Näkymät näyttää automaattisesti, miten projekteillasi menee todellisen työsi perusteella, ilman tilannekatsauksia tai manuaalisia päivityksiä. Se on saatavilla Pro- ja Business-suunnitelmissa, ja se antaa selkeän näkymän siitä, kuinka paljon työtä on tehty ja mitä on vielä jäljellä.
Näet projektien edistymisen ilman taulukkolaskentaohjelmien pyörittämistä tai jatkuvaa päivitysten pyytämistä. Sinulla on täysi näkyvyys siihen, mikä liikkuu eteenpäin, mikä vaatii huomiota ja mihin keskittyä seuraavaksi.
Näin käytät Näkymiä
Pro-suunnitelmassa Näkymät on käytettävissä projekteissasi. Business-suunnitelmassa ylläpitäjät ja jäsenet voivat tarkastella tietoja, mutta vierailijoilla ei ole pääsyä niihin.
- Avaa projekti.
- Napauta Näkymät.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeassa yläkulmassa kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Näkymät.
Mitä näet Näkymissä
Näkymät koostuu widgeteistä. Jokainen widget korostaa projektisi eri osa-aluetta: Tila, Vaarassa, Edistyminen, Suoritettu ja Delegoidut. Tila- ja Delegoidut-widgetit ovat saatavilla Business-suunnitelmassa.
Tila
Saatavilla Business-suunnitelmassa, projektin tila näyttää yhdellä silmäyksellä, miten projektisi voi, ilman manuaalisia päivityksiä. Todoist laskee sen automaattisesti muutaman indikaattorin perusteella:
- Tehtävien suoritukset, erääntyneet kohteet ja yleinen edistyminen
- Kuinka usein tehtäviä lykätään
- Projektin kuvaus, jos olet lisännyt sellaisen
- Osioiden kuvaukset, jos olet lisännyt niitä
Näet yhden seuraavista tiloista:
- Erinomainen – Tehtävät valmistuvat etuajassa ja tiimisi etenee tasaisesti.
- Hyvällä mallilla – Työ etenee sujuvasti ilman merkittäviä viivästyksiä.
- Vaarassa – Jotkin tehtävät saattavat olla pysähdyksissä tai lähellä määräaikojaan.
- Kriittinen – Useat erääntyneet tehtävät tai merkittävät viivästykset hidastavat vauhtia.
- Vireillä – Todoist kerää edelleen riittävästi aktiivisuusdataa tilaindikaattorin luomiseksi.
Tilan lisäksi näet lyhyen selityksen siitä, miksi projekti päätyi kyseiseen tilaan.
Projektin tila päivittyy automaattisesti kerran päivässä tiimisi työskennellessä. Voit myös päivittää sen manuaalisesti klikkaamalla "Päivitetty ... sitten".
Vaarassa
Vaarassa-widgetti korostaa mahdollisia varoitusmerkkejä projektin sisällä. Se nostaa esiin indikaattoreita, jotka viittaavat siihen, että edistyminen saattaa hidastua tai että projekti voi jäädä jälkeen aikataulusta.
Meneillään
Näe yhdellä silmäyksellä, kuinka suuri osa projektistasi on valmis. Edistymispalkki täyttyy sitä mukaa, kun tehtäviä merkitään tehdyksi.
Edistyminen lasketaan projektisi kaikkien tehtävien kokonaismäärän perusteella. Kun tehtäviä valmistuu, edistymispalkki täyttyy ja näyttää, kuinka suuri osa työstä on valmis. Näet myös erittelyn valmiista ja avoimista tehtävistä.
Todoist päivittää edistymisen reaaliajassa. Jos olet lisännyt paljon uusia tehtäviä viime aikoina, edistymispalkki saattaa näyttää juuttuneelta tai jopa liikkua taaksepäin, vaikka olet suorittanut työn. Tämä on normaalia, se tarkoittaa vain sitä, että projektisi laajuus on kasvanut.
