Insights zeigt automatisch und basierend auf der tatsächlichen Arbeit, wie es um deine Projekte steht – ganz ohne Statusmeetings oder manuelle Updates. Das Feature ist im Pro- und Business-Plan verfügbar und bietet einen klaren Überblick darüber, wie viel Arbeit bereits erledigt ist und was noch ansteht.
Schau dir den Fortschritt deiner Projekte an, ohne dich mit Tabellenkalkulationen herumzuschlagen oder nach Updates suchen zu müssen. Du hast immer den vollen Überblick darüber, was vorangeht, was Aufmerksamkeit braucht und worauf ihr euch als Nächstes konzentrieren solltet.
So erhältst du Zugriff auf Insights
Im Pro-Plan ist „Insights“ für die eigenen Projekte verfügbar. Im Business-Plan haben Team-Admins und -Mitglieder Zugriff auf die Insights, während Gäste keinen Zugriff darauf haben.
- Öffne ein Projekt.
- Tippe auf Insights.
- Öffne ein Projekt.
- Tippe oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Tippe auf Insights.
Das bietet dir Insights
Insights setzt sich aus verschiedenen Widgets zusammen. Jedes Widget beleuchtet einen anderen Aspekt deines Projekts: Zustand, Gefährdet, Fortschritt, Erledigt und Zugewiesen. Die Widgets für den Zustand und die Zuweisung sind exklusiv im Business-Plan verfügbar.
Projektzustand
Der im Business-Plan verfügbare Projektzustand zeigt auf einen Blick, wie es um dein Projekt steht – ganz ohne manuelle Updates. Todoist berechnet den Status automatisch anhand verschiedener Signale:
- Erledigte Aufgaben, überfällige Elemente und die Gesamtdynamik
- Wie oft Aufgaben verschoben werden
- Deine Projektbeschreibung, falls du eine hinzugefügt hast
- Deine Abschnittsbeschreibungen, falls du welche hinzugefügt hast
Mögliche Statusanzeigen:
- Hervorragend – Die Aufgaben werden vorzeitig erledigt und dein Team macht stetige Fortschritte.
- Auf Kurs – Die Arbeit schreitet reibungslos und ohne größere Verzögerungen voran.
- Gefährdet – Einige Aufgaben sind ins Stocken geraten oder stehen kurz vor ihren Deadlines.
- Kritisch – Zu viele überfällige Aufgaben oder erhebliche Verzögerungen stoppen den Fortschritt.
- Ausstehend – Todoist erfasst weitere Aktivitätsdaten, um einen aussagekräftigen Projektzustand zu erkennen.
Neben dem Status siehst du eine kurze Erklärung, warum das Projekt dort gelandet ist.
Deine Projekt-Insights werden täglich automatisch aktualisiert. Wenn du sofort die neuesten Daten sehen willst, klicke einfach auf den Zeitstempel „Vor ... aktualisiert“.
Gefährdet
Das Widget „Gefährdet“ hebt potenzielle Warnzeichen innerhalb des Projekts hervor. Es zeigt Indikatoren auf, die darauf hindeuten, dass sich der Fortschritt verlangsamen oder das Projekt in Verzug geraten könnte.
Fortschrittsverfolgung
Du siehst sofort, wie weit dein Projekt fortgeschritten ist. Der Fortschrittsbalken füllt sich, sobald Aufgaben erledigt werden.
Der Fortschritt wird anhand der Gesamtzahl der Aufgaben in deinem Projekt berechnet. Wenn Aufgaben erledigt werden, füllt sich der Fortschrittsbalken und zeigt an, wie viel Prozent der Arbeit bereits abgeschlossen sind. Du siehst auch eine Aufschlüsselung der erledigten im Vergleich zu den noch offenen Aufgaben.
Todoist zeigt den Fortschritt in Echtzeit an. Wenn du in letzter Zeit viele neue Aufgaben hinzugefügt hast, kann es sein, dass der Fortschrittsbalken stehen bleibt oder sich sogar zurückbewegt, obwohl du die Arbeit bereits erledigt hast. Das ist normal und bedeutet lediglich, dass dein Projektumfang gewachsen ist.
