Filter

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Mit Hilfe von Filtern kannst du deine Aufgaben-Suchläufe speichern, um bestimmte Aufgaben in Sekundenschnelle zu finden. Zum Beispiel: Rufe eine Liste all deiner Aufgaben auf, die mit dem Etikett @E-Mail versehen und zudem heute fällig sind. Oder starte den Tag mit einer Liste all deiner beruflichen Aufgaben, die die Priorität 1 haben.


Bei richtiger Anwendung sind Filter die treibende Kraft einer To-Do Liste. Mit ihnen kannst du dich auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit konzentrieren.

Praktische Filter zum Ausprobieren

Filterabfrage

Ergebnis

(heute | überfällig) & #Arbeit

Zeigt alle Aufgaben an, die überfällig oder heute fällig sind und zum Projekt „Arbeit“ gehören. Öffne diesen Filter vor Arbeitsbeginn, um dir einen klaren Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen.

kein Datum

Zeigt alle Aufgaben an, die kein Fälligkeitsdatum haben. Perfekt für den täglichen/wöchentlichen Rückblick, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

ohne Uhrzeit

Zeigt alle Aufgaben an, die keine Fälligkeitszeit haben.

7 Tage & @warten

Zeigt alle Aufgaben an, die in den nächsten 7 Tagen fällig und mit dem Etikett @warten versehen sind. Ideal, um in der aktuellen Woche frühzeitig Hindernisse zu erkennen.

erstellt vor: -365 Tagen

Zeigt alle Aufgaben an, die vor mehr als 365 Tagen erstellt wurden. Verwende diesen Filter, um Aufgaben zu finden, auf denen sich bereits Staub angesammelt hat.

zugewiesen von: mir

Zeigt alle Aufgaben an, die du anderen zugewiesen hast. Perfekt, um den Überblick über delegierte Aufgaben zu behalten.

zugewiesen an: Anne Koch

Zeigt alle Aufgaben an, die Anne Koch zugewiesen wurden. Eine schnelle Möglichkeit, um zu sehen, woran Anne gerade arbeitet.

hinzugefügt von: mir

Zeigt alle Aufgaben an, die du erstellt hast.

hinzugefügt von: Anne Koch

Zeigt alle Aufgaben an, die Anne Koch erstellt hat.

geteilt & !zugewiesen

Zeigt alle Aufgaben in geteilten Projekten an, die niemandem zugewiesen wurden. Ein weiterer nützlicher Filter, um keine Aufgabe zu vergessen.

Unteraufgabe

Zeigt alle Unteraufgaben an.

!Unteraufgabe

Zeigt alle Hauptaufgaben an.

alle anzeigen

Zeigt alle Aufgaben an. Eine einfache Möglichkeit, eine Liste aller Aufgaben aus jedem Projekt zu erhalten.

fällig vor: +8 Stunden & !überfällig

Zeigt alle Aufgaben an, die innerhalb der nächsten 8 Stunden fällig sind, schließt aber alle Aufgaben aus, die überfällig sind. Ein praktischer Filter, um zu sehen, was für die nächsten 8 Stunden geplant wurde.

 

Filter erstellen, bearbeiten und löschen

Einen neuen Filter erstellen:

  1. Klicke im linken Fensterbereich neben Filter auf das Plussymbol.
  2. Gib im Fenster „Filter hinzufügen“ den Namen des Filters ein.
  3. Gib die gewünschte Filterabfrage ein (unten findest du eine Liste mit einigen Optionen).
  4. (Optional) Wähle eine andere Filterfarbe aus dem Dropdown-Menü.
  5. (Optional) Für einen einfachen Zugriff auf den Filter klicke auf den Klippschalter, um den Filter zu deinen Favoriten hinzuzufügen.
  6. Klicke auf Hinzufügen, um deinen Filter zu speichern.
Um deine Filter neu anzuordnen, fahre mit dem Cursor über den Filternamen, sodass links ein grauer „Griff“ erscheint. Klicke auf ihn und halte ihn gedrückt. Ziehe den Filter anschließend per Drag & Drop an einen neuen Ort in der Liste.

Einen bestehenden Filter bearbeiten oder löschen:

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Filter.
  2. Wähle Filter bearbeiten oder Filter löschen.

Einen neuen Filter erstellen:

  1. Klicke im linken Fensterbereich neben Filter auf das Plussymbol.
  2. Gib deinem Filter einen Namen.
  3. Gib die gewünschte Filterabfrage ein (nachstehend findest du eine Liste aller Optionen).
  4. Wähle eine Filterfarbe aus.
  5. Klicke auf Hinzufügen, um deinen Filter zu speichern.
Um deine Filter neu anzuordnen, ziehe sie einfach an einen neuen Ort in der Liste.

