Oletko lykännyt neljännesvuosittaisen myyntiraportin kirjoittamista tai ensi viikon kokeeseen kertaamista? Pilko suuret kokonaisuudet helpommin hallittaviin osiin alitehtävien avulla. Voit luoda, delegoida ja aikatauluttaa alitehtäviä Todoistissa, jolloin voit suunnitella tarkalleen, miten ja milloin saat työn valmiiksi. Tulet yllättymään siitä, miten nopeasti pystyt vähentämään stressiä ja saamaan asioita vihdoin aikaiseksi.
Alitehtävän lisääminen
Aloitetaan luomalla ensimmäinen alitehtäväsi:
- Klikkaa tehtävää, johon haluat lisätä alitehtävän. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Valitse Lisää alitehtävä.
- Kirjoita tehtävän nimi ja lisätiedot.
- Tallenna klikkaamalla Lisää tehtävä tai painamalla Enter.
Tehtävänäkymän kautta
- Napauta tehtävää avataksesi tehtävänäkymän.
- Napauta Lisää alitehtävä.
- Syötä tehtävän nimi ja kaikki tiedot, jotka haluat lisätä.
- Napauta lähetyspainiketta.
Dynaamisen lisäyspainikkeen käyttö
- Vedä dynaamista lisäyspainiketta tehtävän alapuolelle ja siirrä sitä hieman oikealle.
- Syötä tehtävän nimi ja kaikki tiedot, jotka haluat lisätä.
- Napauta lähetyspainiketta.
Tehtävänäkymän kautta
- Napauta tehtävää avataksesi tehtävänäkymän.
- Napauta Lisää alitehtävä.
- Syötä tehtävän nimi ja kaikki tiedot, jotka haluat lisätä.
- Napauta lähetyspainiketta.
Dynaamisen lisäyspainikkeen käyttö
- Vedä dynaamista lisäyspainiketta tehtävän alapuolelle ja siirrä sitä hieman oikealle.
- Syötä tehtävän nimi ja kaikki tiedot, jotka haluat lisätä.
- Napauta lähetyspainiketta.
Alitehtävän muokkaaminen
Joskus alitehtävään on lisättävä tietoa tai muutettava yksityiskohtia, etenkin jos työskentelet muiden kanssa. Näin voit muokata alitehtävää:
- Klikkaa päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Klikkaa alitehtävän nimen vieressä olevaa tehtävän muokkauskuvaketta.
- Tee tarvittavat muutokset tehtävään.
- Vahvista klikkaamalla Tallenna.
- Napauta päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta alitehtävää.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Muokkaa tehtävää.
- Tee tarvittavat muutokset tehtävään.
- Vahvista napauttamalla valintamerkkikuvaketta.
- Napauta päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta alitehtävää.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Muokkaa tehtävää.
- Tee tarvittavat muutokset tehtävään.
- Vahvista napauttamalla Tallenna.
Alitehtävän linkin kopioiminen
Voit kopioida linkin alitehtävään omaa käyttöäsi varten tai jakaa sen yhteistyökumppanille. Näin kopioit alitehtävän linkin:
- Klikkaa alitehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Klikkaa oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Kopioi linkki tehtävään.
Alitehtävän linkki kopioidaan leikepöydällesi automaattisesti.
- Napauta alitehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Kopioi linkki tehtävään.
Alitehtävän linkki kopioidaan leikepöydällesi automaattisesti.
- Napauta alitehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Kopioi linkki tehtävään.
Alitehtävän linkki kopioidaan leikepöydällesi automaattisesti.
Alitehtävän monistaminen
Jos useampi henkilö työskentelee saman alitehtävän parissa, voit monistaa alitehtävän nopeasti välttyäksesi kirjoittamasta jokaista kopiota puhtaalta pöydältä. Kopioihin eivät kuitenkaan siirry alkuperäisen tehtävän kommentit, liitteet tai mukautetut muistutukset. Jos haluat säilyttää tärkeitä tietoja, lisää ne tehtävän kuvaukseen ennen monistamista.
- Klikkaa päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Klikkaa osion oikealla puolella olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Monista.
Kopio näkyy luettelossa alkuperäisen alitehtävän alapuolella.
Monista useampi alitehtävä
Jos haluat monistaa useampia alitehtäviä, pidä Shift ⇧ -näppäintä painettuna samalla, kun klikkaat luettelon ensimmäistä ja viimeistä alitehtävää. Tämä valitsee kaikki luettelon välissä olevat tehtävät ja tuo näkyviin monivalintatyökalupalkin näytön alareunaan. Klikkaa kolmen pisteen kuvaketta ja valitse Monista.
