Was gibt’s Neues? Januar – Dezember 2024

Die Highlights 2024 🚀 – 11. Dezember

Jeden Monat haben wir, 👋 Denise und Jon, das Vergnügen, euch die neuesten Updates von Todoist zu präsentieren. In unserem letzten Newsletter dieses Jahres laden wir euch ein, mit uns auf eine Reise durch das vergangene Jahr zu gehen.

Es war ein dynamisches Jahr, nicht nur für uns bei Todoist, sondern auch für euch: Im Jahr 2024 habt ihr beeindruckende 19.910.663 Projekte erstellt und unglaubliche 1.014.722.288 Aufgaben erledigt.

Das war in der Tat ein großes Jahr. 👏

Erlebt noch einmal die Highlights von 2024 und startet voller Vorfreude in ein erfülltes und zielorientiertes neues Jahr!

2024: Das Jahr des Kalenders 📅

„Wer auch immer die Kalender-Ansicht erfunden hat, verdient den Nobelpreis für Produktivität.“ – angora_cat44

Kaum hatte 2024 begonnen, da hatten wir es bereits zum Jahr des Kalenders erklärt. Warum? Weil Aufgaben Zeit benötigen. Das Leben ist voller To-dos, Termine, Deadlines und Überraschungen. Es ist viel einfacher, Zeit für diese Dinge zu finden, wenn man sie an einem zentralen Ort planen kann. So wurde der Kalender in Todoist ins Leben gerufen! 🐣

• Teile dir deinen Tag in Zeitblöcke ein, um einen realistischen Plan zu erstellen, an den du dich halten kannst.
• Entwirf deinen Wochenplan (ohne deine Kalender-App zu öffnen).
• Plane die Arbeit mit deinem Team in einem geteilten Projekt-Kalender.
• Erhalte einen vollständigen Überblick, indem du deine Google Kalender-Termine neben deinen Aufgaben abbildest.

Team-Workspaces: Das neue Zuhause deines Teams 🏠

„Todoist bietet uns genau das, was wir brauchen“ – Michael M.

Im Januar haben wir den roten Teppich für Team-Workspaces ausgerollt. Diese bieten einen gemeinsamen Raum, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und zu organisieren – parallel zu den persönlichen Aufgaben und Projekten jedes Einzelnen, aber dennoch klar davon getrennt. Seitdem haben über 180.000 Menschen sie genutzt. 🚀

• Nutze einen Team-Workspace, um gemeinsame Aufgaben, Projekte und Termine zu verfolgen.
• Behalte Fortschritte und Arbeitspensum deines Teams immer im Blick.
• Erstelle einen Katalog mit geteilten Vorlagen, die von allen verwendet werden können.

Vorlagen: Warum das Rad neu erfinden? 🎯

So verlockend es auch klingt: Das Rad neu zu erfinden, wird den Erwartungen oft nicht gerecht. Egal, ob du mit deinem Team ein bahnbrechendes Projekt starten oder eine völlig neue Produktivitätsmethode ausprobieren möchtest – Vorlagen sind der richtige Ansatz. In diesem Jahr haben wir ihnen ein umfassendes Update verpasst.

• Entdecke den Vorlagen-Katalog direkt in der App.
• Erstellen individuelle Vorlagen für deine wiederkehrenden Projekte.
• Kopiere Setups von Expert:innen, um neue Produktivitätssysteme auszuprobieren.

Die Rubrik „Alles andere“ 🛠️

„Ich liebe Todoist genauso sehr, wie Harley-Fans Harley-Motorräder lieben oder Apple-User das iPhone.“ – Norbert

Lasst euch nicht von der unspektakulären Überschrift in die Irre führen – diese kurze Liste mit weiteren spannenden Veröffentlichungen dieses Jahres hat es wirklich in sich!

• Verwende Erinnerungen, um dir mühelos alles zu merken (jetzt auch in den Free-Plänen!).
• Öffne mehrere Todoist-Fenster, um im Flow zu bleiben. 🧘‍♂️
• Filtere eine beliebige Ansicht, um die Aufgaben zu finden, die du sehen musst.
• Füge mit der globalen Schnelleingabe nahtlos Aufgaben von überall auf deinem Desktop hinzu.
• Greife auf die Todoist-Erweiterungen im geteilten Workspace deines Teams zu.
• Nutze F11 unter Windows, um in den Vollbildmodus zu wechseln.
• Nutze die neue Plan-Seitenleiste, um deinen Zeitplan für heute zu erstellen.
• Wende das manuelle Sortieren in Heute und Demnächst an.
• Sieh dir deine aktuellen und anstehenden Aufgaben direkt vom Befehlsmenü aus an.

Und vieles, vieles mehr. In unserem wöchentlichen Änderungsprotokoll findest du die vollständige Liste der Optimierungen und Fehlerbehebungen, die wir dieses Jahr in Todoist vorgenommen haben.

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Synchronisiere auch ganztägige Aufgaben mit Google Kalender: 27. November

Jetzt kannst du deine ganztägigen Todoist-Aufgaben auch mit Google Kalender synchronisieren, um einen noch umfassenderen Überblick über deinen Tagesablauf zu erhalten.

Nachdem wir euer wertvolles Feedback und eure Ideen erhalten haben (gebt uns weiterhin Feedback!), war es für uns klar, dass es an der Zeit ist, dies für alle GCal-Fans da draußen zu ermöglichen. Die Synchronisierung ganztägiger Aufgaben ist nun eine Option in unserer Kalender-Integration, sodass ihr auswählen könnt, ob ihr alle geplanten Aufgaben oder nur die zeitgebundenen Aufgaben anzeigen möchtet.

Hier ist Heather mit einer kurzen Anleitung, wie man es einrichtet:

Synchronisieren leicht gemacht

Um es auszuprobieren, gehe zur Kalender-Integration in den Kalender-Einstellungen. Stelle sicher, dass du das Feature „Aufgaben mit dem Kalender synchronisieren“ aktiviert hast und aktiviere dann die neue Option Ganztagsaufgaben synchronisieren. In nur wenigen Sekunden werden deine zugewiesenen Aufgaben, die nur mit einem Datum versehen sind, auch im „Todoist“-Kalender in deinem Google Kalender-Konto angezeigt.

Wenn du deine ganztägigen Aufgaben in Google Kalender hast, kannst du deinen Tag in Zeitblöcke einteilen, ohne die App wechseln zu müssen. Auf diese Weise kannst du problemlos Zeit finden, um beispielsweise deinen Bericht vor der Teambesprechung fertigzustellen. Du siehst dann, wie dein aktualisierter Zeitplan im Handumdrehen wieder mit Todoist synchronisiert wird.

Wenn du dich von der Anzeige deiner ganztägigen Aufgaben überfordert fühlst, kannst du diese Option jederzeit in den Kalender-Einstellungen deaktivieren.

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Synchronisiere geplante Todoist-Aufgaben mit deinem Google Kalender: 29. Oktober

Verwalte deine als Zeitblöcke geplanten Todoist-Aufgaben, z. B. Kundenangebote durchgehen 14:00 für 2h oder Kitty von Tierärztin abholen 10:00 für 30m, indem du diese Aufgaben direkt mit deinem Google Kalender synchronisierst – verfügbar bei allen Abonnement-Plänen!

Deine To-dos und Termine an einem Ort

Jetzt kannst du deine Todoist-Aufgaben neben deinen Zahnarztterminen, Vorstandssitzungen, Spieleabenden und allen anderen geplanten Aktivitäten sehen. So kannst du realistische Pläne erstellen und vermeiden, dass du zu vielen Verpflichtungen eingehst.

Francesca zeigt dir, wie du mit der Synchronisierung beginnst:

So funktioniert’s

Die Synchronisierung von Aufgaben mit Google Kalender ist kinderleicht einzurichten (definitiv einfacher als Kitty in ihre Transportbox für den Tierarzttermin zu locken).

• Wenn du es noch nicht getan hast, gehe zuerst zu den Kalender-Einstellungen, um Todoist mit deinem Google Kalender-Konto zu verbinden. Klicke auf Google Kalender verbinden und folge den Anweisungen.
• Sobald du mit Google Kalender verbunden bist, schalte unten in den Kalender-Einstellungen den Kippschalter um, um die Option Aufgaben mit dem Kalender synchronisieren zu aktivieren.
• Innerhalb von Sekunden wird ein „Todoist“-Kalender in deinem Google Kalender-Konto angezeigt.

Sobald das Feature „Aufgaben mit dem Kalender synchronisieren“ aktiviert ist, werden automatisch alle deine Todoist-Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum und einer Uhrzeit oder Dauer mit deinem Google Kalender synchronisiert. Dies umfasst auch die dir zugewiesenen geplanten Aufgaben in geteilten Projekten. Wenn sich deine Pläne ändern – was immer mal passieren kann – kannst du Aufgaben bequem direkt im Google Kalender umplanen, was unnötiges Hin-und-Her zwischen verschiedenen Apps erspart.

