organizovat práci a život. Pokud máte dotazy, kontaktujte nás. Dermot, Diane, Keita nebo kdokoli další z našich kolegů vám rád pomůže.