Mit den Vorlagen von Todoist kannst du deine erfolgreichsten Workflows im Handumdrehen duplizieren, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen. Stöbere in unserer riesigen Auswahl an fertigen Vorlagen oder erstelle deine eigenen, die perfekt zu deinen Arbeitsabläufen passen. Ob wöchentliches Projekt-Review oder Planung einer Social-Media-Kampagne – mit Vorlagen sparst du Zeit und hast den Kopf frei für das Wesentliche.
Mit Vorlagen kannst du:
- Erfolgreiche Projekte replizieren, wie zum Beispiel Produkt-Launches oder die Planung eines Events.
- Wiederkehrende Gewohnheiten tracken, von regelmäßigen Reviews bis hin zu monatlichen Fitnesszielen.
- Team-Prozesse standardisieren, indem du Vorlagen für das Onboarding oder für Besprechungsprogramme teilst.
- Persönliche Listen organisieren, egal ob für die Packliste im Urlaub oder den Wocheneinkauf.
Vorgefertigte Vorlage verwenden
Verwende eine der vorgefertigten Vorlagen, um dein nächstes Projekt zu starten. So holst du dir eine Vorlage für ein Todoist-Projekt:
So erstellst du ein Projekt in „Meine Projekte“ aus einer Vorlage:
- Klicke in der Seitenleiste neben Meine Projekte auf das Hinzufügen-Symbol.
- Klicke auf Vorlagen durchsuchen.
- Verwende die Suchleiste, um eine bestimmte Vorlage zu finden, oder scrolle nach unten, um die Vorlagenkategorien zu durchsuchen.
- Öffne die Vorlage.
- Klicke auf In Projekt importieren.
So erstellst du in einem Team-Workspace aus einer Vorlage ein Projekt:
- Klicke auf das Hinzufügen-Symbol neben einem Ordner oder Projekt in deinem Team-Workspace.
- Klicke auf Vorlagen durchsuchen.
- Verwende die Suchleiste, um eine bestimmte Vorlage zu finden, oder scrolle nach unten, um die Vorlagenkategorien zu durchsuchen.
- Öffne die Vorlage.
- Klicke auf Setup kopieren. Das neue Projekt wird diesem Team-Workspace hinzugefügt.
Für Meine Projekte:
- Tippe unten rechts auf Durchsuchen.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Tippe auf die Suchleiste, um eine Vorlage zu finden, oder wische nach links, um die verschiedenen Vorlagenkategorien zu durchsuchen.
- Öffne die Vorlage.
- Tippe auf In Meine Projekte kopieren.
Für einen Team-Workspace:
- Tippe auf den Teamnamen.
- Tippe auf das Hinzufügen-Symbol.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Tippe auf die Suchleiste, um eine Vorlage zu finden, oder wische nach links, um die verschiedenen Vorlagenkategorien zu durchsuchen.
- Öffne die Vorlage.
- Tippe auf Kopieren. Der Button zeigt den Teamnamen an und das neue Projekt wird dem Team-Workspace hinzugefügt.
Für Meine Projekte:
- Tippe unten rechts auf Browsen.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Tippe auf die Suchleiste, um eine Vorlage zu finden, oder wische nach links, um die verschiedenen Vorlagenkategorien zu durchsuchen.
- Öffne die Vorlage.
- Tippe auf In Meine Projekte kopieren.
Für einen Team-Workspace:
- Tippe auf den Teamnamen.
- Tippe auf das Hinzufügen-Symbol.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Tippe auf die Suchleiste, um eine Vorlage zu finden, oder wische nach links, um die verschiedenen Vorlagenkategorien zu durchsuchen.
- Öffne die Vorlage.
- Tippe auf Kopieren. Der Button zeigt den Teamnamen an und das neue Projekt wird dem Team-Workspace hinzugefügt.
Individuelle Vorlage erstellen
Nachdem du alle erforderlichen Aufgaben hinzugefügt hast, erfährst du hier, wie du eine Projektvorlage erstellst und sie dem Vorlagen-Katalog hinzufügst:
- Öffne ein Projekt in der Seitenleiste.
- Klicke oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Als Vorlage speichern aus. Anschließend siehst du den Vorlagen-Katalog.
- Wähle deine bevorzugte Farbe für die Vorlage aus.
- Gib deiner Vorlage eine Beschreibung.
- Klicke auf Speichern.
Deine Vorlage wird im Bereich „Meine Vorlagen“ des Vorlagen-Katalogs gespeichert.
- Tippe unten rechts auf Durchsuchen.
- Wähle oben rechts das Dreipunkt-Symbol aus.
- Wähle ein Projekt.
- Wähle Als Vorlage speichern aus. Anschließend siehst du eine Vorschau deiner Vorlage.
