Kun olet luonut tiimin Todoistiin, voit aloittaa yhteistyön muiden kanssa jaetussa tilassa. Tiimiprojektit ovat oletusarvoisesti kaikkien tiimisi jäsenten käytettävissä, mikä helpottaa tehtävien jakamista ja edistymisen seurantaa. Tämän oppaan avulla opit liittymään projekteihin, jakamaan tehtäviä ja pitämään kaikki ajan tasalla.
Teetkö yhteistyötä ystäväsi tai perheenjäsenesi kanssa? Kokeile sen sijaan jakaa henkilökohtainen projekti.
Tiimiprojektin luominen
Tiimin jäsenenä tai ylläpitäjänä voit luoda projekteja. Näin se tapahtuu:
- Klikkaa sivupalkista tiimisi nimeä.
- Klikkaa Lisää-painiketta
- Valitse valikosta Lisää projekti.
- Anna projektillesi nimi.
- Vahvista klikkaamalla Lisää.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Etsi tiimisi nimi ja napauta sen vieressä olevaa pluskuvaketta.
- Valitse Lisää projekti.
- Anna projektillesi nimi.
- Vahvista napauttamalla Valmis.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Etsi tiimisi nimi ja napauta pluskuvaketta.
- Valitse Lisää projekti.
- Anna projektillesi nimi.
- Vahvista napauttamalla valintamerkkikuvaketta.
Tiimiprojektit ovat oletuksena näkyvissä kaikille tiimin jäsenille. Jos haluat luoda projekteja, jotka ovat näkyvissä vain tietyille jäsenelle, muuta projektisi pääsy rajoitetuksi. Voit saada lisätietoja tästä artikkelista.
Tiimiprojektiin liittyminen
Kun olet ylläpitäjä tai tiimin jäsen, sinulla on automaattisesti pääsy kaikkiin rajoittamattomiin projekteihin. Jos kuitenkin haluat työskennellä projektissa, sinun on liityttävä siihen:
- Klikkaa sivupalkista tiimisi nimeä.
- Avaa projekti, johon haluat liittyä.
- Klikkaa Liity-painiketta.
Projektiin osallistuvien määrä riippuu tiimisi suunnitelmasta.
- Napauta vasemmasta alakulmasta Selaa.
- Napauta tiimisi nimeä. Näet tiimin asetukset.
- Napauta projektia, johon haluat liittyä.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Liity.
Projektiin osallistuvien määrä riippuu tiimisi suunnitelmasta.
Jäsenen kutsuminen tiimiprojektiin
Tiimilläsi ei ehkä ole vielä pääsyä tarvitsemiinsa projekteihin. Näin voit kutsua jonkun tiimiprojektiin:
- Klikkaa sivupalkista tiimisi nimeä.
- Avaa projekti.
- Klikkaa oikeasta yläkulmasta Jaa-kuvaketta.
- Lisää ihmisiä:
- Jos haluat lisätä koko tiimisi, klikkaa Lisää nimellä tai sähköpostiosoitteella ja valitse Kaikki tiimiin [Tiimin nimi] kuuluvat.
- Jos haluat lisätä tietyn henkilön, kirjoita hänen nimensä tai sähköpostiosoitteensa.
- Klikkaa Kutsu.
Projektiin osallistuvien määrä riippuu tiimisi suunnitelmasta.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Napauta projektia.
- Napauta yläkulmasta Jaa-kuvaketta.
- Napauta Kutsu nimellä tai sähköpostiosoitteella.
- Lisää ihmisiä:
- Jos haluat lisätä koko tiimisi, napauta Kaikki tiimiin [Tiimin nimi] kuuluvat.
- Jos haluat lisätä tietyn henkilön, kirjoita hänen sähköpostiosoitteensa Kenelle:-kenttään.
- Valitse tiimirooli.
- Lähetä kutsu napauttamalla Kutsu.
Projektiin osallistuvien määrä riippuu tiimisi suunnitelmasta.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Napauta projektia.