Einen bestehenden Filter bearbeiten oder löschen:

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Filter.
  2. Wähle Bearbeiten oder Löschen.

Einen neuen Filter erstellen:

  1. Tippe oben links auf das Menüsymbol.
  2. Tippe neben Filter auf das Plussymbol.
  3. Gib deinem Filter einen Namen.
  4. Klicke auf den Farbtropfen, wenn du die Farbe ändern möchtest.
  5. Gib die gewünschte Filterabfrage ein (nachstehend findest du eine Liste aller Optionen).
  6. Tippe oben rechts auf das Senden-Symbol, um deinen Filter zu speichern.

filters-android.gif

Um deine Filter neu anzuordnen, ziehe sie einfach an einen neuen Ort in der Liste.

Einen bestehenden Filter bearbeiten oder löschen:

  1. Tippe in der Filteransicht oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
  2. Wähle Filter bearbeiten.
    • Zum Bearbeiten des Filters: Aktualisiere deinen Filter und tippe auf das Senden-Symbol.
    • Zum Löschen des Filters: Tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol, wähle Filter löschen und tippe zur Bestätigung auf Löschen.

Einen neuen Filter erstellen:

  1. Tippe oben links auf das Symbol <, um das Hauptmenü anzuzeigen.
  2. Tippe neben Filter auf das Plussymbol.
  3. Gib deinem Filter einen Namen.
  4. Gib die gewünschte Filterabfrage ein (nachstehend findest du eine Liste aller Optionen).
  5. Klicke auf den Farbtropfen, wenn du die Farbe ändern möchtest.
  6. Tippe oben rechts auf Fertig, um deinen neuen Filter zu speichern.

filters-ios.gif

Um deine Filter neu anzuordnen, ziehe sie einfach an einen neuen Ort in der Liste.

Einen bestehenden Filter bearbeiten oder löschen:

    1. Tippe in der Filteransicht oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
    2. Wähle Filter bearbeiten.
    3. Zum Bearbeiten des Filters: Aktualisiere deinen Filter und tippe auf Fertig.
    4. Zum Löschen des Filters: Tippe unten auf Filter löschen und tippe zur Bestätigung erneut auf Filter löschen.
Wenn dein iOS-Gerät die Version iOS 13 oder höher verwendet, kannst du auch einen Filter mit Hilfe des Kontextmenüs des Filters bearbeiten oder löschen.

Du kannst jeden erdenklichen Filter erstellen, um ihn an deine Arbeitsweise anzupassen. Erstelle Filterabfragen nach folgenden Kriterien:

 

Nach Fälligkeitsdaten filtern

Filterabfrage

Ergebnis

3. Jan

Zeigt alle zu diesem Zeitpunkt fälligen Aufgaben an. Zum Beispiel: 5. Mai, 16/5, morgen, in 10 Tagen, Sonntag, 10. Aug 2020

fällig vor: 5. Mai

Zeigt alle Aufgaben an, die vor diesem Datum fällig sind. Zum Beispiel: fällig vor: 10. August, fällig vor: 13.08., fällig vor: 18 Uhr

fällig nach: 20. Juni

Zeigt alle Aufgaben an, die nach diesem Datum fällig sind. Beispiele: fällig nach: 16. Mai, fällig nach: 23.09., fällig nach: in 3 Tagen

kein Datum

Zeigt alle Aufgaben an, die kein Fälligkeitsdatum haben. Alternative: kein Fälligkeitsdatum

überfällig

Zeigt alle Aufgaben an, die überfällig sind.

5 Tage

Zeigt alle Aufgaben an, die in den nächsten 5 Tagen fällig sind. Alternative: in den nächsten 5 Tagen

wiederkehrend

Zeigt alle Aufgaben an, die ein wiederkehrendes Fälligkeitsdatum haben.

fällig vor: +4 Stunden

Zeigt alle in den nächsten vier Stunden fälligen Aufgaben und alle überfälligen Aufgaben an.

Du kannst das Datum auf diese Weise schreiben:
  • Spezifisches Datum: 05.10.2020, 5. Oktober 2020
  • Spezifisches Datum und spezifische Uhrzeit: 05.10.2020 17 Uhr, 5. Oktober 17 Uhr
  • Relatives Datum: heute, morgen, gestern, 3 Tage (in den nächsten 3 Tagen fällig), -3 Tage (in den letzten 3 Tagen fällig)
  • Wochentage: Montag, Dienstag, Sonntag

 

Nach Prioritätsstufe filtern

Filterabfrage

Ergebnis

P1

Zeigt alle Aufgaben der Prioritätsstufe 1 an

P2

Zeigt alle Aufgaben der Prioritätsstufe 2 an

P3

Zeigt alle Aufgaben der Prioritätsstufe 3 an

Keine Priorität

Zeigt alle Aufgaben ohne Prioritätsstufe an (auch bekannt als P4)

 

Nach Etikett filtern

Filterabfrage

Ergebnis

@email

Zeigt alle Aufgaben mit dem Etikett @email an

keine Etiketten

Zeigt alle Aufgaben an, die nicht mit einem Etikett gekennzeichnet wurden

 

Nach Projekt, Unterprojekt und Abschnitt filtern

Filterabfrage

Ergebnis

##Arbeit

Zeigt alle Aufgaben des Projekts #Arbeit und dessen Unterprojekte an.

