Teams speichern oft sensible, vertrauliche oder komplexe Informationen in Todoist-Projekten. Um deine Informationen zu schützen und das Onboarding zu optimieren, kannst du als Team-Admin verschiedene Sicherheits-Optionen verwalten. Dieser Leitfaden erklärt, wie du Team-Domains hinterlegst, Team Discovery für neue Mitglieder aktivierst und den externen Gastzugriff in deinem Team einschränkst.
Team-Domain verknüpfen
Die Team-Domain-Option ermöglicht es Admins, ihr Team mit der zugehörigen E-Mail-Domain des Unternehmens zu verknüpfen.
Angenommen, die E-Mail-Adresse einer Person mit Admin-Rechten ist alex@todoist.com. Die zugehörige Team-Domain wäre dann also todoist.com. Das Aktivieren dieser Option ist eine Voraussetzung, um die Option Team Discovery zu verwenden.
Team-Domains funktionieren nur mit speziellen E-Mail-Domains von Unternehmen. Wenn du dich mit einer generischen E-Mail-Adresse wie gmail.com, yahoo.com oder hotmail.com registriert hast und diese mit deiner Unternehmens-E-Mail-Adresse austauschen möchtest, folge diesen Schritten.
Änderungen der Team-Domain
Wenn die Admin-Person, die das Todoist-Team erstellt hat, die E-Mail-Adresse ihres Kontos ändert, funktioniert das Team-Discovery-Feature weiterhin mit der vorherigen E-Mail-Domain dieser Person.
Wenn alex@todoist.com die E-Mail-Adresse des Kontos in alex@twist.com ändert, ist Team Discovery für Alex’ Teamkolleg:innen weiterhin mit der E-Mail-Domain @todoist.com verfügbar.
Team Discovery aktivieren
Wenn eine Admin-Person Team Discovery aktiviert, kann jede Person, die die gleiche E-Mail-Domain hat, das zugehörige Team finden und dem Team automatisch beitreten. In Todoist wird unten in der Seitenleiste der Link Team beitreten angezeigt.
Dadurch müssen Admins neue Mitglieder nicht mehr einzeln hinzufügen. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand bei wachsenden Teams. Um das obige Beispiel fortzusetzen: Alle Personen mit einer E-Mail-Adresse, die auf @todoist.com endet, können dem Team von Admin Alex automatisch beitreten und darauf zugreifen.
Externe Gäste verbieten
Wenn ein Admin die Option Externe Gäste verbieten aktiviert, ist es nicht möglich, Gäste zu Team-Projekten einzuladen (nur im Business-Plan verfügbar).
Diese Steuerung ist wichtig, um die datenschutzkonforme Verarbeitung vertraulicher Gespräche zu gewährleisten, das geistige Eigentum zu schützen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten, die für das mit dem Team verbundene Unternehmen gelten könnten.
Fehlerbehebung und Einschränkungen
- Die E-Mail-Adresse des Team-Admins muss verifiziert werden, um Team Discovery zu aktivieren. Erfahre, wie du deine E-Mail-Adresse verifizierst.
- Wenn die Domain bereits mit einem bestehenden Team oder Workspace verknüpft ist, ist Team Discovery nicht verfügbar. Eine Lösung wäre, sich an die Admin-Person des bestehenden Teams zu wenden, um es in ein unternehmensweites Team umzuwandeln. Dann kann jede Abteilung ihre Projekte mit Ordnern verwalten.
Hilfe erhalten
Wenn du Probleme bei der Einrichtung deiner Todoist Team-Domain oder bei der Nutzung von Team Discovery hast, kontaktiere uns. Wir – Dermot, Marco, Samara und alle unsere anderen Teammitglieder – helfen dir gerne!