- Napauta oikeasta yläkulmasta Jaa-kuvaketta.
- Napauta Kutsu nimellä tai sähköpostiosoitteella.
- Kirjoita sähköpostiosoite Kenelle:-kenttään.
- Valitse tiimirooli.
- Napauta lähetyskuvaketta.
Projektiin osallistuvien määrä riippuu tiimisi suunnitelmasta.
Projektikutsujen hyväksyminen automaattisesti
Voit hyväksyä projektikutsut automaattisesti joko henkilöiltä, joiden kutsut olet hyväksynyt aiemmin, tai Todoist-tiimisi jäseniltä:
- Klikkaa vasemmasta yläkulmasta profiilikuvaasi.
- Klikkaa Asetukset.
- Valitse Yleiset-välilehti.
- Vieritä alas Lisäasetukset-osioon.
- Kytke Hyväksy projektikutsut automaattisesti päälle tai pois päältä.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Napauta oikeasta yläkulmasta rataskuvaketta.
- Valitse Yleiset.
- Kytke Hyväksy kutsut automaattisesti päälle tai pois päältä.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Napauta oikeasta yläkulmasta rataskuvaketta.
- Valitse Yleiset.
- Kytke Hyväksy kutsut automaattisesti -asetus joko päälle tai pois päältä.
Jos poistat tämän asetuksen käytöstä ja tiimin jäsen lähettää projektikutsun, saat Todoistissa ilmoituksen, joka kehottaa sinua hyväksymään tai hylkäämään sen manuaalisesti.
Jos haluat estää projektin jakamisen tiimisi ulkopuolisten kanssa, muuta henkilön rooli vieraaksi.
Tiimiprojektin käyttäminen
Tässä on joitakin yksinkertaisia mutta tehokkaita ominaisuuksia, jotka tekevät tiimiprojekteissa työskentelystä helppoa:
- Delegoi tehtäviä tiimisi jäsenille
- Määritä käyttöoikeudet kaikille projektissa oleville
- Luo rajoitettuja projekteja, kun sinun on työskenneltävä arkaluonteisten tehtävien parissa jonkun tiimisi jäsenen kanssa
- Lisää kommentteja ja tiedostoja tehtäviin, jotta palaute pysyy liikkeessä
Tiimiprojektien järjestäminen
Kuka tahansa Todoist-tiimissä voi järjestää tiimiprojektit aakkosjärjestykseen (A-Z) tai käänteisesti (Z-A), kun taas ylläpitäjillä on vaihtoehto järjestää projektit manuaalisesti.
Lajitellaksesi projektit, klikkaa projektien luettelon yläpuolella olevaa Järjestysmenu-valikkoa ja valitse Manuaalinen, A-Z tai Z-A. Näet, miten projektit on lajiteltu sekä tiimin hallintapaneelissa että sivupalkissa.
Tiimitehtävän delegoiminen
Delegoi uusi tiimitehtävä
- Klikkaa jaettua projektia sivupalkista.
- Klikkaa Lisää tehtävä.
- Syötä tehtävän nimi, plusmerkki ja henkilön nimi.
- Valitse henkilön nimi vastuuhenkilövalikosta.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa mikä tahansa jaettu projekti ja napauta lisäyspainiketta.
- Syötä tehtävän nimi, plusmerkki ja henkilön nimi.
- Valita henkilön nimi vastuuhenkilövalikosta.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa mikä tahansa jaettu projekti ja napauta lisäyspainiketta.
- Syötä tehtävän nimi, plusmerkki ja henkilön nimi.
- Valitse henkilön nimi vastuuhenkilövalikosta.
Delegoi nykyinen tiimitehtävä
- Klikkaa tiimiprojektissa olevaa tehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Klikkaa oikealta puolelta Vastuuhenkilö.
- Etsi tai valitse henkilön nimi vastuuhenkilövalikosta. Jos henkilö ei ole luettelossa, näet vaihtoehdon kutsua hänet tiimiprojektiin.
