Mit Hilfe von Filtern kannst du deine Aufgaben-Suchläufe speichern, um bestimmte Aufgaben in Sekundenschnelle zu finden. Rufe zum Beispiel eine Liste mit deinen Aufgaben auf, die das Etikett @E-Mail tragen und zudem heute fällig sind. Oder starte deinen Tag mit einer Liste deiner beruflichen Aufgaben, die die Priorität 1 haben.
Bei richtiger Anwendung sind Filter die treibende Kraft einer To-Do Liste. Mit ihnen kannst du dich auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit konzentrieren.
User des Free-Plans können bis zu 3 individuelle Filter hinzufügen.
Praktische Filter zum Ausprobieren
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| (heute | überfällig) & #Arbeit | Zeigt alle Aufgaben an, die überfällig oder heute fällig sind und zum Projekt „Arbeit“ gehören. Öffne diesen Filter vor Arbeitsbeginn, um dir einen klaren Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen. |
| kein Datum | Zeigt alle Aufgaben an, die kein Fälligkeitsdatum haben. Perfekt für den täglichen/wöchentlichen Überblick und um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. |
| ohne Uhrzeit | Zeigt alle Aufgaben an, die keine Fälligkeitszeit haben. |
| 7 Tage & @warten | Zeigt alle Aufgaben an, die in den nächsten 7 Tagen fällig und mit dem Etikett @warten versehen sind. Ideal, um in der aktuellen Woche frühzeitig Hindernisse zu erkennen. |
| erstellt vor: -365 Tagen | Zeigt alle Aufgaben an, die vor mehr als 365 Tagen erstellt wurden. Verwende diesen Filter, um besonders alte Aufgaben auf deiner To-Do Liste zu finden. |
| zugewiesen von: mir | Zeigt alle Aufgaben an, die du anderen zugewiesen hast. Perfekt, um den Überblick über delegierte Aufgaben zu behalten. |
| zugewiesen an: Anne Koch | Zeigt alle Aufgaben an, die Anne Koch zugewiesen wurden. Eine schnelle Möglichkeit, um zu sehen, woran Anne gerade arbeitet. |
| hinzugefügt von: mir | Zeigt alle Aufgaben an, die du erstellt hast. |
| hinzugefügt von: Anne Koch | Zeigt alle Aufgaben an, die Anne Koch erstellt hat. |
| geteilt & !zugewiesen | Zeigt alle Aufgaben in geteilten Projekten an, die niemandem zugewiesen wurden. Ein weiterer nützlicher Filter, um keine Aufgabe zu vergessen. |
| Unteraufgabe | Zeigt alle Unteraufgaben an. |
| !Unteraufgabe | Zeigt alle Hauptaufgaben an. |
| alle anzeigen | Zeigt alle Aufgaben an. Eine einfache Möglichkeit, eine Liste aller Aufgaben aus jedem Projekt zu erhalten. |
| fällig vor: +8 Stunden & !überfällig | Zeigt alle Aufgaben an, die innerhalb der nächsten 8 Stunden fällig sind, schließt aber alle Aufgaben aus, die überfällig sind. Ein praktischer Filter, um zu sehen, was für die nächsten 8 Stunden geplant wurde. |
Filter erstellen, bearbeiten und löschen
So erstellst du einen neuen Filter:
- Wähle im linken Bereich die Option Filter und Etiketten.
- Klicke neben Filter auf das Plus-Symbol.
- Gib im Fenster Filter hinzufügen den Namen des Filters ein.
- Gib die gewünschte Filterabfrage ein (unten in diesem Artikel findest du eine Liste mit einigen Optionen).
- (Optional) Wähle eine andere Filterfarbe aus dem Dropdown-Menü.
- (Optional) Für einen einfachen Zugriff auf den Filter klicke auf den Schieberegler, um den Filter zu deinen Favoriten hinzuzufügen.
- Klicke auf Hinzufügen, um deinen Filter zu speichern.
Einen bestehenden Filter bearbeiten oder löschen:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf den Filter.
- Wähle Filter bearbeiten oder Filter löschen.
Einen neuen Filter erstellen:
- Wähle im linken Bereich die Option Filter und Etiketten.
- Klicke neben Filter auf das Plus-Symbol.
- Gib die gewünschte Filterabfrage ein (nachstehend findest du eine Liste aller Optionen).
- Wähle eine Filterfarbe aus.
- Klicke auf Hinzufügen, um deinen Filter zu speichern.
Einen bestehenden Filter bearbeiten oder löschen:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf den Filter.
- Wähle Filter bearbeiten oder Filter löschen.