Überprüfe unseren Help Center-Artikel für weitere Daten zur Synchronisierung von Todoist mit Google Kalender. (Oder, sieh dir Francescas Demo an – sie erklärt es ausführlich in der Mitte.)

Was kommt als Nächstes? (Tipp: Es beginnt mit O und endet mit look) 👀

Unsere Reise in die Welt der Kalender endet nicht bei Google.

Du hast richtig geraten – wir arbeiten intensiv an einer neuen Integration mit dem Outlook-Kalender, die alle Outlook-Fans begeistern wird und ihnen das Time Blocking erleichtern soll. Darüber hinaus werden wir Möglichkeiten erkunden, erledigte Aufgaben im Kalender-Layout von Todoist anzuzeigen, damit du deine Erfolge im Laufe der Zeit mühelos verfolgen kannst.

In der Zwischenzeit, lass uns wissen, was du von dem neuen Feature zur Aufgaben-Synchronisierung hältst. Wir freuen uns auf dein Feedback, während wir das Kalendererlebnis in Todoist weiter verbessern.

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„Multi Window“ und „Oben schweben“ für die Desktop-Apps: 15. Oktober

Du bist in der perfekten Stimmung, vollkommen fokussiert und arbeitest wie eine Produktivitäts-Supernova, die diese Aufgabe im Sturm erobert. Doch plötzlich – Moment mal, wo ist das Fenster hin? Woran habe ich gerade gearbeitet? Plötzlich ist alles schwarz.

Aus dem Flow gerissen zu werden durch etwas so Unscheinbares wie die Fensterverwaltung macht wirklich keinen Spaß.

Unsere Desktop-Apps bieten ab sofort eine Multi-Window-Unterstützung. Dabei profitierst du auch von der wunderbaren Oben schweben-Option, mit der du dein wichtigstes Fenster stets im Blick behalten kannst – genau dort, wo es hingehört: im Fokus.

• Du kannst mehrere Todoist-Fenster gleichzeitig öffnen, um deine Aufgaben und Projekte abzugleichen, ohne den Überblick zu verlieren.
• Synchronisiere Bearbeitungen zwischen Fenstern in Echtzeit – sogar offline 💪.
• Lege eine voreingestellte Startansicht fest, um das Projekt, die Ansicht, das Etikett oder den Filter deiner Wahl in neuen Fenstern zu öffnen.
• Verwende Oben schweben, damit deine aktuelle Aufgaben- oder Checkliste über den 17461 anderen geöffneten Aufgaben sichtbar bleibt. 🔦

Hier erklärt Seva, wie es funktioniert: 👇

Um es auszuprobieren, klicke auf das Dreipunkt-Symbol neben einem beliebigen Projekt in der Seitenleiste und wähle In neuem Fenster öffnen. Oder öffne eine beliebige Ansicht oder Aufgabe, klicke auf das Dreipunkt-Symbol und wähle In neuem Fenster öffnen. Du kannst auch die Tastaturkurzbefehle ⌘⇧N (Mac) oder Strg + Umschalttaste + N (Windows) verwenden, um diese Ansicht oder Aufgabe in einem neuen Fenster zu öffnen.

Zu guter Letzt kannst du jedes Todoist-Fenster über allen anderen schweben lassen, um es jederzeit sichtbar zu halten. Wähle Fenster > Oben schweben in der Menüleiste, oder verwende ⌥⌘F (Mac) oder Strg + F11 (Windows). Kein mühsames Suchen mehr nach deinem Todoist-Fenster in einem Meer von geöffneten Anwendungen. 💆

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Erinnerungen – werde an alles mühelos erinnert: 19. September

Für viele von uns ist der September der Inbegriff von Hektik. Doch in dieser geschäftigen Zeit muss das Abarbeiten der Aufgabenliste kein Kopfzerbrechen bereiten. 💆

Denn seht her (...dramatische Pause) ✨Erinnerungen✨ (Publikum: Oohs und Ahs 😲)

Erinnerungen, jetzt kostenlos für alle

Erinnerungen sind sanfte Stupser, die Aufgaben wieder in den Vordergrund rücken und dich auf Kurs halten. Wenn du eine Fälligkeitszeit für eine Aufgabe festlegst – zum Beispiel „Bericht schreiben um 10 Uhr“ – setzt Todoist automatisch eine Erinnerung für dich. Du erhältst dann eine Benachrichtigung, sobald die Aufgabe fällig ist.

Jon erklärt dir in diesem kurzen Video, wie’s funktioniert 👇

Um loszulegen, erstelle einfach eine Aufgabe und weise ihr ein Fälligkeitsdatum und eine Fälligkeitszeit zu. Probiere es jetzt aus:

1. Todoist öffnen
2. Füge eine zeitkritische Aufgabe hinzu, die bisher wertvolle mentale Energie beansprucht hat (z. B. „Spesenabrechnung einreichen morgen um 9 Uhr“ oder „Susanne anrufen Dienstag um 16 Uhr“).
3. Setze deinen Tag einfach fort und sei beruhigt, dass du rechtzeitig erinnert wirst, wenn es soweit ist. 🧘‍♂️

Weitere Gedächtnisstützen

Benachrichtigungen über bevorstehende Fälligkeiten sind ein mächtiges Werkzeug. Hier sind drei weitere automatisierte Tools in deinem Todoist-Werkzeugkasten, die dir das Erinnern an Aufgaben ebenso mühelos machen:

• Starte den Tag mit einer Tagesbericht-E-Mail, die jeden Morgen eine personalisierte Produktivitätsstatistik sowie deine Aufgaben für den heutigen Tag enthält. Aktiviere dieses Feature in der Web- oder Desktop-App über Einstellungen > Benachrichtigungen.
• Lass dir mit der Übersicht am Morgen auf deinem Handy einen Stupser geben, deine Aufgaben für den Tag zu organisieren. Schalte dieses Feature in der mobilen App ein und passe das Timing in den Einstellungen der Benachrichtigungen an.
• Stell sicher, dass dir nichts entgeht – mit einer Mobile-Push-Nachricht für die Überprüfung am Abend. Eine weitere anpassbare, zeitbasierte Meldung, mit der du immer den Überblick behältst. 👑

Erinnerungen meistern wie ein Pro

Mit einem Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan (Pro oder Business) eröffnen sich dir viele weitere Möglichkeiten, um Erinnerungen genau nach deinen Bedürfnissen zu gestalten:

• Lege fest, wie lange vor einer Aufgabe eine automatische Erinnerung gesendet werden soll, damit du jedes Mal genau die richtige Vorlaufzeit hast.
• Füge einer einzelnen Aufgabe mehrere Erinnerungen hinzu, wenn sie besonders viel Aufmerksamkeit erfordert (z. B. um dich an deinen Zahnarzttermin zu erinnern 😬).
• Nutze ortsbezogene Erinnerungen, um auf eine Aufgabe aufmerksam gemacht zu werden, wenn du einen bestimmten Ort verlässt oder erreichst – zum Beispiel auf dem Weg ins Büro oder beim Ankommen im Supermarkt.
• Neben der Möglichkeit, Erinnerungen für Fälligkeitsdaten hinzuzufügen, können User mit kostenpflichtigen Plänen auch individuelle Erinnerungen für bestimmte Zeiten („in 5 Tagen“) oder wiederkehrende Erinnerungen („jeden Montag um 9 Uhr“) erstellen.
• Verwende beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe den Kurzbefehl „!“, um während der Eingabe schnell eine Erinnerung hinzuzufügen („!30mv“ oder „!30min vorher“).

Heather führt dich in einer kurzen Tour durch dir Pro-Erinnerungen. 🍿

Endlich kostenlose Erinnerungen

Seit über einem Jahrzehnt sind Erinnerungen ein Eckpfeiler unserer kostenpflichtigen Pläne. Als Unternehmen haben wir jedoch an Dynamik gewonnen und unsere Stabilität weiter gestärkt. (Ohne milliardenschwere Investor:innen im Hintergrund sind wir schließlich vollständig eigenständig und ohne externe Finanzierung gewachsen.)

Dank eurer kontinuierlichen Unterstützung können wir das grundlegende Erinnerungs-Feature jetzt in allen Plänen kostenlos anbieten. Dafür möchten wir euch herzlich danken! 🙏

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Plane deinen Tag mit dem Kalender-Layout in Heute: 28. August

Lass uns über etwas sprechen, das wir alle nur zu gut kennen: die überfüllte Woche. Es ist leicht, sich hinreißen zu lassen und unsere Zeitpläne mit ehrgeizigen Vorhaben und endlosen Aufgaben vollzustopfen. Ehe wir uns versehen, sieht unsere Woche aus wie ein Koffer, der aus allen Nähten platzt.

Um diese überwältigenden Wochen in überschaubare, kleinere Teile zu zerlegen, nutzen viele von uns die Heute-Ansicht und konzentrieren sich nur auf einen einzelnen Tag.