- Napauta alitehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Monista tehtävä.
Kopio näkyy luettelossa alkuperäisen alitehtävän alapuolella.
Monista useampi alitehtävä
- Tarkista, käyttääkö projekti luetteloasettelua.
- Valitse alitehtävä pyyhkäisemällä sitä oikealle.
- Napauta muita alitehtäviä sen alapuolella. Tämä valitse kaikki alitehtävät ja näyttää monivalintatyökalurivin alareunassa.
- Napauta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Monista X tehtävää, jossa
Xon valittujen tehtävien määrä.
- Napauta alitehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Monista tehtävä.
Kopio näkyy luettelossa alkuperäisen alitehtävän alapuolella.
Monista useampi alitehtävä
- Tarkista, käyttääkö projekti luetteloasettelua.
- Valitse alitehtävä pyyhkäisemällä sitä oikealle.
- Napauta muita sen alla olevia alitehtäviä. Tämä valitsee kaikki alitehtävät ja tuo näkyviin monivalintatyökalupalkin näytön alareunaan.
- Napauta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Monista X tehtävää, jossa
Xon valittujen tehtävien määrä.
Nykyisen tehtävän muuttaminen alitehtäväksi
Vetämällä alitehtävää
- Vie osoitin tehtävän päälle.
- Klikkaa ja pidä painettuna tehtävän vieressä olevaa siirtokuvaketta.
- Muuta alitehtävän tasoa vetämällä sitä vasemmalta oikealle.
Pikanäppäimillä
- Avaa projekti ja tarkista, onko se luetteloasettelussa.
- Käytä J- tai K-näppäintä tai nuolia ylös ↑ ja alas ↓ valitaksesi tehtävän.
- Suurenna sisennystä ja muuta tehtävä alitehtäväksi painamalla Control ⌃ + sulkeva hakasulje ].
- Kosketa ja pidä tehtävää painettuna.
- Säädä alitehtävän tasoa vetämällä sitä vasemmalta oikealle.
Todoist tukee neljää eri sisennystasoa. Esimerkiksi tavallinen alitehtävä on tasolla 1, kun taas alitehtävän alitehtävän alitehtävän alitehtävä on tasolla 4.
Et voi muuttaa tehtävän sisennystä tehtävänäkymässä tai silloin, kun projektissa on käytössä järjestely. Voit kuitenkin järjestää alitehtävät uudelleen vetämällä niitä manuaalisesti tehtävänäkymässä.
Alitehtävän muuttaminen päätehtäväksi
Vetämällä alitehtävää
- Vie osoitin alitehtävän päälle.
- Klikkaa ja pidä painettuna tehtävän vieressä olevaa siirtokuvaketta.
- Vedä alitehtävä päätehtävän ylä- tai alapuolelle ja tehtäväluettelon vasemmalle puolelle.
Pikanäppäimillä
- Avaa projekti ja tarkista, onko se luetteloasettelussa.
- Käytä J- tai K-näppäintä tai nuolia ylös ↑ ja alas ↓ valitaksesi alitehtävän.
- Pienennä sisennystä ja muuta tehtävä päätehtäväksi painamalla Control ⌃ + avaava hakasulje ].
Siirrä samaan projektiin
- Avaa Päätehtävä.
- Klikkaa alitehtävän vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Klikkaa Siirrä… ja valitse tehtävän oma projekti.
Alitehtävä siirtyy pois päätehtävästä ja ilmestyy luettelon alareunaan.
- Kosketa ja pidä tehtävää painettuna.
- Säädä alitehtävän tasoa vetämällä sitä vasemmalta oikealle.
Suoritettujen alitehtävien tarkasteleminen
Näet tehtävän suoritetut alitehtävät tehtävänäkymässä. Avaa tehtävänäkymä klikkaamalla päätehtävää ja valitse Näytä suoritetut.
- Napauta päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Näytä suoritetut alitehtävät.
- Napauta päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Näytä suoritetut alitehtävät.
Alitehtävän merkitseminen suorittamattomaksi
Jos olet vahingossa suorittanut alitehtävän, voit perua sen ja tuoda sen takaisin tehtäväluetteloon seuraavasti:
- Klikkaa päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Klikkaa Näytä suoritetut. Suoritettujen alitehtävien luettelo tulee näkyviin.
- Klikkaa suoritetun alitehtävän vieressä olevaa valintamerkkiä.