##Schule & !#Naturwissenschaften

Zeigt alle Aufgaben im Projekt #Schule und dessen Unterprojekte an, schließt jedoch das Projekt #Naturwissenschaften aus.

/Besprechungen

Zeigt alle Aufgaben projektübergreifend an, die zu den Abschnitten mit dem Namen „Besprechungen“ gehören.

Wenn du deinen Projektnamen formatiert hast, musst du die Formatierungssymbole in deine Filterabfrage aufnehmen. Wenn der Name eines Projekts beispielsweise „**Home**“ lautet, erscheint es nur in den Ergebnissen des Filters, wenn du #**Home** in der Abfrage eingibst.

 

Nach dem Datum der Aufgabenerstellung filtern

Filterabfrage

Ergebnis

erstellt am: 3. Jan

Zeigt alle Aufgaben an, die am 3. Januar erstellt wurden.

erstellt vor: -365 Tagen

Zeigt alle Aufgaben an, die vor mehr als 365 Tagen erstellt wurden.

erstellt nach: -365 Tagen

Zeigt alle Aufgaben an, die innerhalb der letzten 365 Tagen erstellt wurden.

 

Innerhalb geteilter Projekte und zugewiesener Aufgaben filtern

Filterabfrage

Ergebnis

zugewiesen an: andere

Zeigt alle Aufgaben an, die anderen zugewiesen wurden

zugewiesen von: Stefan Weiß

Zeigt alle Aufgaben an, die Stefan Weiß anderen zugewiesen hat

zugewiesen von: mir

Zeigt alle Aufgaben an, die du anderen zugewiesen hast

zugewiesen

Zeigt alle Aufgaben an, die (dir oder anderen) zugewiesen wurden

geteilt

Zeigt alle Aufgaben in geteilten Projekten an


Mitarbeitende können durch folgende Angaben identifiziert werden:

  • E-Mail-Adresse
  • vollständiger Name der Person
  • „mich/mir“ (bezieht sich auf dich)
  • „andere“ (bezieht sich auf alle User außer auf dich selbst)

 

Aufgaben ausschließen, die anderen zugewiesen wurden

Todoist-Filter zeigen standardmäßig Aufgaben an, die anderen zugewiesen wurden. Wenn du Aufgaben, die anderen zugewiesen wurden, in deinen Ergebnissen ausschließen möchtest, kannst du die folgende Abfrage eingeben:

Filterabfrage

Ergebnis

!zugewiesen an: andere

Zeigt alle Todoist-Aufgaben an, mit Ausnahme der Aufgaben, die anderen zugewiesen wurden.

 

Nach Keyword(s) filtern

Filterabfrage

Ergebnis

Suche: E-Mail

Zeigt alle Aufgaben an, die das Wort E-Mail enthalten.

Suche: Recherche

Zeigt alle Aufgaben an, die das Wort „Recherche“ enthalten.

 

Abfragen kombinieren, um leistungsstärkere Filter zu erstellen

Mit Todoist Premium kannst du jede der oben genannten Suchabfragen kombinieren, um deine gewünschte Ansicht zu erhalten. Beispielsweise wird die Filterabfrage heute & P1 eine Liste aller für heute anstehenden Aufgaben aufrufen, die zudem die Priorität 1 haben.

So können noch gezieltere Filter erstellt werden:

Filterabfrage

Ergebnis

Heute & @E-Mail

Zeigt alle Aufgaben an, die heute fällig sind und zudem mit dem Etikett @E-Mail versehen sind (& kann als „und” gelesen werden).

@Arbeit | @Büro

Zeigt alle Aufgaben an, die entweder mit dem Etikett @Arbeit oder mit dem Etikett @Büro versehen sind ( | kann als „oder” gelesen werden)

(heute | überfällig) & #Arbeit

Zeigt alle Aufgaben an, die entweder heute fällig oder überfällig sind und zum Projekt „Arbeit” gehören (Umschließe Teile deiner Abfrage mit „()”, um komplexere Filter zu erstellen)

!zugewiesen

Zeigt alle Aufgaben an, die niemandem zugeordnet wurden (! kann als „nicht” gelesen werden)

Heute & !#Arbeit

Zeigt alle Aufgaben an, die heute fällig sind, schließt aber Aufgaben im Projekt „Arbeit” aus.

