Tiimit tallentavat usein arkaluonteisia, yksityisiä, monimutkaisia tai vain omituisia tietoja Todoist-projekteihin. Jotta tietosi pysyvät turvassa ja perehdytys sujuu mutkattomasti, voit tiimin ylläpitäjänä hallita erilaisia suojausasetuksia. Tämä opas kertoo, miten voit linkittää tiimin verkkotunnuksia, ottaa käyttöön tiimin löytämisen uusille jäsenille ja rajoittaa ulkoisten vieraiden pääsyä tiimiisi.
TIimin verkkotunnuksen liittäminen
Tiimitunnus-vaihtoehto mahdollistaa ylläpitäjän liittää tiiminsä yrityssähköpostiosoitteen tunnuksen.
Kuvitellaan, että ylläpitäjän sähköpostiosoite on alex@todoist.com. Tiimitunnus olisi tällöin todoist.com. Tämän asetuksen ottaminen käyttöön on edellytys Tiimin löytäminen -asetuksen käyttämiselle.
Tiimitunnukset toimivat vain yksilöllisillä yrityssähköpostiverkkotunnuksilla. Jos olet rekisteröitynyt yleisellä sähköpostiosoitteella, kuten gmail.com, yahoo.com tai hotmail.com, ja haluat vaihtaa sen yrityssähköpostiisi, noudata näitä ohjeita.
Tiimitunnuksen vaihtaminen
Vaikka Todoist-tiimin luonut ylläpitäjä vaihtaisi tilinsä sähköpostiosoitteen, Tiimin löytäminen -ominaisuus toimii edelleen ylläpitäjän edellisellä sähköpostiverkkotunnuksella.
Jos alex@todoist.com muuttaa tilin sähköpostiosoitteensa muotoon alex@twist.com, Tiimin löytäminen on edelleen Alexin tiimijäsenten käytettävissä @todoist.com-verkkotunnuksella.
Tiimin löytämisen salliminen
Kun ylläpitäjä ottaa käyttöön Tiimin löytämisen, kuka tahansa samaa sähköpostitunnusta käyttävä henkilö voi löytää tiimin ja liittyä siihen automaattisesti. Todoistissa he näkevät Liity tiimiin -linkin sivupalkin alareunassa.
Tämä poistaa ylläpitäjien tarpeen lisätä jokainen uusi jäsen yksitellen, mikä säästää aikaa ja vähentää kasvaviin tiimeihin liittyvää hallinnollista taakkaa. Jatkaen edellä mainittua esimerkkiä, kuka tahansa, jonka sähköpostiosoite päättyy @todoist.com, voi liittyä automaattisesti Alex-ylläpitäjän tiimiin ja saada pääsyn siihen.
Ulkopuolisten vieraiden estäminen
Kun ylläpitäjä ottaa käyttöön Estä ulkoiset vieraat -vaihtoehdon, vieraita ei voi kutsua tiimiprojekteihin (saatavilla vain Business-suunnitelmassa).
Tämä on ratkaisevan tärkeä arkaluontoisten keskustelujen yksityisyyden säilyttämiseksi, immateriaalioikeuksien suojaamiseksi ja yritykseen mahdollisesti soveltuvien tietosuoja-asetusten noudattamisen varmistamiseksi.
Vianmääritys ja rajoitukset
- Tiimin ylläpitäjän sähköpostiosoite on vahvistettava, jotta Tiimin löytäminen voidaan ottaa käyttöön. Lue, miten voit vahvistaa sähköpostiosoitteesi.
- Jos tunnus on jo sidoksissa toiseen tiimiin, Tiimin löytäminen ei ole käytettävissä. Kiertotienä voit ottaa yhteyttä nykyisen tiimin ylläpitäjään ja tiedustella mahdollisuutta muuttaa se yrityksen laajuiseksi tiimiksi, jolloin eri osastot voivat käyttää kansioita projektien hallintaan.
Pyydä apua
Jos sinulla on ongelmia tiimin verkkotunnuksen määrittämisessä tai Tiimin löytämisen käytössä, ota meihin yhteyttä. Me – Dermot, Marco, Samara ja koko muu tiimimme – autamme sinua mielellämme!