Teamarbeit in Todoist ist einfach – du kannst Projekte teilen, Aufgaben zuweisen und alle Details mit deinen Team- oder Familienmitgliedern besprechen.
Die Anzahl der Mitarbeitenden, die einem Projekt beitreten können, hängt vom Plan des Kontos ab:
| PLAN | EINLADUNGEN BIS |
| Free | 5 Personen |
| Pro | 25 Personen |
| Business | 50 Personen |
Projekt teilen
- Klicke mit der rechten Maustaste auf das Projekt und wähle Teilen.
- Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der du das Projekt teilen möchtest.
Wenn die Person, die du einlädst, noch kein Todoist-Konto hat, erhält sie eine E-Mail mit einer Projekteinladung und der Möglichkeit, ein kostenloses Konto einzurichten.
- Klicke auf Einladen, um die Einladung(en) zu senden.
- Öffne das Projekt und tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Tippe auf Teilen. Es wird eine Liste mit den Projektmitarbeitenden angezeigt. Wenn das Projekt nicht geteilt ist, siehst du zwei Optionen:
- Mit der Option Link teilen kannst du einen Einladungslink kopieren, über den jemand dem Projekt beitreten kann.
- Mit der Option + Mitglieder einladen kannst du jemanden zu deinem Projekt einladen, indem du den entsprechenden Namen oder die entsprechende E-Mail-Adresse hinzufügst.
Wenn du auf + Mitglieder einladen tippst, gibt es zwei Optionen:
- Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person in das Feld An: ein. Tippe dann zur Bestätigung auf die E-Mail-Adresse. Die Person hat immer die Berechtigung „Darf bearbeiten“.
- Tippe auf das rote Plus-Symbol, um eine mitarbeitende Person aus deiner Kontaktliste einzuladen.
- Öffne das Projekt, das du teilen möchtest, indem du darauf tippst.
- Tippe auf das Teilen-Symbol. Es wird eine Liste der Projektmitarbeitenden angezeigt.
- Tippe oben rechts erneut auf das Personen-Symbol, um Mitarbeitende hinzuzufügen.
- Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der du das Projekt teilen möchtest.
Wenn die Person, die du einlädst, noch kein Todoist-Konto hat, erhält sie eine E-Mail mit einer Projekteinladung und der Möglichkeit, ein kostenloses Konto einzurichten.
Alle Personen, mit denen du ein Projekt teilst, haben uneingeschränkten Zugang zu den entsprechenden Informationen, z. B. Aufgaben, Kommentare und hochgeladene Dateien. Außerdem können sie neue Aufgaben hinzufügen, Aufgaben zuweisen, Aufgaben als erledigt markieren, Kommentare hinzufügen und neue Dateien in das Projekt hochladen.
Hauptprojekt teilen
Wenn du ein Hauptprojekt mit einer Person teilst, hat diese nicht automatisch Zugriff auf die zugehörigen Unterprojekte. Du musst die Person zu jedem Unterprojekt einladen.
Wenn du sie jedoch aus einem geteilten Hauptprojekt entfernst, verliert sie automatisch den Zugriff auf alle zugehörigen Unterprojekte.
Weise eine Aufgabe zu
Eine bestehende Aufgabe zuweisen
- Klicke in einem beliebigen geteilten Projekt auf das Personen-Symbol rechts neben dem Aufgabennamen.
- Wähle den Namen der Person aus dem Dropdown-Menü.
- Tippe in einem beliebigen Projekt auf die Aufgabe, um die Aufgabenansicht zu öffnen.
- Tippe auf das Personen-Symbol.
- Wähle aus dem Pop-up-Menü den Namen der Person aus.
- Tippe in einem beliebigen geteilten Projekt auf die Aufgabe, um die Aufgabenansicht zu öffnen.
- Tippe auf das Personen-Symbol.
- Wähle aus dem Pop-up-Menü den Namen der Person aus.
Neue Aufgabe zuweisen
- Öffne ein beliebiges geteiltes Projekt und klicke auf + Aufgabe hinzufügen.
- Gib den Aufgabennamen und das Plus-Symbol gefolgt vom Namen der Person ein.
- Wähle den Namen der Person aus dem Dropdown-Menü.
- Öffne ein beliebiges geteiltes Projekt und tippe auf den Plus-Button.
- Gib den Aufgabennamen und das Plus-Symbol gefolgt vom Namen der Person ein.
- Wähle den Namen der Person aus dem Dropdown-Menü.
Wenn du eine Aufgabe von einem ungeteilten Projekt aus – oder in den Ansichten Heute, Demnächst oder einer gefilterten Ansicht – erstellst, musst du zunächst ein geteiltes Projekt angeben. Du kannst dies tun, indem du # in das Aufgabenfeld eingibst und den Namen des Projekts auswählst, z. B. „#Design +Tom“.
- Öffne ein beliebiges geteiltes Projekt und tippe auf den Plus-Button.
- Gib den Aufgabennamen und das Plus-Symbol gefolgt vom Namen der Person ein.
- Wähle den Namen der Person aus dem Dropdown-Menü.
Wenn du eine Aufgabe von einem ungeteilten Projekt aus – oder in den Ansichten Heute, Demnächst oder einer gefilterten Ansicht – erstellst, musst du zunächst ein geteiltes Projekt angeben. Du kannst dies tun, indem du # in das Aufgabenfeld eingibst und den Namen des Projekts auswählst, z. B. „#Design +Tom“.
Erinnerungen für andere setzen
Bei geteilten Projekten kannst du eine Erinnerung für eine andere Person einrichten. Die Person erhält diese Erinnerung dann zu dem von dir gewählten Datum und Zeitpunkt. Ob die Erinnerung per E-Mail oder als Push-Nachricht erfolgt, hängt von den Standardeinstellungen der Person ab.
