Zjednodušte si a spravujte projekty a úkoly bez ohledu na velikost vašeho týmu. Nezáleží na tom, jestli spolupracujete napříč odděleními na chystaném uvedení produktu na trh, nebo se snažíte zefektivnit komunikaci mezi kolegy. Týmy mají v Todoistu k dispozici nástroje potřebné k organizaci týmové práce a monitorování pokroku jednotlivých členů týmu.
Založení týmu
Nastavujete Todoist pro svůj tým? Kurz Nastavení týmového pracovního prostoru v Todoist Toolkitu zabere asi 15 minut a pomůže vám vytvořit pracovní prostor, ve kterém se váš tým bude cítit dobře.
Když si v Todoistu nastavíte tým, získáte při používání tarifů Beginner nebo Pro jeden tým zdarma. Ve webové nebo počítačové aplikaci začnete následovně:
- Přihlaste se do Todoistu na https://todoist.com.
- Vlevo nahoře klikněte na svého avatara.
- Vyberte možnost Přidat tým.
- Vyplňte název týmu. Zobrazí se vám stručný formulář na sdílení informací o vašem týmu.
- Vyberte ve formuláři odpovědi, které se vás týkají.
- Vyberte si mezi aktivací bezplatné zkušební verze tarifu Business, a to kliknutím na možnost Pokračovat na zkušební verzi zdarma, nebo založením bezplatného týmu kliknutím na aktivaci bezplatného tarifu.
- Vyplňte e-mailové adresy kolegů z týmu.
- Klikněte na možnost Přidat tým.
Při upgradu týmu na tarif Business vám Todoist umožní vytvořit další tým zdarma.
Úprava týmu
Při sestavování týmu může klidně dojít na to, že budete chtít přidat logo společnosti nebo opravit překlep v názvu týmu. Tým upravíte a změny v něm provedete následovně:
- Přihlaste se do Todoistu na https://todoist.com.
- Na bočním panelu klikněte na svůj tým.
- Vpravo nahoře klikněte na Nastavení.
- Proveďte změny v týmu, například přidejte logo společnosti nebo změňte název týmu.
- Potvrďte kliknutím na Aktualizovat.
Pozvěte do týmu ostatní
Ostatní kolegy můžete do týmu pozvat e-mailem nebo sdílením odkazu s pozvánkou:
- Přihlaste se do Todoistu na https://todoist.com.
- Na bočním panelu klikněte na tým.
- Klikněte na ikonu Sdílet vpravo nahoře.
- Využijte jednu z těchto dvou dostupných možností:
- Pozvat odkazem: Zkopírujte odkaz s pozvánkou a nasdílejte ho každému, koho chcete pozvat do svého týmu.
- Pozvat e-mailem: Zadejte e-mailovou adresu osoby, vyberte její týmovou roli a klikněte na možnost Odeslat pozvánky. Dotyčný obdrží e-mail s pozvánkou do vašeho týmu.
Pozvání hosta
Pokud někoho pozvete do týmu, aniž byste vybrali jeho roli, bude automaticky přidán jako člen (v tarifu Business) nebo jako správce (v bezplatném týmovém tarifu). Pokud někoho zvete jako hosta, postupujte podle následujících kroků:
- Přihlaste se k účtu Todoistu na https://todoist.com.
- Na bočním panelu klikněte na svůj tým.
- Vpravo nahoře klikněte na Nastavení. Hned uvidíte obecná nastavení svého týmu.
- Podívejte se, jestli je možnost Zakázat externí hosty vypnuta.
- Otevřete projekt, který chcete sdílet s hostem.
- Klikněte na ikonu Sdílet vpravo nahoře.
- Napište e-mailovou adresu osoby.
- Klikněte na nabídku rolí a vyberte možnost Host.
- Klikněte na Pozvat.
Jakmile dotyčný přijme pozvánku, je automaticky přidán do týmu jako host.
Lidi do týmu pozvěte přes e-mail:
- Klepněte na možnost Procházet a otevřete týmový projekt.
- Klepněte na ikonu skupiny.
- Klepněte na možnost Pozvat jmenovitě nebo e-mailem a zadejte e-mailovou adresu osoby.
- Vyberte požadovanou týmovou roli.
- Potvrďte klepnutím na Hotovo.
Když někoho pozvete do týmu, bude automaticky přidán jako člen (v tarifu Business), nebo jako správce (v bezplatném týmovém tarifu). Podrobnosti o jednotlivých rolích si přečtěte tady.
Pozvání lidí do týmu e-mailem:
- Klepněte na možnost Procházet a otevřete týmový projekt.
- Klepněte na ikonu skupiny.
- Klepněte na možnost Pozvat jmenovitě nebo e-mailem a zadejte e-mailovou adresu osoby.
- Vyberte požadovanou týmovou roli.
- Potvrďte klepnutím na ikonu odeslání.