- Tippe auf Weiter und füge eine Vorlagenbeschreibung hinzu. Du kannst die Farbe der Vorlage ändern.
- Tippe auf Speichern.
Deine Vorlage wird im Bereich „Meine Vorlagen“ des Vorlagen-Katalogs gespeichert.
- Tippe unten rechts auf Browsen.
- Wähle ein Projekt.
- Wähle oben rechts das Dreipunkt-Symbol aus.
- Wähle Als Vorlage speichern aus. Anschließend siehst du eine Vorschau deiner Vorlage.
- Tippe auf Weiter und füge eine Vorlagenbeschreibung hinzu. Du kannst die Farbe der Vorlage ändern.
- Tippe auf Speichern.
Deine Vorlage wird im Bereich „Meine Vorlagen“ des Vorlagen-Katalogs gespeichert.
Vorlage hochladen
Wenn du deine Vorlagen zuvor als CSV-Dateien gespeichert hast, kannst du sie in den Vorlagen-Katalog hochladen und sie überall dort verwenden, wo du Todoist verwendest. Stelle sicher, dass deine CSV-Datei dem unterstützten Format entspricht.
- Öffne den Vorlagen-Katalog.
- Klicke auf Vorlage hochladen.
- Wähle die CSV-Datei von deinem Gerät aus oder ziehe die Datei, um deine Vorlage zu importieren.
- Ändere den Namen, die Farbe und die Beschreibung der Vorlage.
- Klicke auf Speichern.
Deine Vorlage ist nun im Vorlagen-Katalog gespeichert.
CSV-Dateien können nur von einem Computer hochgeladen werden. Nach dem Hochladen kannst du sie im Vorlagen-Katalog auf jedem Gerät finden und verwenden.
Vorlage bearbeiten
Projekte entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, deshalb sollte deine Vorlage so gestaltet sein, dass sie diese Veränderungen widerspiegelt.
Importiere die Vorlage und passe dein Projekt nach Bedarf an. Erstelle anschließend aus diesem Projekt eine neue Vorlage mit einer anderen Farbe und einem neuen Namen, um sie von der älteren Version zu unterscheiden. Nachdem du die neue Vorlage erstellt hast, kannst du die ältere Version löschen.
Individuelle Vorlage verwenden
Möchtest du eine individuelle Vorlage für ein Projekt verwenden? Hier erfährst du, wie du eine individuelle Vorlage in Todoist anwenden und nutzen kannst:
So erstellst du ein neues Projekt in „Meine Projekte“ aus einer individuellen Vorlage:
- Klicke in der Seitenleiste neben Meine Projekte auf das Hinzufügen-Symbol.
- Klicke auf Vorlagen durchsuchen.
- Öffne die Vorlage, die du verwenden möchtest, aus dem Abschnitt Meine Vorlagen.
- Klicke auf In Projekt importieren.
So erstellst du in einem Team-Workspace aus einer individuellen Vorlage ein neues Projekt:
- Klicke auf das Hinzufügen-Symbol neben einem Ordner oder Projekt in deinem Team-Workspace.
- Klicke auf Vorlagen durchsuchen.
- Öffne die Vorlage, die du verwenden möchtest, aus dem Abschnitt Meine Vorlagen.
- Klicke auf Setup kopieren. Das neue Projekt wird diesem Team-Workspace hinzugefügt.
Oder aus einem bestehenden Projekt in einem Team-Workspace:
- Öffne ein Projekt in deinem Team-Workspace.
- Klicke neben dem Projektnamen auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Meine Vorlage anwenden.
- Wähle Meine Vorlagen durchsuchen.
- Öffne die Vorlage, die du verwenden möchtest, aus der Liste Meine Vorlagen.
- Klicke auf In Projekt importieren.
Für Meine Projekte:
- Tippe unten rechts auf Durchsuchen.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Öffne die Vorlage im Bereich Meine Projektvorlagen.
- Tippe auf In Meine Projekte kopieren.
Für einen Team-Workspace:
- Tippe auf den Teamnamen.
- Tippe auf das Hinzufügen-Symbol.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Öffne die Vorlage im Bereich Meine Projektvorlagen.
- Tippe auf Kopieren. Der Button zeigt den Teamnamen an und das neue Projekt wird dem Team-Workspace hinzugefügt.
Für ein bestehendes Projekt:
- Tippe unten rechts auf Durchsuchen.
- Öffne ein Projekt aus der Liste.
- Tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Meine Vorlage anwenden.
- Tippe auf Meine Vorlagen durchsuchen, um alle deine Vorlagen im Katalog zu sehen.
- Wähle deine Vorlage.
- Tippe auf In Projekt importieren.
- Tippe auf Bestätigen.