Erinnerungen für andere setzen
- Stelle sicher, dass sich die Aufgabe in einem geteilten Projekt befindet.
- Klicke auf die Aufgabe, um die Aufgabenansicht zu öffnen.
- Klicke rechts auf Erinnerungen.
- Gib eine Uhrzeit und ein Datum für deine Erinnerung ein.
- Klicke rechts auf dein Profilbild und wähle die Person, für die du die Erinnerung setzen möchtest.
- Klicke auf Erinnerung hinzufügen.
- Tippe in einem geteilten Projekt auf eine bestehende Aufgabe.
- Tippe auf den Chip Erinnerung.
- Tippe auf Datum und Uhrzeit und gib ein Fälligkeitsdatum und eine Fälligkeitszeit ein.
- Tippe auf das Eingabe-Symbol.
- Tippe rechts auf dein Profilbild und wähle die Person, für die du die Erinnerung setzen möchtest.
- Tippe auf das Eingabe-Symbol.
- Tippe in einem geteilten Projekt auf eine bestehende Aufgabe.
- Tippe auf den Chip Erinnerung.
- Tippe auf Datum und Uhrzeit.
- Wähle ein Fälligkeitsdatum und eine Fälligkeitszeit.
- Tippe auf Benachrichtigen und wähle aus, für welche Person du die Erinnerung hinzufügen möchtest.
- Tippe auf Fertig.
So entfernst du eine Erinnerung für andere
- Öffne die Aufgabenansicht, indem du auf die Aufgabe klickst.
- Setze den Cursor auf die Erinnerung, die du entfernen möchtest.
- Klicke auf das X, das rechts neben der Erinnerung erscheint.
- Öffne die Aufgabenansicht, indem du auf die Aufgabe tippst.
- Tippe neben der Erinnerung, die du löschen willst, auf das Dreipunkt-Symbol.
- Tippe auf Löschen.
- Tippe zur Bestätigung auf Ja.
- Öffne die Aufgabenansicht, indem du auf die Aufgabe tippst.
- Tippe neben der Erinnerung, die du löschen willst, auf das Papierkorb-Symbol.
Jemanden aus einem geteilten Projekt entfernen
- Klicke mit der rechten Maustaste auf das Projekt.
- Wähle aus dem Menü die Option Teilen.
- Setze den Cursor auf den Namen des Users, den du entfernen möchtest.
- Klicke neben dem Namen des Users auf das Papierkorb-Symbol.
- Tippe auf das Projekt, um es zu öffnen.
- Tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Tippe auf Teilen. Es wird eine Liste der Projektmitarbeitenden angezeigt.
- Tippe auf das Symbol zum Entfernen einer Person, um eine mitarbeitende Person zu entfernen.
- Tippe auf Projektmitglied entfernen.
- Tippe auf das Projekt, um es zu öffnen.
- Tippe auf das Teilen-Symbol. Es wird eine Liste aller Projektmitarbeitenden angezeigt.
- Tippe neben dem Namen des Users auf das Dreipunkt-Symbol.
- Tippe auf Delete.
- Tippe auf OK.
Häufig gestellte Fragen
Wenn ich ein geteiltes Projekt archiviere, wird dieses Projekt auch in den Konten meiner Teammitglieder archiviert?
Nein, wenn du ein Projekt archivierst, wird es nur für dein Konto archiviert.
Kann ich Projekte mit Personen teilen, die nicht denselben Abonnement-Plan haben wie ich (d. h. ein User hat den Business-Plan, möchte aber ein Projekt mit einer Person teilen, die den Free-Plan hat)?
Ja, das ist kein Problem! Bitte beachte aber, dass es je nach Plan unterschiedliche Limits gibt. Eine vollständige Aufschlüsselung der verschiedenen Limits für jeden Plan findest du auf unserer Preisseite.
Ich habe ein Business-Konto und möchte einstellen, dass mit Usern, die nicht Teil meines Teams sind, keine Projekte geteilt werden können. Ist das möglich?
Ja. Wenn du Admin-Rechte für das Business-Team hast, kannst du im Admin-Bereich zum Tab Projekt-Sharing gehen, wo du einstellen kannst, ob deine Teammitglieder Projekte außerhalb deines Business-Teams teilen können und ob Personen außerhalb deines Business-Teams geteilten Projekten beitreten können.
Kann ich erledigte Aufgaben in einem geteilten Projekt sehen, wenn sie erledigt wurden, bevor ich dem Projekt beigetreten bin?
Das ist leider nicht möglich. Du kannst nur die Aufgaben sehen, die nach deinem Beitritt erledigt wurden.
Und wenn du ein geteiltes Projekt verlässt und diesem später wieder beitrittst, siehst du nur noch die Aufgaben, die nach deinem erneuten Beitritt erledigt wurden.
Kann ich die gleiche Aufgabe mehreren Personen zuweisen?
Nein. In diesem Artikel erfährst du, warum.
Kann ich mir eine Aufgabe zuweisen?
Ja! Wenn du eine Aufgabe zuweist, wähle einfach die Option „Ich“.
Standardmäßig wird jede Aufgabe, die du in einem geteilten Projekt erstellst, dir zugewiesen.
Ich kann die Person, der ich eine Aufgabe zuweisen möchte, nicht in der Personenliste finden. Was kann ich tun?
Bitte beachte, dass du vor der Zuweisung einer Aufgabe das Projekt mit der anderen Person teilen musst. Wenn du das Projekt noch nicht geteilt hast, erscheint die Person nicht in der Liste.