Und jetzt, mit der Einführung des Kalender-Layouts in der Heute-Ansicht, wird es noch einfacher, einen realistischen Plan für den Tag zu erstellen. Egal, ob du Zeit blockierst, um ein großes Projekt abzuschließen, Aufgaben aufgrund eines unerwarteten Meetings umplanst oder einfach nur Zeit zum Durchatmen findest – das Kalender-Layout hilft dir, das aktuell Wichtige im Auge zu behalten.

Wirf einen genaueren Blick auf das Kalender-Layout in Heute in dieser Anleitung von Denise, unserer Produktmarketing-Spezialistin:

So funktioniert’s

Um in der Web- oder Desktop-App zum neuen Layout zu wechseln, gehe zu Heute, öffne das Menü Ansichtsoptionen und wähle Kalender.

Die Aufgaben des heutigen Tages werden nun in einem 1-Tages-Kalender-Layout angezeigt – ideal für die Tagesplanung und das Einteilen von Aufgaben in Zeitblöcke, ohne vom Rest der Woche abgelenkt zu werden. Wenn du außerdem unsere neue Kalender-Integration eingerichtet hast, kannst du dein Arbeitspensum und deine Google Kalender-Termine in einer einzigen Ansicht sehen.

Plane deinen Tag

Der Kalender in der Heute-Ansicht ist das ideale Werkzeug, um einen konkreten Zeitplan zu erstellen und festzulegen, woran du wann arbeiten wirst. Klicke und ziehe, um eine neue Aufgabe als Zeitblock hinzuzufügen. Ordne Aufgaben neu an, indem du sie auf verschiedene Zeitfenster verschiebst. Passe die Dauer einer Aufgabe an, indem du die Ränder des Zeitblocks ziehst.

In der Web- und Desktop-App siehst du außerdem die neue Plan-Seitenleiste im Kalender-Layout von Heute, mit der du deinen Tag noch bequemer und effektiver planen und umplanen kannst.

Klicke oben rechts auf Plan, um das Fenster zu öffnen. Dort siehst du eine Liste all deiner Aufgaben für den Tag, sodass du deine Pläne schnell erstellen und anpassen kannst. Ziehe Aufgaben einfach direkt in den Kalender, um sie in deinen Zeitplan aufzunehmen. Die Aufgaben sind in drei Gruppen unterteilt:

• Überfällig: Alle deine überfälligen Aufgaben
• Ungeplant: Alle Aufgaben, die heute fällig sind, ohne dass eine bestimmte Zeit festgelegt wurde (du siehst sie auch im Abschnitt „Ganztägig“ im oberen Bereich des Kalenders)
• Geplant: Die heutigen Aufgaben, denen bereits Zeiten zugewiesen sind

Tagesplanung von unterwegs

User von Todoist für iOS und Android dürfen sich freuen: Das Layout ist jetzt auch auf Mobilgeräten verfügbar. Der Kalender in der Heute-Ansicht ist perfekt, um deine Pläne im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass du den ganzen Tag über auf Kurs bleibst.

Du kannst neue Aufgaben mit einem Fingertipp hinzufügen oder deinen Zeitplan per Drag-and-drop in der Zeitleiste neu anordnen. Um die Dauer anzupassen, tippe auf eine Aufgabe, um die Details zu öffnen und zu bearbeiten.

Aufgaben, denen keine Zeit zugewiesen ist, findest du oben im Abschnitt Ganztägig. Um die vollständige Liste der ganztägigen Aufgaben zu sehen, tippe auf die Pfeile oder den Button [x] weitere, um den Bereich zu erweitern. Von dort aus kannst du Aufgaben einfach in den Kalender ziehen, um sie in deinen Tagesplan aufzunehmen. Oder ziehe als Zeitblock gespeicherte Aufgaben zurück in den Ganzägig-Abschnitt, um ihre Fälligkeitszeiten zu entfernen.

Wenn du überfällige Aufgaben hast, siehst du oben rechts Überfällig. Tippe darauf, um die Liste aufzurufen, damit du die Aufgaben umplanen kannst.

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Das Kalender-Layout in der Heute-Ansicht ist eine Funktion, auf die viele von euch sehnsüchtig (und geduldig 🙏) gewartet haben. Lass uns wissen, was du von dem neuen Layout hältst.

Wir hoffen, dass es dir hilft, den Überblick zu behalten, Multitasking-Fallen zu vermeiden und deine Aufgaben effizient zu bewältigen – einen Tag nach dem anderen. Denn wenn du den heutigen Tag im Griff hast, fügt sich der Rest der Woche fast von selbst.

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Teile Vorlagen mit deinem Team: 22. August

Egal, ob du in der Zusammenarbeit mit anderen oder alleine arbeitest – eine gute Vorlage kann dir einen enormen Vorsprung bei deinem nächsten Projekt verschaffen. In unserem letzten Update haben wir gezeigt, wie du deinen persönlichen Vorlagen-Katalog erstellen und verwalten kannst.

Heute dreht sich alles um Zusammenarbeit. 🤝

Wenn du in einem Team arbeitest, kannst du jetzt diese sorgfältig erstellten Vorlagen mit deinem gesamten Workspace in Todoist teilen!

Ein geteilter Katalog

Du fragst dich vielleicht: Was bedeutet „Vorlagen teilen“? Eine hervorragende Frage! Und du bist hier genau richtig, um die Antwort zu bekommen.

Vorlagen in Todoist sind im Vorlagen-Katalog zu finden. Bisher war der Katalog der Ort, an dem du sowohl eine Auswahl an unseren Vorlagen (👋) als auch deine eigenen erstellten Vorlagen (👏) finden konntest. Im Tab Meine Vorlagen siehst du jetzt auch Vorlagen für Workspaces, an denen du beteiligt bist (🙌).

Vorlagen für deinen Workspace können entweder privat (nur für dich sichtbar) oder geteilt (für das gesamte Team zugänglich) sein. Bei geteilten Vorlagen kann jedes Teammitglied mühelos ein neues Projekt im Workspace erstellen. Ganz einfach!

Es gibt zwei Möglichkeiten, Vorlagen zum Katalog deines Teams hinzuzufügen:

Teile eine persönliche Vorlage mit deinem Team

Deine persönlichen Vorlagen werden unter dem Abschnitt Meine Vorlagen aufgelistet. Öffne deine Wundervorlage und klicke auf das Teilen-Symbol oben rechts auf dem Bildschirm. Von hier aus kannst du allen in deinem Workspace Zugriff darauf geben und dann den Button Link kopieren verwenden, um die Vorlage direkt mit einem Teammitglied zu teilen.

Füge eine neue Workspace-Vorlage hinzu

Eine weitere Möglichkeit, dem Vorlagen-Katalog deines Teams neue Vorlagen hinzuzufügen, besteht darin, ein bestehendes Projekt im Workspace zu konvertieren. Genau wie bei persönlichen Projekten kannst du jedes bestehende Projekt in eine Vorlage umwandeln. Klicke dazu einfach auf das Dreipunkt-Symbol, wähle im Menü die Option Als Vorlage speichern, füge ein paar Details hinzu, speichere es – und schon bist du startklar.

Wenn du eine Vorlage auf diese Weise hinzufügst, wird sie zunächst auf privat gesetzt und ist nur für die erstellende Person sichtbar. Um die Vorlage für dein gesamtes Team verfügbar zu machen, verwende das Teilen-Symbol, um die Zugriffsebene zu ändern.

Teamwork makes the dream work

Die Arbeit mit einem geteilten Satz von Vorlagen bietet zahlreiche Vorteile bei der Zusammenarbeit. Ein gebrauchsfertiger Plan erleichtert es deinem Team, neue Projekte zu starten, und sorgt für eine einheitliche Arbeitsweise.

• Möchtest du eine neue Teambesprechung einberufen? Nutze eine Besprechungsvorlage, um das Format konsistent und effizient zu gestalten.
• Du willst ein neues Teammitglied einarbeiten? Mit einer Onboarding-Checkliste als Vorlage bist du auf der sicheren Seite.
• Planst du die Einführung eines neuen Produkts? Nutze eine maßgeschneiderte Launch-Vorlage, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Startklar mit Vorlagen

Das Teilen von Vorlagen steht allen Workspace-Usern zur Verfügung, und wir sind gespannt auf dein Feedback. Lass uns wissen, wie dein Team zurechtkommt und wie sich die Verwendung von Vorlagen auf eure Arbeitsweise auswirkt. ✌️

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Spare Zeit und Aufwand mit maßgeschneiderten Vorlagen für dich: 12. Juli

Hast du schon einmal die gleichen Projekte immer wieder erstellt? Stell dir vor, du könntest dir die Mühe sparen und müsstest die Projekte nicht jedes Mal neu einrichten.

Du kannst jetzt deine eigenen Vorlagen direkt in Todoist erstellen, speichern und verwalten. So kannst du das, was du bereits perfektioniert hast, einfacher wiederverwenden. Alle deine wiederkehrenden Projekte sind sofort verwendbar – wie sorgfältig ausgearbeitete Checklisten, das bewährte Projektverfolgungssystem und die praktische Vorbereitungsliste für Grill-Events.