Když někoho pozvete do týmu, bude automaticky přidán jako člen (v tarifu Business), nebo jako správce (v bezplatném týmovém tarifu). Více informací o jednotlivých rolích najdete tady.
Připojení k týmu
Pokud jste obdrželi pozvánku do týmu v Todoistu, v e-mailu ji přijměte kliknutím na tlačítko Přidat se k týmu.
Pokud hledáte správný tým, ke kterému byste se v Todoistu mohli připojit:
- Přihlaste se do Todoistu na https://todoist.com.
- Na bočním panelu klikněte na svůj tým.
- Nahoře klikněte na možnost Projekty, ve kterých nejsem.
- Najděte projekt, ke kterému se chcete přidat.
- Napravo od názvu projektu klikněte na ikonu tří teček.
- Vyberte možnost Přidat se.
Odebírání spolupracovníků z týmu
Odebrat někoho z týmu mohou pouze správci. Pokud už někdo není součástí vašeho týmu, můžete ho odebrat následovně:
- Přihlaste se do Todoistu na https://todoist.com.
- Otevřete tým, ze kterého chcete někoho odebrat.
- Klikněte na ikonu členů vpravo nahoře.
- Najděte osobu, kterou chcete odebrat, a vedle jejího jména klikněte na její roli (správce, člen nebo host).
- Vyberte možnost Odebrat z týmu.
Odchod z týmu
Pokud už členem týmu v Todoistu nejste, máte možnost z něj odejít:
- Přihlaste se do Todoistu na https://todoist.com.
- Na bočním panelu klikněte na tým.
- Vpravo nahoře klikněte na Nastavení.
- Klikněte na možnost Odejít z týmu.
Smazání týmu
Mazat týmy mohou pouze správci.
Pokud jste správce a tým smažete, všechna data týmu budou okamžitě a trvale odstraněna, a to včetně všech projektů, úkolů, komentářů a souborů. Tento krok nelze vzít zpět. Tato akce se týká vašich dat i dat všech ostatních v týmu.
- Přihlaste se do Todoistu na https://todoist.com.
- Klikněte na tým, který chcete smazat.
- Vpravo nahoře klikněte na Nastavení.
- Klikněte na možnost Smazat tým.
Osvědčené postupy při práci s týmy
Konečně jste do svého týmu v Todoistu přidali všechny členy? Skvělé. Tady je několik osvědčených postupů do začátku, aby všichni mohli rovnou bez problémů spolupracovat:
K diskusi s týmem využívejte komentáře k projektu nebo úkolu
Pokud vaše společnost využívá různé komunikační kanály, vyhledávání informací může být obtížné. Při sdílení nápadů nebo zpětné vazby k projektu nebo obecně při informování kolegů doporučujeme používat komentáře k projektům nebo úkolům.
K zobrazení úkolů jen svého týmu využívejte vlastní filtry
Vytvořte si týmové filtry, které vám ukážou pouze úkoly vašeho týmu. Budete mít díky tomu přehled, co váš tým dokončil a co je ještě potřeba udělat. Uvádíme několik příkladů pro tým s názvem „Doist“:
- Mrkněte, na čem tento měsíc pracují kolegové:
pracovni prostor: Doist & prirazeno: ostatni & dokonceni pred: pristi mesic(celé anglicky jako workspace: Doist & assigned to: others & due before: next month) - Odfiltrujte úkoly ostatních, ať se můžete soustředit na své úkoly:
pracovni prostor: Doist & prirazeno: ja & pristich 7 dnu(celé anglicky jako workspace: Doist & assigned to: me & next 7 days) - Vyhodnoťte všechny zpožděné úkoly:
pracovni prostor: Doist & zpozdene(celé anglicky jako workspace: Doist & overdue)
Přidejte si záložku Tým na navigační panel v iOS nebo Androidu
Záložka Tým umožňuje rychlý přístup k projektům a úkolům vašeho týmu přímo z navigačního panelu. Zjistěte, jak si přizpůsobit navigační panel Todoistu.
Instalace rozšíření Todoistu na podporu týmové produktivity
Nainstalujte si do Todoistu šikovná rozšíření, která vašemu týmu zefektivní brainstorming nebo řešení pracovních problémů. Například Pomocník s úkoly umožňuje automatizovat úkoly, které jsou součástí opakujících se procesů. Rozšíření Sledování návyků zase podporuje důslednost vašeho týmu tak, že sleduje počet dní, kdy jste dokončili opakující se úkol. Pokud využíváte placené tarify, můžete využívat i AI asistent. Ten používá umělou inteligenci k efektivnímu rozdělení úkolů na menší části nebo třeba k plánování projektů. Umí toho ale ještě víc!
Ozvěte se nám
Pokud máte s vytvářením nebo správou týmu jakékoli problémy, kontaktujte nás.