Für Meine Projekte:
- Tippe unten rechts auf Browsen.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Öffne die Vorlage im Abschnitt Meine Projektvorlagen.
- Tippe auf In Meine Projekte kopieren.
Für einen Team-Workspace:
- Tippe auf den Teamnamen.
- Tippe auf das Hinzufügen-Symbol.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Öffne die Vorlage im Bereich Meine Projektvorlagen.
- Tippe auf Kopieren. Der Button zeigt den Teamnamen an und das neue Projekt wird dem Team-Workspace hinzugefügt.
Für ein bestehendes Projekt:
- Tippe unten rechts auf Browsen.
- Öffne ein Projekt aus der Liste.
- Tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Tippe auf Meine Vorlagen durchsuchen, um alle deine Vorlagen im Katalog zu sehen.
- Wähle deine Vorlage.
- Tippe auf In Projekt importieren.
- Tippe auf Bestätigen.
Vorlage löschen
Ist es Zeit, deinen Vorlagen-Katalog zu entrümpeln? Hier erfährst du, wie du eine Vorlage löschen kannst, die nicht mehr benötigt wird:
- Klicke in der Seitenleiste neben Meine Projekte auf das Hinzufügen-Symbol.
- Klicke auf Vorlagen durchsuchen.
- Öffne eine Vorlage im Abschnitt Meine Vorlagen.
- Klicke auf Löschen. Es erscheint eine Warnmeldung.
- Klicke zur Bestätigung erneut auf Löschen.
- Tippe unten rechts auf Durchsuchen.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Tippe auf eine Vorlage im Abschnitt „Meine Projektvorlagen“.
- Tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Tippe auf Vorlage löschen. Es erscheint eine Warnmeldung.
- Tippe zur Bestätigung auf Vorlage löschen.
- Tippe auf das Hinzufügen-Symbol neben dem Teamnamen.
- Wähle Vorlagen durchsuchen.
- Tippe auf eine Vorlage im Abschnitt „Meine Vorlagen“.
- Tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Tippe auf Vorlage löschen. Es erscheint eine Warnmeldung.
- Tippe zur Bestätigung auf LÖSCHEN.
Vorlagen optimal nutzen
Vorlagen können dir viel Zeit sparen, wenn du regelmäßig ähnliche Projekte erstellst. Beachte diese Best Practices, um das Beste aus deinen Todoist-Vorlagen herauszuholen:
Alles steckt im Namen
Nutze einheitliche Benennungen, damit Vorlagen schneller gefunden und auf einen Blick verstanden werden. Wenn zum Beispiel eine Gruppe von Vorlagen für das Marketing-Team bestimmt ist, kannst du jedem Namen das Kürzel MK voranstellen.
Nutze Aufgabenbeschreibungen und Kommentare, um wichtigen Kontext zu liefern
Fang nicht bei null an! Füge Aufgabenbeschreibungen und Kommentare direkt beim Erstellen hinzu, um den Zweck einer Vorlage von Anfang an klarzumachen. Importiert beispielsweise ein neues Teammitglied die Onboarding-Vorlage deiner Abteilung, sind bereits alle nötigen Anweisungen vorhanden, sodass es direkt loslegen kann.
Lege direkt los mit Aufgabenvorlagen
Aufgabenvorlagen bestehen lediglich aus den wichtigsten Aufgaben und Unteraufgaben. Erstelle eine eigene Vorlage mit den wesentlichen Schritten und wähle dann im Projektmenü die Option Meine Vorlage anwenden, um die Aufgaben sofort zum Projekt hinzuzufügen.
Aktualisiere deine Vorlagen regelmäßig
Halte die Planung effizient, indem du deine Vorlagen aktualisierst, sobald es wesentliche Änderungen im Projekt gibt. Wenn du feststellst, dass du regelmäßig zwei oder mehr Aufgaben löschst oder hinzufügst, nachdem du die Vorlage angewendet hast, erstelle eine neue Vorlage und entferne die veraltete Version.
Teile deine selbst erstellten Vorlagen mit deinem Team
Wenn du ein Todoist-Team erstellt hast, kannst du mit einer gut durchdachten Vorlage viel Zeit und Mühe bei der Planung sparen und das Projekt in wenigen Minuten auf die Beine stellen.
Um die Vorlage mit deinen Teammitgliedern zu teilen, öffne sie und klicke oben rechts auf das Teilen-Symbol. Gib allen im Team Zugriff und klicke auf den Button Link kopieren, um die Vorlage zu teilen.
Einstiegshilfen
Keine Lust mehr, jedes Mal die gleichen Projekte neu aufzusetzen? In unserem Vorlagen-Katalog findest du die perfekte Basis für all deine wiederkehrenden Aufgaben und Projekte. Wenn du Probleme beim Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Vorlagen in Todoist hast, kontaktiere uns.