Hier zeigt dir Denise vom Marketing-Team, wie einfach es ist, individuelle Vorlagen einzurichten:

Auf der Suche nach Inspiration?

Nicht sicher, wo du anfangen sollst? Hier sind einige clevere Beispiele, wie das Todoist-Team individuelle Vorlagen verwendet.

• Wenn Omar eine Reise antritt, nimmt er immer seine bewährte Packliste zur Hand, um das Packen stressfrei und angenehm zu gestalten und sich positiv auf die Reise einzustimmen.
• Passend zum Thema Reisen hat Ana eine umfassende Reise-Checkliste erstellt, die alles abdeckt: Was zu packen ist und was vor, während und nach der Reise zu erledigen ist (einschließlich einer abschließenden Aufgabe, „alles hinzufügen, was in der Vorlage gefehlt hat“).
• Denise nutzt ihre Vorlage für die Kampagnenplanung, um vordefinierte Aufgaben zu einem bestehenden Projekt hinzuzufügen, wenn wir ein neues Feature einführen. Dadurch stellen wir sicher, dass nichts übersehen wird und das Team organisiert und fokussiert bleibt.

Durchsuche den Vorlagen-Katalog nach weiteren Ideen, die du in deine eigene individuelle Vorlage verwandeln kannst.

So erstellst du deine eigenen Vorlagen

• Öffne zunächst das Projekt, das du als Vorlage verwenden möchtest.
• Wähle oben rechts das Dreipunkt-Symbol und dann Als Vorlage speichern.
• Verfasse eine Beschreibung und ändere bei Bedarf den Namen und die Farbe der Vorlage. Wenn du iOS nutzt, tippe auf Weiter, um diese Details zu bearbeiten.
• Wenn du fertig bist, drücke auf Speichern.
• Bei Android kannst du durch Tippen auf Als Vorlage speichern dein Projekt direkt als Vorlage zum Katalog hinzufügen. Navigiere zu der Vorlage im Katalog, um den Namen, die Farbe und die Beschreibung zu bearbeiten.

Alle deine individuellen Vorlagen werden übersichtlich im neuen Abschnitt Meine Vorlagen im Vorlagen-Katalog angeordnet. Verwende sie, um neue Projekte zu erstellen oder füge deine Vorlage als Aufgaben zu einem bestehenden Projekt hinzu.

Füge deine Vorlage zu einem neuen oder bestehenden Projekt hinzu

• Um ein neues Projekt aus einer deiner Vorlagen zu erstellen, gehe zum Abschnitt Meine Vorlagen im Vorlagen-Katalog. Suche eine Vorlage aus und wähle In Meine Projekte einfügen, um dein neues Projekt einzurichten.
• Wenn du Aufgaben aus einer Vorlage zu einem bestehenden Projekt hinzufügen möchtest, gehe zu dem Projekt, wähle das Dreipunkt-Symbol und dann Meine Vorlage anwenden. Wähle anschließend die Vorlage, aus der du Aufgaben kopieren möchtest, und schon bist du fertig. (Wähle auf Android das Dreipunkt-Symbol und tippe dann auf Vorlagen durchsuchen, um die Vorlage auszuwählen, aus der du Aufgaben kopieren möchtest).

Viele von euch haben sich die Möglichkeit gewünscht, eigene Vorlagen in Todoist zu erstellen, und wir freuen uns, dass wir diesen Wunsch endlich erfüllen können. Mit Platz für bis zu 100 Vorlagen hast du reichlich Raum, um all deine wichtigen Workflows jederzeit griffbereit zu haben. Erzähl uns, wie sie dir gefallen!

Als Nächstes: Individuelle Vorlagen für Teams

Bleibt dran, Teams – wir sind noch nicht fertig! Wir sind genauso gespannt wie ihr darauf, individuelle Vorlagen in unserem Team zu nutzen. Bald könnt ihr euch viel Zeit und Mühe sparen, indem ihr Workflows mit all euren Teamkolleg:innen teilt. Mit allen geteilten Vorlagen an einem leicht zugänglichen Ort wird es viel einfacher, Team-Projekte schnell und konsequent ins Leben zu rufen.

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Behalte den Überblick über die Aktivitäten deines Teams in einem Team-Workspace: 9. Juli

Wir haben Team-Workspaces eingeführt, um dir eine einfachere Trennung von Arbeit und Privatleben in Todoist zu ermöglichen und eine bessere Zusammenarbeit bei Team-Projekten und Aufgaben zu fördern.

Seitdem haben über 100.000 Menschen wie du unsere Team-Features ausprobiert und neue Möglichkeiten zur Vereinfachung und Organisation der gemeinsamen Arbeit genutzt. Doch wenn dein Team wächst und mehr Projekte übernimmt, kann es schwierig werden, den Überblick über alles zu behalten, was gerade passiert (oder auch nicht).

Deshalb haben wir – basierend auf eurem Feedback – einige Verbesserungen vorgenommen, damit du immer über alles Bescheid weißt, was in deinem Team vor sich geht.

Die Aktivitäten deines Teams auf einen Blick

Mit der aktualisierten Workspace-Übersicht kannst du dir schnell einen Überblick über den Status der Projekte in deinem Team verschaffen. Klicke auf den Namen deines Teams in der Seitenleiste, um einen Überblick über alle Projekte zu erhalten, an denen du beteiligt bist: Du siehst, mit wie vielen Teamkolleg:innen du zusammenarbeitest und wie viele Aufgaben aktiv oder überfällig sind. Wenn du auf die Statistik oder das Dreipunkt-Symbol eines Projekts klickst, gelangst du zur detaillierteren Ansicht der Teamaktivität.

Die Aktivitäten deines Teams im Detail

Die neue Teamaktivitäts-Ansicht hilft dir, den Fortschritt von Team-Projekten zu verfolgen und zu erkennen, wo deine Teamkolleg:innen auf Hindernisse stoßen oder überlastet sind. Einige, wie Kleinunternehmer Josh Lourensz, haben es bereits ausprobiert:

„Als kleines Unternehmen ist es wirklich schwer zu beurteilen, wo das Team steht und ob wir Aufgaben schneller hinzufügen, als wir sie erledigen können. Ich liebe das Teamaktivitäts-Layout und die Möglichkeit, projektspezifische Aufschlüsselungen sowie aktive, überfällige und erledigte Aufgaben zu sehen.“

Neugierig? Marco hilft dir dabei, loszulegen:

Um den Fortschritt eines Projekts genauer zu betrachten, klicke auf das Dreipunkt-Symbol eines beliebigen Teamprojekts und wähle Teamaktivität. Diese neue Ansicht ist eine einfache und effektive Möglichkeit für Teammitglieder, sich über die wichtigsten Angelegenheiten auf dem Laufenden zu halten.

• Sieh dir die aktiven Aufgaben des Projekts an, an denen das Team gerade arbeitet.
• Erkenne Hindernisse, indem du dir die überfälligen Aufgaben ansiehst.
• Schau dir alle Kommentare zu aktiven Aufgaben an.
• Schau dir die vollständige Liste der Aufgaben an, die im Rahmen des Projekts erledigt wurden.

Hilf mit, Fortschritte zu erzielen

Überfällige Aufgaben und unbeantwortete Kommentare können zu Verzögerungen führen. Indem du diese erkennst und angehst, unterstützt du deine Teamkolleg:innen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

In der Teamaktivitäts-Ansicht kannst du sofort Maßnahmen ergreifen, indem du Änderungen an Ort und Stelle vornimmst, z. B. die Zuweisung eines Teammitglieds ändern, das Fälligkeitsdatum anpassen oder einen Kommentar hinterlassen. Klicke einfach auf eine Aufgabe oder einen Kommentar, um die Aufgabenansicht zu öffnen, und schließe sie, um direkt zur Teamaktivität zurückzukehren.

Verwende die Seitenleiste, um das Arbeitspensum deiner Teamkolleg:innen zu sehen, und – wenn du den Business-Plan verwendest – klicke auf deren Namen, um die Ergebnisse zu filtern, damit du einen genaueren Blick darauf werfen kannst. Anhand des Diagramms oben kannst du den Fortschritt im Laufe der Zeit verfolgen.

Bonus: Nutze individuelle Filter, um deine Teamaufgaben zu sehen

Wenn wir schon darüber reden, wie man die Teamarbeit in Todoist im Blick behält: Wir wären nachlässig, wenn wir nicht auf die Filter und Ansichtsoptionen hinweisen würden. Obwohl sie nicht neu sind, werden diese oft vernachlässigten Features dir helfen, aussagekräftige Ansichten zu erstellen, die dich über den Fortschritt und das Arbeitspensum aller Beteiligten auf dem Laufenden halten.