#Hausaufgaben & morgen & !@Naturwissenschaften

Zeigt alle Aufgaben an, die morgen im Projekt „Hausaufgaben” fällig sind, schließt jedoch Aufgaben mit dem Etikett @Naturwissenschaften aus.

 

Platzhalter in Filtern verwenden

Um nach mehreren Elementen mit einer ähnlichen Buchstabenfolge zu suchen, kannst du einen Platzhalter verwenden, indem du ein Sternchen „*“ in deinen Suchbegriff einfügst. Die Filterabfrage @*ball zeigt beispielsweise eine Liste aller Aufgaben an, die ein Etikett haben, das mit dem Wort "ball" endet wie @Handball und @Fußball.

Hier sind noch ein paar weitere Beispiele, wie du Platzhalter in Filtern verwenden kannst:

Filterabfrage

Ergebnis

@Haus*

Zeigt alle Aufgaben mit einem beliebigen Etikett an, das mit „Haus“ beginnt. Zum Beispiel @Hausaufgaben und @Haus

zugewiesen an: m* schmitt

Zeigt alle Aufgaben an, die einer Person zugewiesen wurden, deren Vorname mit einem M beginnt und deren Nachname Schmitt ist.

#*arbeit

Zeigt alle Aufgaben aus Projekten an, deren Name mit „arbeit” endet. Zum Beispiel #Büroarbeit, #Dreharbeit und #Arbeit.

/Arbeit*

Zeigt alle Aufgaben von Abschnitten an, die einen Abschnittsnamen haben, der das Wort „Arbeit“ beinhaltet. Zum Beispiel: /Arbeitsbesprechungen, /Arbeitsverträge und /Arbeitsplan.

 


Mehrere Filter gleichzeitig ausführen

Du kannst Abfragen auch kombinieren, um mehrere Aufgabenlisten gleichzeitig zu erstellen. Um 2 oder mehr Suchvorgänge in einem Filter zu kombinieren, trenne die Filter mit einem Komma: ,

Zum Beispiel P1 & überfällig , P4 & heute zeigt zwei Aufgabenlisten an, eine für die Abfrage P1 & überfällig und eine andere für P4 & heute.

 

Häufig gestellte Fragen

F: Wie werden Aufgaben innerhalb eines Filters sortiert?

A: Die Reihenfolge, in der die Aufgaben in einem Filter sortiert werden, hängt davon ab, ob der Filter Abfragen zum Fälligkeitsdatum enthält (z. B. „Heute oder „fällig nach:“):

  • Bei einer Filterabfrage mit Fälligkeitsdatum: Fälligkeitszeit > Priorität > Datum und Uhrzeit der Aufgabenerstellung > Projekt-ID > Aufgaben-ID
  • Bei einer Filterabfrage ohne Fälligkeitsdatum: Priorität > Fälligkeitszeit und Fälligkeitsdatum > Projektreihenfolge > Aufgabenreihenfolge innerhalb eines Projekts

F: Beim Filtern nach Etikett oder Priorität sehe ich die Aufgaben von allen. Wie kann ich nur die Aufgaben sehen, die mir zugewiesen sind?

A: Wenn du nur Aufgaben sehen möchtest, die dir oder niemandem zugewiesen wurden, und gleichzeitig die Aufgaben, die anderen Usern zugewiesen wurden, ausschließen möchtest, kannst du folgende Abfrage verwenden:
!Zugewiesen an: andere

Wenn du beispielsweise Aufgaben mit dem Etikett @Arbeit sehen möchtest, die keiner anderen Person zugewiesen wurden, verwende:
@Arbeit & !zugewiesen an: andere

Wenn du nur Aufgaben sehen möchtest, die dir zugewiesen wurden (und Aufgaben, die niemandem zugewiesen wurden, ausschließen möchtest), hilft der Filter:
zugewiesen an: mich

Wenn du beispielsweise Aufgaben mit der Priorität 1 sehen möchtest, die dir zugewiesen sind, verwende:
P1 & zugewiesen an: mich

F: Die Ansichten „Heute“ und „Nächste 7 Tage“ zeigen keine Aufgaben an, die meinen Teammitgliedern zugewiesen wurden. Wie kann ich sie in meine Ansicht einbeziehen?

A: Die Ansichten „Heute“ und „Nächste 7 Tage“ zeigen standardmäßig nur deine Aufgaben an (und Aufgaben aus geteilten Projekten, die keiner anderen Person zugewiesen wurden). Um die Aufgaben der Leute aus deinem Team anzuzeigen, kannst du einen Filter erstellen und folgende Suchanfrage verwenden: alle & heute oder alle & 7 Tage.