Suoritetut tehtävät
Seuraa onnistumisiasi ajan mittaan näkymällä, joka näyttää äskettäin suoritetut tehtävät. On yllättävän motivoivaa nähdä kaikki, mitä olet jo saanut aikaiseksi.
Delegoidut tehtävät
Saatavilla Business-suunnitelmassa, Delegoidut-widget antaa sinun nähdä, kuka työskentelee minkäkin parissa, ja huomata, jos jonkun työtaakka on muodostumassa liian raskaaksi.
Voit tarkastella seuraavia tietoja:
- Kuinka monta aktiivista tehtävää kullakin henkilöllä on
- Ketkä henkilöt eivät ole saaneet tehtäviä vastuulleen
- Työkuorman tasapaino yhdellä silmäyksellä
Tarkastele kaikkien projektien Näkymiä
Työtilan yleiskatsaus näyttää, miten projekteillasi menee yhdessä paikassa. Kun jokin herättää huomiosi, voit siirtyä suoraan kyseisen projektin tietoihin nähdäksesi sen täydelliset Näkymät-tiedot.
Mistä löydät sen, riippuu suunnitelmastasi:
- Pro: Klikkaa Omat projektit sivupalkista nähdäksesi Suoritetut, Avoimet ja Edistymisen projekteillesi.
- Business: Klikkaa tiimisi nimeä sivupalkista nähdäksesi kaikkien tiimiprojektienne täydelliset tila- ja edistymisindikaattorit.
Parhaat käytännöt Näkymät-toiminnolle
Näkymät toimii parhaiten, kun projekteillesi on luotu selkeät raamit:
Aseta väli- ja päätavoitteet
Määritä projektin väli- ja päätavoitteet ja lisää ne Todoist-tehtävinä, joilla on korkea prioriteetti ja selkeät määräajat. Toinen vaihtoehto on luoda osioita, merkitä ne välitavoitteiksi ja lisätä niihin liittyvät tehtävät kunkin välitavoitteen alle.
Aseta realistiset päivämäärät ja määräajat
Lisää tehtäviin kohtuulliset päivämäärät ja määräajat, jotta kaikki tiimissä tietävät, milloin työ on tehtävä.
Suorita tehtävät säännöllisesti
Mitä johdonmukaisemmin tiimisi merkitsee suoritetun työn tehdyksi, sitä tarkemmaksi edistymisen seuranta tulee.
Delegoi tehtävät heti
Jos teet yhteistyötä muiden kanssa, tehtävien delegoiminen auttaa kaikkia näkemään, kuka on vastuussa mistäkin, ja estää työn unohtumisen. Jos olet asettanut projektiin väli- tai päätavoitteita, delegoi ne henkilöille, jotka vastaavat tiimin edistymisestä.
Priorisoi kiireelliset tehtävät
Nosta tärkeimpien tehtäviesi prioriteettia, jotta ne saavat tarvitsemansa huomion. Suuressa projektissa voit lajitella tai ryhmitellä tehtäviä prioriteetin mukaan, mikä selventää mikä on kriittisintä.
Yhteistyötä konteksti ja selkeys edellä
Määritä työn laajuus suoraan tehtävän kuvauksessa tai lisäämällä kommentti. Tehtäväkommentit ovat loistava tapa pitää viestintä selkeänä ja keskitettynä, sillä voit helposti jakaa tiedostoja ja merkitä tiimiläisiä suoraan.
Tämä järjestely auttaa sinua seuraamaan keskeisiä tuloksia, linjaamaan tiimisi ja tunnistamaan esteet varhain lisäämättä monimutkaisuutta.
Ota yhteyttä
Jos sinulla on kysyttävää tai palautetta Näkymät-toiminnosta, täytä tämä lomake lähettääksesi palautteesi suoraan tuotetiimille. Jos sinulla on ongelmia tietyn näkymän kanssa, ota meihin yhteyttä.