Angenommen, dein Team heißt Doist, dann kannst du Filterabfragen für Folgendes verwenden:

• Schau dir an, woran dein Team diesen Monat arbeitet: Workspace: Doist & zugewiesen an: andere & fällig vor: 1. August
  Ändere das Layout auf Board und gruppiere nach Beauftragte Person, um eine noch bessere Übersicht über die Aufgaben aller Mitarbeitenden zu erhalten.
• Überprüfe alle überfälligen Aufgaben des Teams: Workspace: Doist & überfällig
• Filtere die Aufgaben aller anderen heraus, damit du dich auf deine eigenen konzentrieren kannst: Workspace: Doist & zugewiesen an: mich & nächste 7 Tage

In Dermots leicht verständlichem Video siehst du, wie du Filter für dein Team verwenden kannst.

Probiere es selbst aus

Die Teamaktivität ist für alle Mitglieder eines Team-Workspace verfügbar. Lass uns wissen, wie du sie findest! Hilft sie dir und deinem Team, auf dem Laufenden zu bleiben und effektiver zusammenzuarbeiten? Wir freuen uns darauf, deine Meinung zu hören, während wir daran arbeiten, Todoist für Teams noch besser zu machen.

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Expert:innen-Setups – lerne von den Besten: 28. Juni

Egal, ob du neu bei Todoist bist oder schon viel Erfahrung hast, die Expertise von anderen kann dir helfen, das Chaos im Leben in Schach zu halten.

Und jetzt bringen wir mit unseren neuen, leicht kopierbaren Setups die Expertise unserer Ambassadors direkt zu Todoist!

Mit nur wenigen Klicks verwandeln sie eine App in einen zuverlässigen Ansatz, auf den du dich verlassen kannst, um alles zu meistern, was das Leben dir bietet. 💪

Die ausgewählten Setups in diesem Monat

Geteilt von einigen der beliebtesten Produktivitätsexpert:innen unserer Community, freuen wir uns, dir diese vorzustellen:

• Das „Time Sector System“-Setup von Carl Pullein hilft dir, von aufgabenorientiertem zu zeitorientiertem Denken überzugehen und dabei die Kontrolle wiederzuerlangen.
• Das „Wellbeing-Driven Productivity“-Setup von Martine Ellis verfolgt einen einfachen und ganzheitlichen Ansatz, um dir zu helfen, erfolgreich zu sein, ohne dein Wohlbefinden zu vernachlässigen.
• Mit seinem „Doing-to-Done“-Setup bietet dir Mike Williams eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, alle Rollen deiner Lebensgeschichte zu verwalten. So kannst du dein nächstes Kapitel in Ruhe und mit voller Kontrolle schreiben.
• Mit seinem „Productivity 101“-Setup hilft dir Peter Akkies, deine Zeit bewusst zu nutzen, sodass du die Kontrolle über all deine Verantwortlichkeiten behältst (und nicht umgekehrt).

Jedes Setup im Katalog enthält einen Überblick über den Ansatz und eine kurze Videoeinführung, sodass du dir schnell ein Bild davon machen kannst, ob es zu deinem individuellen Denkstil passt.

Interessiert dich ein bestimmtes Setup? Klicke einfach auf Setup kopieren und erhalte eine zusätzliche In-App-Anleitung, eine Video-Präsentation sowie alle bereits in Todoist importierten Projekte, Filter und Etiketten, die du brauchst.

Natürlich kannst du jederzeit alles ändern, anpassen oder entfernen – schließlich ist es dein Todoist! Aber wenn du dich etwas überfordert fühlst oder einfach nur einen Neuanfang brauchst, kann ein neues Setup genau das Richtige sein. Denn es hilft dir, wieder auf Kurs zu kommen.

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Wochen-Layout & Kalender-Integration: 26. Juni

Du weißt wahrscheinlich genau, welche Aufgaben du jede Woche erledigen möchtest. Wenn es aber darum geht, die Dinge tatsächlich zu erledigen, findet man manchmal einfach nicht die Zeit, alles zu schaffen. 🙅

Aber natürlich sind Aufgaben nicht das Einzige, was deine Tage ausfüllt. Zahnarzttermine, Teambesprechungen, Kinder mit Erkältungen. Einen Plan für die Woche zu erstellen, der alle unsere Verpflichtungen (und die Stolpersteine auf dem Weg) berücksichtigt, ist eine komplizierte Angelegenheit.

Deshalb haben wir nach und nach überall Kalender-Ansichten in Todoist eingefügt. Aufgaben brauchen eben Zeit.

Heute stellen wir dir zwei neue Kalender-Features vor, die dir helfen, die Balance zu finden. Das Wochen-Layout und die Kalender-Integration machen es einfach, einen klaren, realistischen Plan für deine Aufgaben und deine Zeit zu erstellen.

Hier ist Jon aus dem Produktmarketing-Team mit einer kurzen Einführung. 👇

 

So funktioniert’s

1. Das Wochen-Layout ist in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar. Du kannst es in Demnächst, Projekte, Filter und Etiketten verwenden. Um es zu aktivieren, öffne das Menü Ansichtsoptionen. Klicke auf Kalender und wähle unten mit dem Layout-Kippschalter die Option Woche.
2. Bei kostenpflichtigen Plänen können die neuen Mehrtages-Layouts auf iOS und Android im Menü Ansichtsoptionen aktiviert werden. Auf dem Smartphone gibt es eine 3-Tage-Option, auf dem iPad ein umfassendes 7-Tage-Layout.
3. Die Kalender-Integration ist in allen Plänen verfügbar! Um sie zu aktivieren, gehe in den Einstellungen zum neuen Tab Kalender. Klicke hier auf Google Kalender verbinden und folge den Anweisungen. Sobald das Feature aktiviert ist, kannst du die Sichtbarkeit für jeden Kalender, der mit diesem Konto verbunden ist, umschalten. Die Termine werden auch mit Todoist für iOS und Android synchronisiert.

 

Willkommen, Time Blocking

Die detaillierte Zeitleiste im Wochen-Layout ermöglicht es dir, einen Tagesplan mit Zeitblöcken zu erstellen. Klicke und ziehe, um eine neue Aufgabe mit Zeitblockierung hinzuzufügen. Verschiebe sie per Drag-and-drop in deinen Zeitplan. Passe die Dauer der Aufgabe an, indem du an den Rändern ziehst.

Es geht darum, einen realistischen Wochenplan zu erstellen, indem du die benötigte Zeit für deine Aufgaben einplanst. 🧘‍♂️

Zu Beginn der Woche hast du vielleicht eine Vorstellung davon, an welchem Tag eine Aufgabe erledigt werden muss, aber nicht unbedingt, wie lange du dafür brauchst. Diese Aufgaben erscheinen im Abschnitt Ganztägig am Anfang jedes Tages. Beim Planen deines Tages ziehst du einfach die Aufgaben in die Zeitleiste, um deinen Tagesplan zu erstellen.

Mit der neuen Kalender-Integration werden deine externen Termine direkt in Todoist angezeigt. Verbinde deinen Google Kalender, und eine schreibgeschützte Version deiner Termine wird automatisch mit Todoist synchronisiert.

Im Wochen-Layout von Demnächst werden deine Kalendereinträge zusammen mit den Zeitblöcken deiner Aufgaben angezeigt. So kannst du leichter Zeit für deine Aufgaben finden oder deinen Plan anpassen, wenn etwas Neues hinzukommt. Diese Termine erscheinen auch in der Heute-Ansicht, damit du schnell darauf zugreifen kannst.

Das neue Mehrtages-Layout für Todoist auf iOS und Android macht es einfach, deine Pläne zu überprüfen und den ganzen Tag über auf Kurs zu bleiben. Du kannst neue Aufgaben mit einem Fingertipp hinzufügen oder von unterwegs aus Anpassungen an deinem Plan vornehmen, indem du Aufgaben in die Zeitleiste ziehst und dort ablegst.

Zusatz-Info

Dieses Update enthält viele Details, die wir oben nicht erwähnt haben, die aber definitiv einen Blick wert sind. 👀

• Termine aus der Kalender-Integration werden bei Verwendung der Listen- und Board-Layouts auch in den Zeilen von Heute und Demnächst angezeigt, damit du dein Arbeitspensum für den Tag besser einschätzen kannst.
• In der Seitenleiste in Kalender-Ansichten erscheinen überfällige Aufgaben in Demnächst und Aufgaben aus anderen Ansichten, die Kein Datum haben, damit du sicher sein kannst, dass dir nichts entgeht. 💪
• Die Aufgaben im Wochen-Layout sind nach Priorität farblich kodiert, und wir untersuchen derzeit Möglichkeiten für eine Farbkodierung nach Projekten. 🌈
• Navigiere mit den Kurzbefehlen ⇧→ und ⇧← schnell zwischen den Wochen und mit T zurück zu Heute.
• Schalte den Kippschalter um, um zukünftige Ereignisse von wiederkehrenden Aufgaben im Wochen-Layout anzuzeigen/auszublenden.
• Wenn du auf Termine klickst, wird ein Link zu den Details in deiner Kalender-App geöffnet.
• Außerdem ist die Unterstützung von weiteren Kalenderanbietern für die Kalender-Integration (wie Outlook und iCloud) geplant!

