Acabas de invitar a los miembros de tu equipo a Todoist, y estás listo para avanzar en las diferentes metas de un proyecto de larga duración. Aprende y adopta estas mejores prácticas para administrar las tareas del equipo y el trabajo en equipo en Todoist.
Iniciar el trabajo en equipo con algunos nuevos proyectos
Elige uno o dos proyectos de alta prioridad en los que esté trabajando tu equipo y añade estos proyectos en tu espacio de trabajo compartido. Empieza a añadir tareas relevantes que se te ocurran para que cada miembro del equipo sepa en qué trabajar tan pronto como abra Todoist.
Asignar tareas a los miembros de equipo
Asigna cada tarea en un proyecto a un miembro del equipo para que sepa de qué es responsable. En Todoist, solo puedes asignar una persona a una tarea, así no hay duda sobre quién es el responsable de qué.
¿Quieres asignar a varias personas a la misma tarea? Aquí tienes un par de opciones:
- Si hay varios pasos para completar una tarea, divídela añadiendo subtareas. Luego, asigna cada subtarea a un miembro del equipo.
- Si varias personas necesitan completar la misma tarea, duplica la tarea y asigna cada copia al miembro responsable.
- Notificar a las personas relevantes en un comentario de tarea para que estén completamente al tanto del estado y progreso del trabajo.
Ordenar o agrupar tareas por responsable
Para conseguir una visión clara de la carga laboral de todos, haz clic en Formato en la parte superior derecha del proyecto y utiliza las opciones de ordenación o agrupación para ver las asignaciones de cada persona.
Crear filtros específicos para el equipo
Si solo necesitas ver las tareas asignadas a una persona específica, crea un filtro y utiliza esta búsqueda:
asignada a:miembro
Si necesitas ver las tareas asignadas a todos los miembros excepto a ti mismo, utiliza este filtro:
asignada a:otros o !asignada a:mí
Estos filtros te ayudan a ver lo que se ha asignado, dándote una imagen clara de en qué está trabajando cada uno. Si necesitas más, aquí tienes algunos filtros basados en el espacio de trabajo que podrían ser útiles:
| Búsqueda del filtro | Lo que muestra | Útil para… |
|---|---|---|
| espacio de trabajo:[nombre del espacio] & asignadas a:mí & proximos 7 dias | Todas las tareas que tienes asignadas que vencen en la próxima semana natural | Planificar tu trabajo en equipo de los próximos días |
| espacio de trabajo:[nombre del espacio] & asignadas por:mí | Todas las tareas que hayas asignado a cualquier otra persona de tu equipo | Hacer seguimiento de las cosas que hayas delegado |
| espacio de trabajo:[nombre del espacio] & vencidas | Todas las tareas vencidas en tu equipo | Identificar obstáculos y ajustar los planes con antelación |
Programar tareas con fechas o fechas límite
Programa fechas o fechas límite para las tareas de modo que sea fácil planificar y priorizar el trabajo para el equipo. En el nombre de la tarea, escribe una fecha en lenguaje coloquial (por ejemplo: Escribir actualización del equipo mañana) y la función inteligente Añadir rápido reconocerá, resaltará y añadirá la fecha cuando guardes la tarea. Las fechas en lenguaje coloquial también pueden ser tan complejas como cada 2º jueves comenzando 19 oct terminando 20 nov.
Si estás haciendo un seguimiento de las metas, utiliza fechas límite para establecer cuándo debe completarse la tarea. Esto también reduce el riesgo de que se produzcan atascos en el proyecto.
Por ejemplo, si estás añadiendo una tarea para enviar el informe financiero mensual, selecciona la fecha en la que planeas empezar a trabajar en el borrador. Luego, establece una fecha límite para cuando el informe deba ser enviado.
Añadir contexto en las descripciones de las tareas
Utiliza las descripciones de tareas para compartir enlaces a documentos y tantos datos relevantes como puedas. En lugar de perder tiempo buscando información, tus compañeros de equipo podrán comenzar de inmediato. Las descripciones se mantienen organizadas en la parte superior de la vista de tarea y son visibles debajo de la tarea en la lista de proyectos.
Hacer preguntas, compartir archivos o compartir actualizaciones en los comentarios de las tareas
Haz preguntas, adjunta archivos importantes y proporciona actualizaciones de estado directamente dentro de tus tareas como comentarios. La información se mantiene en contexto con la tarea misma en lugar de tener esa información dispersa en aplicaciones de mensajería externas.
No olvides notificar a tus compañeros de equipo para asegurarte de que estén informados sobre un nuevo comentario o un archivo que puedan necesitar para hacer su trabajo.
Verificar y medir el progreso de tu equipo
Todoist te ofrece todas las herramientas que necesitas para verificar y medir el progreso de tu equipo. La actividad de equipo te permite profundizar en el número de tareas activas, completadas o vencidas, para que puedas tomar acción sobre cualquier trabajo que esté estancado. Los Reportes muestran toda la actividad en un proyecto, desde cambios de fechas hasta nuevos comentarios añadidos a las tareas. Esta gran cantidad de información te ayuda a tomar decisiones informadas sobre qué ajustar, eliminar o en qué enfocarte para que el proyecto llegue a su objetivo sin perder ninguna fecha límite.
Obtener ayuda
Ningún equipo utiliza Todoist de la misma manera. ¡Esta guía es solo un punto de partida! Configura tu equipo en Todoist y comienza a experimentar con estos flujos de trabajo para que Todoist funcione para ti.
Si tienes problemas para utilizar alguna de estas características para gestionar las tareas del equipo, como asignar tareas o crear filtros personalizados, ponte en contacto con nosotros. Nosotros—Marija, Stef, Marco, o cualquiera de nuestros otros compañeros de equipo—estamos más que felices de poder ayudar.