Verwandle deine E-Mails in Todoist-Aufgaben, indem du sie an eine eindeutige E-Mail-Adresse weiterleitest. Du kannst E-Mails an bestimmte Projekte senden, um neue Aufgaben zu erstellen, oder sie an bestehende Aufgaben weiterleiten, um sie als Kommentare hinzuzufügen. So zentralisierst du deine Arbeit, ohne deinen Posteingang verlassen zu müssen.
Eine E-Mail an ein Projekt weiterleiten und als Aufgabe erstellen
Wandle deine E-Mails in Todoist-Aufgaben um, indem du sie an ein Projekt weiterleitest. Die Betreffzeile der E-Mail wird zum Aufgabennamen und der Text der E-Mail wird als Kommentar im Anhang hinzugefügt.
E-Mail-Adresse eines Projekts finden
- Öffne ein Projekt oder deinen Eingang in der Seitenleiste.
- Klicke oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Aufgaben per E-Mail an Projekt senden.
- Klicke auf E-Mail-Adresse kopieren.
- Leite deine E-Mail an die spezifische E-Mail-Adresse weiter.
Aufgabeninformationen in deiner E-Mail hinzufügen
Du kannst auch Daten, Etiketten, Prioritätsstufen und beauftragte Personen direkt von deinem E-Mail-Client aus hinzufügen. Du musst diese Informationen entweder im Betreff oder an einem beliebigen Ort im E-Mail-Text oberhalb deiner Signatur einfügen:
Datum (und Zeit) hinzufügen
Um die Aufgabe sofort zu planen, füge <Datum ausgeschriebenes Datum> hinzu. <Datum morgen>, <Datum 12.02.2021>, <Datum alle 2 Tage> und <Datum jeden letzten Tag> werden beispielsweise alle unterstützt. Du kannst alle von Todoist unterstützten Formate für das reguläre Datum und das wiederkehrende Datum verwenden.
Etiketten hinzufügen
Um ein bestehendes Etikett hinzuzufügen, gib @Etikettenname ein. Zum Beispiel: @Arbeit, @E-Mail oder @5_min. Wenn du ein neues Etikett erstellst, füge dieses Etikett zunächst zu Todoist hinzu.
Eine Prioritätsstufe festlegen
Um eine Priorität hinzuzufügen, füge einfach p1, p2 oder p3 hinzu.
Eine Aufgabe zuweisen
Um mit einer E-Mail-Weiterleitung an ein geteiltes Projekt eine Aufgabe zuzuweisen, füge +Vorname\ Nachname der beauftragen Person in den Betreff hinzu. Wenn du zum Beispiel mit Barbara Jansen zusammenarbeitest und ihr die Aufgabe zuweisen möchtest, füge einfach +Barbara\ Jansen hinzu. Eine Übereinstimmung mit dem Präfix funktioniert auch, sodass du +Barbara verwenden kannst, sofern es sich um die einzige Mitarbeiterin mit diesem Namen handelt.
| Wenn du eine E-Mail mit diesem Betreff weiterleitest | Wird diese Todoist-Aufgabe erstellt |
|---|---|
| Sei bei unserem nächsten Event dabei! <Datum Freitag> p1 | Eine Aufgabe mit dem Namen „Sei beim nächsten Event dabei!“ mit Priorität 1, datiert auf Freitag. |
| WG: Das morgige Meeting <Datum morgen> @Arbeit p2 +Barbara\ Jansen | Eine Aufgabe mit dem Namen „WG: Das morgige Meeting“, mit Priorität 2, datiert auf morgen, zugewiesen an Barbara Jansen, mit dem Etikett @Arbeit. |
| AW: Büromaterial @E-Mail p3 <fällig nächsten Mittwoch> | Eine Aufgabe mit dem Namen „AW: Büromaterial“, mit Priorität 3, auf nächsten Mittwoch datiert, mit dem Etikett @E-Mail. |
Email Assist in Todoist nutzen
Mit Email Assist wird das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben zum Selbstläufer. Du musst Aufgabendetails nicht mehr mühsam manuell ergänzen – Email Assist analysiert deine E-Mails, übernimmt Datum sowie Uhrzeit und schreibt den Aufgabennamen in eine klare, ausführbare Aufgabe um. So sparst du dir nachträgliche Bearbeitungsschritte.
Per E-Mail-Weiterleitung kommen Inhalte zu Todoist. Email Assist sorgt dafür, dass diese Inhalte sofort nützlich sind – ganz ohne Zusatzaufwand für dich.
Hier siehst du zum Beispiel den Unterschied: So erstellt Todoist eine Aufgabe aus derselben weitergeleiteten E-Mail – einmal mit und einmal ohne Email Assist:
| Ohne Email Assist | Mit Email Assist | |
|---|---|---|
| Aufgabenname | WG: Aktualisierte Einladung: 1:1 Performance Review – Evert + Hannah am Mi., 18. März 2026, 09:30-10:00 Uhr (CET) (Hannah Rae) | Am 1:1 Performance Review mit Evert teilnehmen |
| Datum und Uhrzeit | Nicht festgelegt | Mittwoch, 09:30 Uhr |
| Aufgabenbeschreibung | Keine |
Angaben zum Meeting und Link automatisch hinzugefügt |
| Kommentare | E-Mail-Anhang und Meeting-Link | E-Mail-Anhang und Meeting-Link |
So aktivierst oder deaktivierst du Email Assist:
- Klicke oben links auf dein Profilbild.
- Wähle Einstellungen.
- Gehe zum Abschnitt Erweitert in den Allgemeinen Einstellungen und schalte den Kippschalter ein oder aus.
- Oder aktiviere bzw. deaktiviere Email Assist, sobald du die E-Mail-Adresse deines Projekts hast.
- Öffne ein Projekt oder deinen Eingang in der Seitenleiste.
- Tippe auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Aufgaben per E-Mail an Projekt senden.
- Schalte Email Assist ein oder aus.
Zum Erstellen eines Kommentars eine E-Mail an eine Aufgabe weiterleiten
Leite E-Mails auch als Kommentare an Todoist weiter. Dies bietet sich an, wenn du Informationen an eine bestehende Aufgabe oder ein bestehendes Projekt anhängen möchtest.
E-Mail-Adresse einer Aufgabe finden
- Klicke auf die Aufgabe, um die Aufgabenansicht zu öffnen.
- Klicke auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Kommentare per E-Mail hinzufügen.
- Klicke neben der angegebenen E-Mail-Adresse auf E-Mail-Adresse kopieren.
Verwende diese E-Mail-Adresse, um E-Mails an die Aufgabe weiterzuleiten.
- Klicke auf die Aufgabe, um die Aufgabenansicht zu öffnen.
- Klicke auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle E-Mail an diese Aufgabe senden.
- Klicke neben der angegebenen E-Mail-Adresse auf E-Mail-Adresse kopieren.
Verwende diese E-Mail-Adresse, um E-Mails an die Aufgabe weiterzuleiten.
- Klicke auf die Aufgabe, um die Aufgabenansicht zu öffnen.
- Klicke auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle E-Mail an diese Aufgabe senden.
- Klicke neben der angegebenen E-Mail-Adresse auf E-Mail-Adresse kopieren.
Verwende diese E-Mail-Adresse, um E-Mails an die Aufgabe weiterzuleiten.
Mehr erfahren
Möchtest du deinen E-Mail-Posteingang aufräumen und mehr über die Vorteile der E-Mail-Weiterleitung an Todoist erfahren? Lies unsere Anleitung für den Zwei-Schritte-Prozess, um mit Todoist Inbox Zero zu erreichen.