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Finde das richtige Setup für dich: 22. Mai

Falls du es verpasst hast: Das Vorlagen-Team hat intensiv an der nächsten Evolution der Vorlagen gearbeitet – den Todoist-Setups! Stelle dir ein Setup als einen vollständigen Produktivitäts-Flow vor, den du direkt in Todoist kopieren kannst, genauso einfach, wie du eine Vorlage hinzufügen würdest.

Du erhältst alle Projekte, Filter und Etiketten, die du brauchst, um einen Produktivitäts-Workflow, eine Methode oder ein System mit nur wenigen Klicks zu verwenden. Und übrigens: Du kannst Setups auch ganz einfach auf deinem Mobilgerät hinzufügen.

Unsere Lieblings-Setups des Monats

Du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Hier sind 3 unserer Lieblings-Setups des Monats:

Amirs Setup – „Ich versuche, es so einfach wie möglich zu halten: Ich füge nur umsetzbare Aufgaben hinzu, von denen ich wirklich will, dass sie erledigt werden.“ – Amir

Der Gründer und CEO von Todoist nutzt diesen Workflow, den er „Systemist“ nennt, seit über einem Jahrzehnt, um Dinge geregelt zu kriegen, ohne dabei Zeit für sich und seine Familie zu opfern.

 

Naomis Setup – „Das Setup mag ungewöhnlich sein, aber es hilft mir, mich viel weniger von meinen Aufgaben überwältigt zu fühlen.“ – Naomi

Wenn du unseren YouTube-Kanal verfolgst, kennst du sicherlich schon unsere Content-Strategin Naomi. Ihr unkonventionelles Todoist-Setup, inspiriert von Todoist Ambassador Carl Pullein, eignet sich hervorragend, um den Überblick über kurz- und langfristige Aufgaben zu behalten – egal, wie viele Aufgaben du unter einen Hut bringen musst.

 

Eat-the-Frog-Setup – „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, tue es am besten gleich morgens“ – Mark Twain

Starte jeden Morgen richtig in den Tag mit diesem einfachen System, um Ablenkungen zu minimieren, weniger zu prokrastinieren und bei den wichtigen Aufgaben des Tages voranzukommen.

Behalte den Vorlagen-Katalog in der App im Blick, um in den kommenden Wochen neue Setups von unseren Todoist Ambassadors zu entdecken...

 

Denke daran, es gibt nicht den einen „richtigen“ Weg, Todoist zu nutzen.

Nutze diese Setups als Inspiration und Ausgangspunkt, aber scheue dich nicht, Elemente hinzuzufügen, zu entfernen oder zu kombinieren, um ein Setup zu erstellen, das perfekt zu dir passt.

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Ein Paket mit zeitsparenden Desktop-Upgrades für macOS, Windows & Linux: 20. Mai

Gute Nachrichten für unsere Desktop-Power-User! Unser dynamisches Desktop-Duo, bestehend aus Rui und Seva, arbeitet intensiv daran, unsere Desktop-Apps zu perfektionieren. (Wusstest du, dass es Todoist für macOS, Windows und Linux gibt?) Die beiden haben eine Vielzahl subtiler, aber wirkungsvoller Upgrades vorgenommen, die zu einem reibungsloseren und intuitiveren Erlebnis bei der Verwaltung all deiner Aufgaben und Projekte auf deinem Computer beitragen.

Einige der Highlights des letzten Monats:

Beim Hochfahren starten

Du hast jetzt die Option, Todoist so einzustellen, dass es automatisch startet, wenn du deinen Computer hochfährst. Gehe einfach zu Einstellungen > Erweitert und schalte den Schalter „Beim Hochfahren starten“ ein (verfügbar auf macOS und Windows).

Schnelle Navigation über deinen Infobereich oder deine Menüleiste

Jetzt ist es sogar noch einfacher, durch Todoist mit Schnellzugriffs-Kurzbefehlen zu navigieren – nutze einfach die macOS-Menüleiste oder das Menü deines Infobereichs auf Windows und Linux, um im Handumdrehen zu deinen Lieblingsansichten zu gelangen.

Eine bessere globale Schnelleingabe, auch im Offline-Modus

Das Hinzufügen einer Aufgabe von einem beliebigen Ort aus ist jetzt noch nahtloser, da der globale Schnelleingabe-Kurzbefehl wieder ohne Internetverbindung funktioniert. Neben der Wiederherstellung der Offline-Funktionalität haben wir auch ein anderes Problem behoben: Das Schließen der Schnelleingabe mit Strg/Cmd + W funktioniert nun korrekt, ohne dass die App neu gestartet werden muss.

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Kopiere einen ganzen Workflow in Todoist mit Setups: 23. April

Heb die Hand, wenn du versucht hast, dein Todoist-Setup zu organisieren, nur um festzustellen, dass du bei der Erstellung eines sinnvollen und hilfreichen Produktivitätssystems nicht weiterkommst. 🙋

Wir kennen diese Stunden des Experimentierens nur zu gut. Todoist ist zwar ein guter Ausgangspunkt, um produktiver zu werden, aber ein effektives System zur Erfassung und Organisation deines Lebens ist der Schlüssel, um den Überblick zu behalten.

Aus diesem Grund haben wir Setups erstellt. Sie ermöglichen es dir, eine ganze Reihe von Projekten, Filtern und Etiketten in Todoist zu kopieren, damit du sofort mit einem produktiven Workflow starten kannst. Jetzt kannst du die Stunden des Experimentierens damit verbringen, die wichtigen Dinge zu erledigen, mit der Gewissheit, dass du alles im Griff hast. (Oder zumindest so gut wie möglich, denn das Leben ist manchmal unberechenbar. 😅)

Unsere Setups können dir dabei helfen, einen neuen Workflow einzuführen, sei es die Eat the Frog-Methode oder Systemist, die persönliche Produktivitätsmethode unseres CEO Amir. Du kannst die Setups sowohl problemlos mit deinem Team nutzen als auch für den persönlichen Gebrauch hinzufügen. Verwende sie entweder unverändert oder passe sie an deine speziellen Bedürfnisse an.

Wie geht’s weiter?

Als Nächstes kommt ein viel gewünschtes Feature: User-generierte Vorlagen. Mit diesem Feature kannst du problemlos eigene Vorlagen erstellen, speichern und teilen. Dies spart dir und deinem Team viel Zeit und Mühe.

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Finde die Vorlagen direkt in der App: 19. März

Projektvorlagen sind bei Todoist seit jeher verfügbar. Wir müssen jedoch einräumen, dass das Auffinden und Anwenden einer solchen Vorlage bisher etwas umständlich war. Um eine Vorlage zu verwenden, musstest du zwischen der App und dem Vorlagen-Katalog auf unserer Website hin- und herwechseln. Zudem war der Zugriff auf den Katalog in den mobilen Apps gänzlich unmöglich. Es war klar, dass wir hier noch Verbesserungspotenzial hatten.

Aus diesem Grund haben wir den Vorlagen-Katalog nahtlos in die App eingebettet, sodass du ihn mit nur ein paar Klicks direkt verwenden kannst. Das ständige Wechseln zwischen der App und unserer Website gehört damit der Vergangenheit an. Nun kannst du mehr Zeit darauf verwenden, deine Projekte effektiv voranzutreiben. ✅

Einigen von euch ist vielleicht der neue In-App-Vorlagen-Katalog aufgefallen, den wir vor ein paar Wochen veröffentlicht haben – jetzt hat er einen frischen, neuen Look bekommen, der die Navigation noch einfacher macht.

Vorlagen sind dein Schlüssel, um bei neuen Projekten mühelos durchzustarten – sie ermöglichen dir einen reibungslosen Einstieg. Ob du nun die Person bei einem Gruppenprojekt bist, die letztendlich alles organisiert (kenne ich 🙃), oder jemand, der allein bei dem Gedanken an die Planung der eigenen Hochzeit nervös wird (kenne ich auch 😅) – ein paar Klicks genügen, und du kannst deine Aufgaben mit Leichtigkeit angehen.

Vorlagen können dir neue Perspektiven eröffnen, indem du Todoist auf eine Art und Weise einsetzt, die du bisher nicht kanntest. Wenn du Todoist üblicherweise dazu verwendest, die Übersicht über Team-Aufgaben bei der Arbeit zu behalten, dann teste doch einmal eine Vorlage, die dich dabei unterstützt, als Entspannung bewusst Abstand von Technologien zu nehmen. Oder falls du Todoist einsetzt, um Unterrichtspläne für deine Schüler:innen zu gestalten, probiere eine Vorlage aus, die dich dazu motiviert, wieder mehr zum reinen Vergnügen zu lesen.

Ganz gleich, welches Projekt du als Nächstes angehen möchtest, mit Vorlagen kannst du schneller zum Kern der Sache kommen und dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: das Umsetzen deiner Projekte!

 

Was sind die nächsten Schritte?

Freut euch auf weitere spannende Neuerungen rund um unsere Vorlagen! Bald führen wir Setups ein, die es euch ermöglichen, komplette Workflows in Todoist einzufügen – Details dazu verraten wir euch bald. Zusätzlich sind wir dabei, eine Auswahl an Vorlagen von Expert:innen zusammenzustellen, um unseren Katalog noch effektiver zu gestalten.