Erledigte Aufgaben
Sieh dir deine Erfolge im Laufe der Zeit an und wirf einen Blick auf die letzten erledigten Aufgaben. Es motiviert ungemein, schwarz auf weiß zu sehen, was du schon alles geschafft hast.
Zugewiesene Aufgaben
Das im Business-Plan verfügbare Widget „Zugewiesen“ zeigt dir, wer woran arbeitet – so siehst du sofort, wenn die Arbeitsbelastung bei jemandem zu hoch wird.
Du kannst Folgendes tun:
- Anzahl der aktiven Aufgaben pro Teammitglied einsehen
- Mitarbeitende ohne zugewiesene Aufgaben identifizieren
- Verteilung des Arbeitspensums auf einen Blick verstehen
Insights über alle Projekte hinweg anzeigen
Die Workspace-Übersicht zeigt dir auf einen Blick, wie es um deine Projekte steht. Wenn dir etwas auffällt, klicke darauf, um die vollständigen Insights für dieses Projekt zu sehen.
Wo du Insights findest, hängt von deinem Plan ab:
- Pro: Klicke in der Seitenleiste auf Meine Projekte, um den Status für erledigte, offene und laufende Aufgaben deiner Projekte zu sehen.
- Business: Klicke in der Seitenleiste auf deinen Teamnamen, um alle Zustands- und Fortschrittsanzeigen für deine Teamprojekte zu sehen.
Best Practices für Insights
„Insights“ funktioniert am besten, wenn deine Projekte auf einer klaren Struktur basieren:
Lege Meilensteine und Ziele fest
Bestimme Meilensteine und Ziele für dein Projekt und füge sie als Aufgaben mit hoher Priorität 🔴 und klaren Deadlines in Todoist hinzu. Du kannst auch Abschnitte erstellen, sie als Meilensteine kennzeichnen und unter jedem Meilenstein die dazugehörigen Aufgaben hinzufügen.
Setze realistische Termine und Deadlines
Setze realistische Termine und Deadlines für Aufgaben, damit alle im Team wissen, bis wann die Arbeit erledigt sein muss.
Markiere Aufgaben regelmäßig als erledigt
Je konsequenter dein Team erledigte Aufgaben abhakt, desto genauer kannst du euren Fortschritt verfolgen.
Weise Aufgaben sofort zu
Wenn du mit anderen zusammenarbeitest, hilft das Zuweisen von Aufgaben allen Beteiligten dabei, den Überblick zu behalten und zu sehen, wer wofür zuständig ist. So wird verhindert, dass Aufgaben unter den Tisch fallen. Hast du Aufgaben im Projekt als Ziele oder Meilensteine festgelegt, dann weise sie den Leuten zu, die für den Fortschritt des Teams verantwortlich sind.
Priorisiere dringende Aufgaben
Kontaktiere unsMach deine dringendsten Aufgaben wichtiger, damit sie die Aufmerksamkeit erhalten, die sie benötigen. Bei einem großen Projekt kannst du die Aufgaben nach Priorität sortieren oder gruppieren, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, was am wichtigsten ist.
Gestalte die Teamarbeit mit Fokus auf Kontext und Klarheit
Lege den Umfang der Arbeit direkt in der Aufgabenbeschreibung fest oder füge einen Kommentar hinzu. Aufgabenkommentare sind ideal, um die Kommunikation klar und zentral zu halten. Du kannst ganz einfach Dateien teilen und Teammitglieder direkt taggen.
Mit diesem Setup kannst du wichtige Ergebnisse verfolgen, dein Team aufeinander abstimmen und Hindernisse frühzeitig erkennen, ohne die Komplexität zu erhöhen.
Kontaktiere uns
Wenn du Fragen oder Feedback zu Insights hast, fülle dieses Formular aus, um dein Feedback direkt an das Produktteam zu senden. Wenn du Probleme mit einem bestimmten Element von Insights hast, kontaktiere uns.