So erstellst du einen neuen Filter:
- Ziehe die untere App-Leiste nach oben. Dies öffnet das Menü.
- Tippe auf Filter und Etiketten.
- Tippe neben Filter auf das Plus-Symbol.
- Gib deinem Filter einen Namen.
- Tippe auf den Farbtropfen, wenn du die Farbe ändern möchtest.
- Gib die gewünschte Filterabfrage ein (nachstehend findest du eine Liste aller Optionen).
- Tippe oben rechts auf das Häkchen-Symbol, um deinen Filter zu speichern.
So bearbeitest du oder löschst du einen bestehenden Filter:
- Tippe in der Filteransicht oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Filter bearbeiten.
- Zum Bearbeiten des Filters: Aktualisiere deinen Filter und tippe auf das Häkchen-Symbol.
- Zum Löschen des Filters: Tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol, wähle Filter löschen und tippe zur Bestätigung auf Löschen.
So erstellst du einen neuen Filter:
- Tippe oben links auf das Symbol <, um das Hauptmenü anzuzeigen.
- Tippe auf Filter und Etiketten.
- Tippe neben Filter auf das Plus-Symbol.
- Gib deinem Filter einen Namen.
- Gib die gewünschte Filterabfrage ein (nachstehend findest du eine Liste aller Optionen).
- Tippe auf den Farbtropfen, wenn du die Farbe ändern möchtest.
- Tippe oben rechts auf Fertig, um deinen neuen Filter zu speichern.
So bearbeitest du oder löschst du einen bestehenden Filter:
- Tippe in der Filteransicht oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Filter bearbeiten.
- Zum Bearbeiten des Filters: Aktualisiere deinen Filter und tippe auf Fertig.
- Zum Löschen des Filters: Tippe unten auf Filter löschen und tippe zur Bestätigung erneut auf Filter löschen.
Nach Fälligkeitsdaten filtern
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| 3. Jan | Zeigt alle zu diesem Zeitpunkt fälligen Aufgaben an. Beispiele: 5. Mai, 16/5, 8. August, morgen, in 10 Tagen, Sonntag, 10. Aug 2020. |
| fällig vor: 5. Mai | Zeigt alle Aufgaben an, die vor diesem Datum fällig sind. Beispiele: fällig vor: 10. August, fällig vor: 13.08., fällig vor: 18 Uhr. |
| fällig nach: 20. Juni | Zeigt alle Aufgaben an, die nach diesem Datum fällig sind. Beispiele: fällig nach: 16. Mai, fällig nach: 23.09., fällig nach: in 3 Tagen. |
| kein Datum | Zeigt alle Aufgaben an, die kein Fälligkeitsdatum haben. Alternative: kein Fälligkeitsdatum. |
| überfällig | Zeigt alle Aufgaben an, die überfällig sind (dies bezieht sich nur auf das Datum, d. h. Aufgaben, die eine oder mehrere Stunden überfällig sind, werden nicht in den Filter aufgenommen). |
| 5 Tage | Zeigt alle Aufgaben an, die in den nächsten 5 Tagen fällig sind. Alternative: in den nächsten 5 Tagen. |
| wiederkehrend | Zeigt alle Aufgaben an, die ein wiederkehrendes Fälligkeitsdatum haben. |
| fällig vor: +4 Stunden | Zeigt alle in den nächsten vier Stunden fälligen Aufgaben und alle überfälligen Aufgaben an. |
- Spezifisches Datum: 05.10.2021, 5. Oktober 2021
- Spezifisches Datum und spezifische Uhrzeit: 05.10.2021 17 Uhr, 5. Oktober 17 Uhr
- Relatives Datum: heute, morgen, gestern, 3 Tage (in den nächsten 3 Tagen fällig), -3 Tage (in den vergangenen 3 Tagen fällig)
- Wochentage: Montag, Dienstag, Sonntag
Nach Prioritätsstufe filtern
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| p1 | Zeigt alle Aufgaben der Prioritätsstufe 1 an. |
| p2 | Zeigt alle Aufgaben der Prioritätsstufe 2 an. |
| p3 | Zeigt alle Aufgaben der Prioritätsstufe 3 an. |
| keine Priorität | Zeigt alle Aufgaben ohne Prioritätsstufe an (auch bekannt als p4). |
Nach Etikett filtern
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| @E-Mails | Zeigt alle Aufgaben mit dem Etikett @E-Mail an. |
| keine Etiketten | Zeigt alle Aufgaben an, die nicht mit einem Etikett gekennzeichnet wurden. |
Nach Projekt, Unterprojekt und Abschnitt filtern
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| ##Arbeit | Zeigt alle Aufgaben des Projekts „Arbeit“ und die zugehörigen Unterprojekte an. |