Und wir wissen, dass viele von euch nach einer effizienteren Möglichkeit gefragt haben, eigene Projekte als Vorlagen zu speichern – auch das wird bald möglich sein.

Hast du eine Vorlage genutzt? Erzähl uns, wie du sie findest!

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Ein Kalender-Layout für Demnächst-Aufgaben: 13. März

Zuerst kamen die Projekte, dann Filter und Etiketten. Jetzt sind wir zurück und bringen euch das bisher (vielleicht) am meisten gewünschten Stück des Kalender-Puzzles: den Kalender in der Demnächst-Ansicht!

In der Demnächst-Ansicht vereinen sich Aufgaben aus allen Lebensbereichen zu einer beeindruckenden Synergie der persönlichen Effizienz. Das neue monatliche Kalender-Layout macht es noch einfacher, im Voraus zu planen, deine Prioritäten abzuwägen und sicherzustellen, dass dir kein Termin entgeht.

• Lass dir alle geplanten Aufgaben in einer scrollbaren Monatsansicht anzeigen.
• Organisiere deine Termine neu, indem du Aufgaben per Drag-and-drop auf ein anderes Datum ziehst.
• Zeige überfällige Aufgaben in einer neuen Seitenleiste an und ziehe sie in den Kalender, um deine Pläne anzupassen.
• Navigiere auf Mobilgeräten schneller mit der neuen Monatsansicht und der Liste der überfälligen Aufgaben.

In diesem kurzen Video von Jon, einem neuen Mitglied des Produktmarketing-Teams, kannst du das neue Kalender-Layout in Aktion sehen:

Wie geht’s weiter?

Das Hinzufügen eines Kalenders zu Demnächst war ein großer Meilenstein und wir arbeiten bereits am nächsten Schritt: einem wöchentlichen Kalender-Layout! Wir sind voller Vorfreude, dieses Feature bald mit euch zu teilen – und freuen uns natürlich auch darauf, es selbst zu nutzen. 😇

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Ein kleines Update für die effektive globale Schnelleingabe: 13. März

Der globale Schnelleingaben-Kurzbefehl (Wahltaste ⌥ + Leertaste ␣ unter macOS oder Strg + Leertaste unter Windows) ist ein echtes Kraftpaket, um Ideen und Aufgaben in dem Moment festzuhalten, in dem sie dir in den Sinn kommen. Damit kannst du Aufgaben notieren, ohne deine Arbeit zu unterbrechen – auch wenn du gerade eine andere App nutzt. (Stelle nur sicher, dass Todoist im Hintergrund läuft.)

Dank der hervorragenden Arbeit unserer Softwareingenieure Rui und Seva ist diese beliebte, aber bisher eher unbekannte Methode, Aufgaben zu Todoist hinzuzufügen, nun noch nahtloser möglich.

Wenn du eine Aufgabe über die globale Schnelleingabe eingibst, kannst du jetzt einfach woanders klicken – um einen Text aus einer Notizen-App oder einen passenden Link aus deinem Browser zu kopieren. Die Schnelleingaben-Leiste bleibt jetzt im Vordergrund geöffnet und wartet darauf, dass du die Informationen direkt einfügst.

Außerdem haben Rui und Seva dafür gesorgt, dass die Schnelleingaben-Leiste vollständig verschiebbar ist, sodass du sie ganz einfach an einer beliebigen Stelle auf deinem Bildschirm platzieren kannst.

Wenn unser Head of Frontend die globale Schnelleingabe als „das meistgenutzte Feature in seiner Todoist-Toolbox“ bezeichnet, dann weißt du, dass es ein Game-Changer ist. Schau dir diesen kurzen Clip von Henning an, um zu sehen, was er meint:

Ein großes Dankeschön an alle Desktop-App-User da draußen, die sich diese Verbesserungen gewünscht haben. Natürlich geht es manchmal darum, aufregende neue Dinge zu entwickeln. Aber oft ist es einfach nur wichtig, dass die Dinge, die wir bereits haben, noch reibungsloser funktionieren.

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Todoist-Erweiterungen jetzt auch in den Team-Workspaces: 13. März

Mit Todoist-Erweiterungen kannst du wichtige Handlungsschritte automatisieren und deinen Todoist-Aufgaben sowie Todoist-Projekten neue Funktionen verleihen. Stell dir vor, Folgeaufgaben erstellen sich von selbst, ein Gewohnheitstracker fügt sich automatisch in deine wiederkehrenden Aufgaben ein, und KI unterstützt dich bei der Projektplanung – all das wird möglich.

Ab sofort habt ihr als Team gemeinsamen Zugriff auf Todoist-Erweiterungen innerhalb eures geteilten Workspace! Entdecke hier fünf beliebte Erweiterungen, die du gleich in den Teamaufgaben und -Projekten einsetzen kannst:

• Task Helper erspart dir die Mühe, lästige Aufgaben immer und immer wieder durchzuführen, indem es sie automatisiert. Nutze es, um Folgendes zu tun:
  • Wende die Merkmale einer Aufgabe (z. B. Fälligkeitstermine, Etiketten oder Prioritätsstufen) auf alle Unteraufgaben an
  • Erstelle eine Folgeaufgabe nach Erledigung einer Aufgabe
  • Wandle eine reguläre Aufgabe in eine Aufgabe um, die nicht erledigt werden kann

• Der Habit Tracker animiert dich dazu, beständige Gewohnheiten zu entwickeln, indem er die Erledigungsserien wiederkehrender Aufgaben verfolgt. Wenn du eine Aufgabe verschiebst oder eine Aufgabe überfällig wird, beginnt deine Erfolgsserie von vorne.

 

• Conversation Starters füllt dein Besprechungsprogramm-Projekt automatisch mit zufälligen Fragen, sodass es einfach ist – und sogar Spaß macht – ein Gespräch in Gang zu bringen.

 

• Mit Export to Google Sheets kannst du schnell einen Fortschrittsbericht für jedes Projekt erstellen, den du mit deiner Leitungsperson oder deinem Team teilen kannst.

 

• Der Ai Assistant (in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar) hilft dir, deine Projekte zu planen, deine Aufgaben aufzuschlüsseln und generell den Überblick zu behalten, wenn du nicht weißt, was du als Nächstes tun sollst. Nutze es, um Folgendes zu tun:
  • Erhalte eine Liste mit Aufgabenvorschlägen für jedes beliebige Projekt
  • Hol dir Vorschläge für den nächsten Schritt, der für die Erledigung einer Aufgabe notwendig ist
  • Schreibe Aufgaben um, um sie leichter umsetzbar zu machen
  • Zerlege Aufgaben in überschaubare Unteraufgaben

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Projekte aus dem Team-Workspace verschieben: 13. März

Falls es an dir vorbeigegangen ist, letzten Monat haben wir ein gigantisches Update eingeführt, das größte in Sachen Teamarbeit seit den Aufgabenkommentaren: Team-Workspaces.

Wir haben gute Nachrichten: Als Team-Ersteller:in mit Admin-Rechten kannst du jetzt Projekte direkt aus dem Team-Workspace in deine persönlichen Projekte verschieben.

Wir wissen, dass diese Einschränkung unglaublich frustrierend war – vor allem für Einzelpersonen, die aus reiner Neugier ein Team hinzugefügt haben. Vielen Dank für euer Feedback und eure Geduld, während wir an einer einfachen Lösung gearbeitet haben, damit ihr eure Projekte dorthin verschieben könnt, wo ihr sie haben wollt, ohne dabei die Datensicherheit unserer Team-User zu vernachlässigen.

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Kalender-Layout für Filter und Etiketten: 13. Februar

In den letzten sechs Monaten haben wir verschiedene Schritte eingeleitet, um das Kalender-Layout in jeden Bereich von Todoist zu bringen. Der zuletzt eingeführte Schritt war natürlich das Hinzufügen des Kalender-Layouts zu Projekten. Und heute sind wir zurück mit einem weiteren, vielfach nachgefragten Teil des Puzzles – ein Kalender-Layout für Filter und Etiketten!

Viele verwenden sorgfältig zusammengestellte individuelle Ansichten als Ausgangspunkt in Todoist. Und das ergibt sehr viel Sinn. Deine Arbeit mag über Projekte (und Workspaces!) verteilt sein, aber Filter und Etiketten machen es einfach, eine sehr spezifische Gruppe von Aufgaben in einer wunderbaren Übersicht zu sammeln.

Hier sind ein paar Ideen für den Einstieg:

• Versehe Aktivitäten (wie Sport oder Lernen) mit einem Etikett und mache dir schnell ein Bild davon, wie oft du dir im Monat Zeit für diese Aktivitäten nimmst.
• Filtere nach Aufgaben aus dem Bereich „Arbeit“ und zeige die Fristen für alle deine aktiven Projekte an einem Ort an.
• Fasse mehrere Projekte in einem einzigen Kalender zusammen und verschaffe dir einen Überblick über das Arbeitspensum deines Teams in diesem Monat.