- Napauta päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Näytä suoritetut alitehtävät.
- Napauta suoritetun alitehtävän vieressä olevaa valintamerkkiä.
- Napauta päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Näytä suoritetut alitehtävät.
- Napauta suoritetun alitehtävän vieressä olevaa valintamerkkiä.
Alitehtävän poistaminen
Jos et enää tarvitse alitehtävää, voit poistaa sen päätason tehtävän luettelosta. Huomaathan, että poistettua tehtävää ei voi enää palauttaa.
- Klikkaa päätehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Klikkaa osion oikealla puolella olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista.
Poista useampi alitehtävä
Jos haluat poistaa useampia alitehtäviä, pidä Shift ⇧ -näppäintä painettuna samalla, kun klikkaat luettelon ensimmäistä ja viimeistä alitehtävää. Tämä valitsee kaikki luettelon välissä olevat tehtävät ja tuo näkyviin monivalintatyökalupalkin näytön alareunaan. Klikkaa kolmen pisteen kuvaketta ja valitse Poista.
- Napauta alitehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista tehtävä.
Poista useampi alitehtävä
- Tarkista, käyttääkö projekti luetteloasettelua.
- Valitse alitehtävä pyyhkäisemällä sitä oikealle.
- Napauta muita alitehtäviä sen alapuolella. Tämä valitse kaikki alitehtävät ja näyttää monivalintatyökalurivin alareunassa.
- Napauta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista X tehtävää, jossa
Xon valittujen tehtävien määrä.
- Napauta alitehtävää. Tämä avaa tehtävänäkymän.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista tehtävä.
Poista useampi alitehtävä
- Tarkista, käyttääkö projekti luetteloasettelua.
- Valitse alitehtävä pyyhkäisemällä sitä oikealle.
- Napauta muita alitehtäviä sen alapuolella. Tämä valitse kaikki alitehtävät ja näyttää monivalintatyökalurivin alareunassa.
- Napauta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista X tehtävää, jossa
Xon valittujen tehtävien määrä.
Parhaat käytännöt alitehtäville
Alitehtävät voivat muuttaa suuret ja uuvuttavat kokonaisuudet helposti hallittaviksi osiksi. Olemme koonneet parhaita käytäntöjä, joiden avulla saat alitehtävistä kaiken irti Todoistissa:
Ajattele alitehtäviä vaiheina päätehtävän suorittamiseksi
Jos tavoitteenasi on saada valmiiksi neljännesvuosittainen myyntiraportti, luo alitehtävä jokaiselle raportin osalle: johdanto, datan esittely, tulkinta ja jatkotoimenpiteet.
Delegoi alitehtäviä muille
Jos teet yhteistyötä muiden kanssa suuren tehtävän parissa, voit luoda alitehtäviä, jotka kuvaavat kunkin henkilön ydintehtävää tai painopistettä. Delegoi alitehtävä sitten vastaavalle henkilölle, jotta jokainen tietää tarkalleen, mitä hänen kuuluu tehdä.
Aseta muistutuksia alitehtäville
Varmista, että kaikki pysyvät ajan tasalla määräajoistaan luomalla ja asettamalla muille mukautettuja muistutuksia. Näin mikään ei jää huomaamatta, varsinkin kun määräajat lähestyvät!
Lisää päivämäärät kaikkiin alitehtäviin
Aseta jokaiselle alitehtävälle oma päivämäärä siten, että ne valmistuvat ennen raportin lopullista palautuspäivää. Jos olet päivittänyt maksulliseen tilaussuunnitelmaan, voit käyttää kalenteriasettelun viikko- tai kuukausinäkymiä tarkistaaksesi alitehtävien eräpäivät ja nähdäksesi, kuinka kauan kunkin alitehtävän suorittaminen vie.
Huomioi alitehtävien järjestys
Todoist ei säilytä alkuperäistä alitehtävien järjestystä, kun suoritat toistuvan päätehtävän ja sen alitehtävät nollautuvat, tai kun merkitset alitehtävän suoritetuksi ja palautat sen sitten suorittamattomaksi. Voit järjestää alitehtävät manuaalisesti vetämällä ne takaisin oikeille paikoilleen.
Ota yhteyttä
Jos sinulla on vaikeuksia alitehtävien luomisessa tai tavallisten tehtävien muuttamisessa alitehtäviksi (tai päinvastoin), ota meihin yhteyttä. Me – Stacey, Sergio, Rachel tai kuka tahansa muu tiimiläisistämme – varmistamme, että pääset taas vauhtiin.