| ##Schule & !#Naturwissenschaften | Zeigt alle Aufgaben des Projekts „Schule“ und die zugehörigen Unterprojekte an, aber schließt das Projekt „Naturwissenschaften“ aus. |
| /Besprechungen | Zeigt alle Aufgaben projektübergreifend an, die zu den Abschnitten mit dem Namen „Besprechungen“ gehören. |
| #Arbeit & /Besprechungen | Zeigt alle Aufgaben aus dem Projekt „Arbeit“ an, die zum Abschnitt „Besprechungen“ gehören. |
Nach dem Datum der Aufgabenerstellung filtern
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| erstellt am: 3. Jan 2021 | Zeigt alle Aufgaben an, die an diesem Datum erstellt wurden. |
| erstellt vor: -365 Tagen | Zeigt alle Aufgaben an, die vor mehr als 365 Tagen erstellt wurden. |
| erstellt nach: -365 Tagen | Zeigt alle Aufgaben an, die innerhalb der letzten 365 Tagen erstellt wurden. |
Innerhalb geteilter Projekte und zugewiesener Aufgaben filtern
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| zugewiesen an: andere | Zeigt alle Aufgaben an, die anderen zugewiesen wurden. |
| zugewiesen von: Kathi Weiß | Zeigt alle Aufgaben an, die Kathi Weiß zugewiesen hat. |
| zugewiesen von: mir | Zeigt alle Aufgaben an, die du anderen zugewiesen hast. |
| zugewiesen | Zeigt alle Aufgaben an, die (dir oder anderen) zugewiesen wurden. |
| geteilt | Zeigt alle Aufgaben in geteilten Projekten an. |
Eine Person kann durch folgende Angaben identifiziert werden:
- E-Mail-Adresse der Person
- vollständiger Name der Person
- „mich/mir“ (bezieht sich auf dich)
- „andere“ (bezieht sich auf alle User außer auf dich selbst)
Aufgaben ausschließen, die anderen zugewiesen wurden
Todoist-Filter zeigen standardmäßig Aufgaben an, die anderen zugewiesen wurden. Wenn du Aufgaben, die anderen zugewiesen wurden, in deinen Ergebnissen ausschließen möchtest, kannst du die folgende Abfrage eingeben:
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| !zugewiesen an: andere | Zeigt alle Todoist-Aufgaben an, mit Ausnahme der Aufgaben, die anderen zugewiesen wurden. |
Nach Keyword(s) filtern
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| Suche: E-Mail | Zeigt alle Aufgaben an, die das Wort „E-Mail“ enthalten. |
| Suche: Recherche | Zeigt alle Aufgaben an, die das Wort „Recherche“ enthalten. |
Abfragen kombinieren, um leistungsstärkere Filter zu erstellen
Mit Todoist Pro kannst du jede der oben genannten Suchabfragen kombinieren, um deine gewünschte Ansicht zu erhalten. Beispielsweise wird die Filterabfrage heute & p1 eine Liste aller für heute anstehenden Aufgaben aufrufen, die gleichzeitig die Priorität 1 haben.
Du kannst zum Beispiel folgende Abfragen kombinieren, um leistungsstärkere Filter zu erstellen:
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| Heute & @E-Mail | Zeigt alle Aufgaben an, die heute fällig sind und zudem mit dem Etikett @E-Mail versehen sind (& kann als „und” gelesen werden). |
| @Arbeit | @Büro | Zeigt alle Aufgaben an, die entweder mit dem Etikett @Arbeit oder mit dem Etikett @Büro versehen sind ( | kann als „oder” gelesen werden). |
| (heute | überfällig) & #Arbeit | Zeigt alle Aufgaben an, die heute fällig oder überfällig sind und zum Projekt „Arbeit” gehören (Umschließe Teile deiner Abfrage mit „()”, um komplexere Filter zu erstellen). |
| !zugewiesen | Zeigt alle Aufgaben an, die niemandem zugeordnet wurden (! kann als „nicht” gelesen werden). |
| Heute & !#Arbeit | Zeigt alle Aufgaben an, die heute fällig sind, schließt aber Aufgaben im Projekt „Arbeit” aus. |
| #Hausaufgaben & morgen & !@Naturwissenschaften | Zeigt alle Aufgaben an, die morgen im Projekt „Hausaufgaben” fällig sind, schließt jedoch Aufgaben mit dem Etikett @Naturwissenschaften aus. |
Platzhalter in Filtern verwenden
Um nach mehreren Elementen mit einer ähnlichen Buchstabenfolge zu suchen, kannst du einen Platzhalter verwenden, indem du ein Sternchen „*“ in deinen Suchbegriff einfügst. Die Filterabfrage @*ball zeigt beispielsweise eine Liste aller Aufgaben an, die ein Etikett haben, das mit dem Wort "ball" endet wie @Handball und @Fußball.