Die Filter und Etiketten tauchen in jeder Ecke der App auf und helfen dir, dich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die deine Aufmerksamkeit am meisten benötigen. Die Verwendung des neuen Kalender-Layouts zur Visualisierung dieser einzigartigen Aufgabensammlungen macht es einfacher, deinen Zeitplan anzupassen und dein Arbeitspensum wieder ins Gleichgewicht zu bringen. Und das ist doch der eigentliche Grund, warum wir alle hier sind, oder? 🧘

Mach einen Kalender aus deinen Filtern und Etiketten

Vergewissere dich zunächst, dass du entweder ein Pro- oder ein Business-Abonnement hast, und gehe dann wie folgt vor:

1. Wähle einen Filter oder ein Etikett.
2. Klicke oben rechts in der Desktop- oder Web-App auf Ansicht. Wenn du dein Mobilgerät verwendest, tippe auf das Dreipunkt-Symbol und dann auf Ansicht.
3. Wähle Kalender. Die Aufgabenliste wird automatisch im Kalender-Layout angezeigt.

Von hier aus kannst du eine ganze Menge tun:

• Behalte die wichtigsten Termine und Meilensteine über mehrere Projekte hinweg im Blick.
• Erkenne Terminkonflikte.
• Finde schnell heraus, an welchen Tagen du zu viel (oder...relativ wenig) vorhast.
• Verschiebe geplante Aufgaben per Drag-and-drop im Kalender, um sie umzuplanen.
• Verschiebe ungeplante Aufgaben per Drag-and-drop aus der Seitenleiste „Kein Datum“ in den Kalender (tippe auf dem Mobiltelefon oben rechts auf Kein Datum).
• Klicke auf ein beliebiges Datum, um eine neue Aufgabe zu planen.
• Navigiere weiter in die Zukunft oder zurück in die Vergangenheit.

Wie geht’s weiter?

Schau dir ein kurzes Video von unserem CEO Amir an, um alles in Aktion zu sehen und herauszufinden, was (demnächst 😙) für Kalender in Todoist ansteht.

Das Doist-Team feilt gerade an den Details der nächsten Folge unserer Reihe von Kalender-Layouts. Wenn du Lust hast, das Neueste zu testen und uns dabei zu helfen, die Zukunft von Todoist zu gestalten, kannst du Alpha-Tester:in werden. Du bist herzlich willkommen!

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Unkomplizierte Team-Einladungen mit Team Discovery: 7. Februar

Es ist jetzt viel einfacher geworden, das gesamte Team in einem Todoist-Workspace zu versammeln.

Durch die Aktivierung von Team Discovery in den Team-Einstellungen können Admins allen Personen mit der gleichen Unternehmens-E-Mail-Domain erlauben, automatisch ihrem Team beizutreten. Kein anderes Todoist-Team kann mit dieser E-Mail-Domain verknüpft werden. Und wenn sich eine Person für ein Todoist-Konto mit einer Unternehmens-E-Mail-Adresse anmeldet, weisen wir sie in die richtige Richtung.

Du musst nicht jedes neue Mitglied einzeln hinzufügen. Es besteht keine Gefahr, dass mehrere Todoist-Teams in deinem Unternehmen auftauchen, von denen du nicht einmal weißt. Und es ist auch nicht möglich, dass verlorene Teammitglieder ganz allein im Todoist-Universum umherschweben, ohne ein Team, mit dem sie zusammenarbeiten können.

Besuche das Help Center, um mehr über Team Discovery und andere Sicherheitsoptionen für dein Team zu erfahren. Oder – noch besser – schau dir dieses wunderbare Video von unserer Entwicklerin Francesca an. 👇

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Filtere in jeder Aufgabenansicht nach Etikett, Priorität oder Fälligkeitsdatum: 7. Februar

Fühlst du dich manchmal von der schieren Menge an Aufgaben überwältigt, die du erledigen musst? Dank der neuen Filteroptionen für Ansichten kannst du dich jetzt auf die Aufgaben konzentrieren, die gerade relevant sind, und den Rest für später ausblenden.

Zusätzlich zum Filter nach beauftragter Person (in geteilten Projekten) und Filter nach Workspace (wenn du Teil eines Todoist-Teams bist) kannst du jetzt auch nach folgenden Kriterien filtern:

• Etikett – Wähle ein Etikett oder mehrere Etiketten aus, um die zugehörigen Aufgaben zu sehen
• Priorität – Entscheide, welche Prioritäten du anzeigen möchtest
• Fälligkeitsdatum – Wähle einen Zeitrahmen, um nur Aufgaben zu sehen, die in dem von dir gewählten Zeitraum fällig werden (z. B. heute, diese Woche oder in den nächsten 30 Tagen)

Diese Filteroptionen sind in fast jeder Aufgabenansicht in Todoist verfügbar, egal in welchem Layout: Liste, Board oder Kalender. Anstatt dich durch ein Gewirr von Aufgaben zu arbeiten, kannst du damit die Auswahl mit methodischer Präzision eingrenzen. Gehe oben rechts in einer beliebigen Aufgabenansicht auf Ansicht (auf dem Mobilgerät über das Dreipunkt-Symbol) und wähle aus der Liste der verfügbaren Optionen unter „Filtern nach“.

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Team-Workspaces: Ein gemeinsames Zuhause für die Arbeit deines Teams – 17. Januar

Von Tech-Startups über Anwaltskanzleien bis hin zu Baufirmen verlassen sich über 50.000 Teams auf Todoist, um die gemeinsame Arbeit unter Kontrolle zu halten. Aber bis jetzt war das einzige „Feature“, das wir speziell für die Zusammenarbeit von Teams entwickelt hatten, die zentrale Rechnungsstellung. 🙃

Jetzt bringen wir das in Ordnung.

Team-Workspaces sind ein geteilter Ort, an dem Teamarbeit vereinfacht und organisiert werden kann – parallel zu den persönlichen Aufgaben und Projekten jedes einzelnen Teammitglieds, aber klar von ihnen getrennt.

Lass dich von unserer unermüdlichen Produktmanagerin Rain durch alle Neuerungen für Teams in Todoist führen:

 

Oder scrolle weiter, um alle Details zu entdecken...

 

So funktionieren Team-Workspaces

Stell dir einen Workspace als ein geteiltes Zuhause für die Arbeit deines Teams vor, in dem Team-Projekte, Aufgaben, Mitglieder und Einstellungen unter einem Dach organisiert sind.

• Team-Projekte gehören dem Team und sind für alle zugänglich (es sei denn, sie sind ausdrücklich auf privat gesetzt).
• Persönliche Projekte (alle Projekte in der Seitenleiste unter „Meine Projekte“) bleiben privat und unterliegen deiner Kontrolle.

Als Teammitglied kannst du Folgendes tun:

• Durchsuche alle öffentlichen Team-Projekte und tritt den Team-Projekten bei, die für dich relevant sind

• Teile direkte Links zu Projekten, Abschnitten, Aufgaben und Kommentaren, die deine Teammitglieder in der Vorschau sehen können, um eventuell sofort daran zu arbeiten.

• Gruppiere oder filtere deine Aufgaben nach persönlichen Projekten und Team-Projekten über das Auswahlmenü „Ansicht“ in den Ansichten Heute und Demnächst und in der Filteransicht, um Arbeit und Leben besser voneinander zu trennen.

Vorteile für Teamleitende, die ein Team in Todoist hinzufügen:

• Du erhältst einen transparenten, geordneten Überblick über die Arbeit deines Teams und kannst die Fortschritte sehen, ohne jedem einzelnen Projekt beitreten zu müssen.
• Die Eigentumsverhältnisse der Daten liegen klar auf der Hand. Team-Projekte gehören dem Team. Persönliche Projekte gehören der einzelnen Person.
• Mehr Kontrolle für Admins über Berechtigungen und Datenzugriff in den Team-Einstellungen.

Und wenn du dein Team auf den Business-Plan upgradest, erhalten alle Mitglieder automatisch Zugriff auf alle persönlichen Pro-Features – wie die Erinnerungen, das Kalender-Layout für Projekte und die Aufgabendauer!

(Denn wenn deine Teamkolleg:innen gut organisiert sind und ihre persönlichen Aufgaben im Griff haben, verläuft auch die Teamarbeit auf magische Weise reibungsloser. 💆)

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Dieses Update markiert die nächste Evolutionsstufe der Teamarbeit in Todoist, aber wir wissen, dass es noch eine Menge zu verbessern gibt. Wir vertrauen auf dein Feedback, um sicherzustellen, dass wir genau die Dinge entwickeln, die du und dein Team wirklich brauchen (ohne das zu vernachlässigen, was dir bereits an der App gefällt!).

Erfahre mehr über die Teamarbeit in Todoist.

Oder erstelle direkt ein kostenloses Team, um es auszuprobieren. Verwende den Feedback-Button oben in deinem Team-Workspace, um uns deine Meinung mitzuteilen.