- Napauta tiimiprojektissa olevaa tehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta Vastuuhenkilö-painiketta.
- Valitse henkilön nimi vastuuhenkilövalikosta.
Voit myös delegoida tehtävän pikavalikon kautta.
- Napauta tiimiprojektissa olevaa tehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta Vastuuhenkilö-painiketta.
- Etsi tai valitse henkilön nimi vastuuhenkilövalikosta.
Delegoi kaksi tai useampi olemassa oleva tiimitehtävä
- Klikkaa jaettua projektia sivupalkista.
- Paina ja pidä Shift ⇧ -näppäintä painettuna, kun klikkaat tehtävää. Tämä valitsee kaikki tehtäväluettelon tehtävät ja tuo näkyviin monivalintatyökalun alareunaan.
- Klikkaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Delegoi... ja valitse henkilön nimi.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa tiimiprojekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Valitse tehtävät.
- Napauta tehtäviä, jotka haluat delegoida jollekin. Tämä näyttää monivalintatyökalupalkin alareunassa.
- Napauta monivalintatyökalupalkista kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Delegoi X tehtävää..., missä
Xon valittujen tehtävien määrä. - Napauta henkilön nimeä vastuuhenkilövalikosta.
Voit myös delegoida tehtävän pikavalikon kautta.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa tiimiprojekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Valitse tehtävät.
- Napauta tehtäviä, jotka haluat delegoida jollekin. Tämä näyttää monivalintatyökalupalkin alareunassa.
- Napauta monivalintatyökalupalkista kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Delegoi X tehtävää..., missä
Xon valittujen tehtävien määrä.
Tiimiprojektista lähteminen
- Etsi tiimiprojekti sivupalkista.
- Vie osoitin projektin päälle.
- Klikkaa projektin nimen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Lähde.
- Vahvista klikkaamalla Lähde.
- Napauta projektia, josta haluat lähteä.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Lähde.
Jäsenen poistaminen tiimiprojektista
- Klikkaa sivupalkista tiimiprojektia.
- Klikkaa oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Jaa.
- Klikkaa nimen vieressä olevaa roolivalikkoa.
- Klikkaa Poista projektista.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa tiimiprojekti.
- Napauta yläreunasta ryhmäkuvaketta.
- Etsi poistettava henkilö ja napauta poistokuvaketta hänen nimensä vieressä.
- Vahvista napauttamalla Poista yhteiskäyttäjä.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa tiimiprojekti.
- Napauta yläreunasta ryhmäkuvaketta.
- Etsi poistettava henkilö ja napauta poistokuvaketta hänen nimensä vieressä.
- Vahvista klikkaamalla OK.
Tiimiprojektin poistaminen
- Etsi sivupalkista poistettava tiimiprojekti.
- Klikkaa projektin nimen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Klikkaa Arkistoi. Vahvista klikkaamalla Arkistoi uudelleen.
- Klikkaa sivupalkista tiimisi nimeä.
- Klikkaa Aktiiviset projektit avataksesi Projektin tyyppi -valikon.
- Valitse Arkistoidut projektit ja avaa projekti.
- Klikkaa projektin nimen oikealla puolella olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista. Vahvista klikkaamalla uudelleen Poista.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa poistettava projekti sivupalkista.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Arkistoi. Vahvista napauttamalla sitä uudelleen.
- Palaa navigointiin napauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa vasemmanpuoleista nuolikuvaketta.
- Avaa tiimiisi.
- Napauta Aktiiviset projektit avataksesi Projektin tyyppi -valikon.
- Valitse Arkistoidut projektit ja avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista. Vahvista napauttamalla uudelleen Poista.
Ota yhteyttä
Jos sinulla on vaikeuksia yhteistyössä tiimisi kanssa, ota meihin yhteyttä. Me – Galina, Rikke, Sergio tai joku muu tiimijäsenistämme – olemme valmiita auttamaan ja saamaan työnne taas rullaamaan.