Yhdysvaltain presidentti Dwight D. Eisenhowerin käyttämässä Eisenhowerin matriisimenetelmässä tehtävät arvioidaan kiireellisyys- ja tärkeysasteen mukaisesti: tärkeä/epäolennainen ja kiireellinen/ei kiireellinen.
Tämä menetelmä visualisoi tehtävät Eisenhowerin päätösmatriisissa (tunnetaan myös nimellä Eisenhowerin laatikko). Vaakasuuntainen X-akseli edustaa kiireellisyyttä, vasemmalla puolella on kaikkein kiireellisin ja oikealla puolella vähiten kiireellisin. Pystysuuntainen Y-akseli edustaa tärkeyttä, vähiten tärkeimmät ovat alhaalla, kun taas tärkeimmät ovat ylhäällä. Tulos on neljä kvadranttia: Kiireellinen ja tärkeä, kiireellinen mutta epäolennainen, tärkeä mutta ei kiireellinen ja epäolennainen eikä kiireellinen. Voit sijoittaa kaikki tehtäväsi ruutuihin, jolloin saat selkeän käsityksen siitä, todella on tehtävä nyt ja mitä voi (ja pitäisi) odottaa.
Eisenhowerin matriisin työnkulun määrittäminen Todoistissa hyödyntäen tunnisteita
- Luo kaksi tunnistetta: @tärkeä ja @kiireellinen.
- Luo neljä suodatinta:
- Kiireellinen & Tärkeä suodatinkyselyllä: @kiireellinen & @tärkeä
- Tärkeä & Ei kiireellinen suodatinkyselyllä: @tärkeä & !@kiireellinen
- Kiireellinen & Epäolennainen suodatinkyselyllä: @kiireellinen & !@tärkeä
- Epäolennainen & Ei kiireellinen suodatinkyselyllä: !@tärkeä & !@kiireellinen
- Lisää sopivat tunnisteet jokaiseen uuteen tehtävään:
- Lisää @kiireellinen & @tärkeä tehtäviin, jotka on tehtävä välittömästi ja henkilökohtaisesti
- Lisää @tärkeä tehtäviin, joissa on päivämäärä tai määräaika ja sinun on tehtävä henkilökohtaisesti
- Lisää @kiireellinen tehtäviin, jotka voidaan delegoida
- Älä lisää kumpaakaan tunnistetta tehtäviin, jotka voidaan hylätä
- Suorita ensin tärkeät ja kiireelliset tehtävät. Lisää tietty päivämäärä kaikille tärkeille, mutta ei kiireellisille tehtävillesi. Delegoi mahdollisimman monta epäolennaista mutta kiireellistä tehtävää. Sekä epäolennaiset ei kiireelliset tehtävät pitäisi tehdä viimeisenä (tai ei ollenkaan).
Eisenhowerin matriisin työnkulun määrittäminen Todoistissa hyödyntäen prioriteetteja
- Luo neljä suodatinta:
- Kiireellinen & Tärkeä suodatinkyselyllä: P1
- Tärkeä E& Ei kiireellinen suodatinkyselyllä: P2
- Kiireellinen & Epäolennainen suodatinkyselyllä: P3
- Epäolennainen & Ei kiireellinen suodatinkyselyllä: P4
- Lisää sopivat prioriteetit jokaiseen uuteen tehtävään:
- Lisää P1 tehtäviin, jotka on tehtävä välittömästi ja henkilökohtaisesti
- Lisää P2 tehtäviin, joissa on päivämäärä tai määräaika ja sinun on tehtävä henkilökohtaisesti
- Lisää P3 tehtäviin, jotka voidaan delegoida
- Lisää P4 tehtäviin, jotka voidaan hylätä
- Suorita ensin P1-tehtävät. Lisää tietty päivämäärä kaikkiin P2-tehtäviin. Delegoi mahdollisimman monta P3-tehtävää. P4-tehtävät pitäisi tehdä viimeisenä (tai ei lainkaan).
Lisätietoja
Jos haluat syventää tietämystäsi siitä, miten parhaiten valita tärkeimmät tehtävät ja priorisoida loput, tutustu Eisenhowerin matriisi -tuottavuusoppaaseemme.