Hier sind noch ein paar weitere Beispiele, wie du Platzhalter in Filtern verwenden kannst:
| Filterabfrage | Ergebnis |
|---|---|
| @Haus* | Zeigt alle Aufgaben mit einem beliebigen Etikett an, das mit „Haus“ beginnt. Zum Beispiel @Hausaufgaben und @Haus. |
| zugewiesen an: m* schmitt | Zeigt alle Aufgaben an, die einer Person zugewiesen wurden, deren Vorname mit einem M beginnt und deren Nachname Schmitt ist. |
| #*arbeit | Zeigt alle Aufgaben aus Projekten an, deren Name mit „arbeit” endet. Zum Beispiel #Büroarbeit, #Dreharbeit und #Arbeit. |
| /Arbeit* |
Zeigt alle Aufgaben von Abschnitten an, die einen Abschnittsnamen haben, der das Wort „Arbeit“ beinhaltet. Zum Beispiel: /Arbeitsbesprechungen, /Arbeitsverträge und /Arbeitsplan. |
| !/* |
Zeigt alle Aufgaben an, die zu keinem Abschnitt gehören. |
Mehrere Filter gleichzeitig ausführen
Du kannst Abfragen auch kombinieren, um mehrere Aufgabenlisten gleichzeitig zu erstellen. Um zwei oder mehr Suchvorgänge in einem Filter zu kombinieren, trenne die Filter mit einem Komma.
Zum Beispiel: p1 & überfällig, p4 & heute zeigt zwei Aufgabenlisten an, eine für die Abfrage p1 & überfällig und eine andere für p4 & heute.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Filter für erledigte Aufgaben verwenden?
Dies ist derzeit leider nicht möglich. Sorry! Bitte folge den Anweisungen in diesem Artikel, um deine erledigten Aufgaben anzuzeigen.
Wie werden Aufgaben innerhalb eines Filters sortiert?
Die Reihenfolge, in der die Aufgaben in einem Filter sortiert werden, hängt davon ab, ob der Filter Abfragen zum Fälligkeitsdatum enthält (z. B. Heute oder fällig nach):
- Bei einer Filterabfrage mit Fälligkeitsdatum: Fälligkeitszeit > Priorität > Datum und Uhrzeit der Aufgabenerstellung > Projekt-ID > Aufgaben-ID
- Bei einer Filterabfrage ohne Fälligkeitsdatum: Priorität > Fälligkeitszeit und Fälligkeitsdatum > Projektreihenfolge > Aufgabenreihenfolge innerhalb eines Projekts
Beim Filtern nach Etikett oder Priorität sehe ich die Aufgaben von allen. Wie kann ich nur die Aufgaben sehen, die mir zugewiesen wurden?
Wenn du nur Aufgaben sehen möchtest, die dir zugewiesen oder niemandem zugewiesen wurden, und Aufgaben, die anderen Usern zugewiesen wurden, gleichzeitig ausschließen möchtest, kannst du die folgende Abfrage verwenden: !zugewiesen an: andere.
Wenn du beispielsweise Aufgaben mit dem Etikett @Arbeit sehen möchtest, die keiner anderen Person zugewiesen wurden, verwende: @Arbeit & !zugewiesen an: andere.
Wenn du nur Aufgaben sehen möchtest, die dir zugewiesen wurden (und Aufgaben, die niemandem zugewiesen wurden, ausschließen möchtest), hilft der Filter: zugewiesen an: mich.
Wenn du beispielsweise Aufgaben mit der Priorität 1 sehen möchtest, die dir zugewiesen wurden, verwende: p1 & zugewiesen an: mich.
Die Ansichten „Heute“ und „Demnächst“ zeigen keine Aufgaben an, die meinen Teammitgliedern zugewiesen wurden. Wie kann ich sie in meine Ansicht einbeziehen?
Die Ansichten „Heute“ und „Demnächst“ zeigen standardmäßig nur deine Aufgaben an (und Aufgaben in geteilten Projekten, die keiner anderen Person zugewiesen wurden). Um die Aufgaben deiner Teammitglieder anzuzeigen, kannst du einen Filter erstellen und folgende Filterabfrage verwenden: alle & heute oder alle & 7 Tage, um deine Aufgaben und Aufgaben, die anderen zugewiesen wurden, für die nächsten 7 Tage anzuzeigen.