Projektinäkymät kertoo automaattisesti projektiesi edistymisen tiimisi todelliseen työhön pohjautuen, jolloin et tarvitse erillisiä tilannepalavereja tai manuaalisia päivityksiä.
Näe, miten projektisi etenevät ilman laskentataulukoiden kanssa säätämistä tai päivitysten perässä juoksemista. Sinulla ja tiimilläsi on täysi näkyvyys siihen, mikä etenee, mikä vaatii huomiota ja mihin keskittyä seuraavaksi.
Aloittaminen
Projektinäkymät ovat saatavilla Business-suunnitelmassa (vain Todoistin verkko- ja työpöytäsovelluksissa). Tiimin ylläpitäjät ja jäsenet voivat tarkastella näkymiä, mutta vieraat eivät pääse niihin käsiksi.
Kun avaat tiimiprojektin, löydät Näkymät-painikkeen oikeasta yläkulmasta.
Tila
Projektin tila näyttää yhdellä silmäyksellä, miten projektisi edistyy, ilman manuaalisia päivityksiä. Todoist laskee tilan automaattisesti tiimisi luonnollisten työskentelymallien perusteella: tehtävien valmistumiset, erääntyneet tehtävät ja yleinen vauhti. Näet jonkin seuraavista tiloista:
- Erinomainen – Tehtävät valmistuvat etuajassa ja tiimisi etenee tasaisesti.
- Hyvällä mallilla – Työ etenee sujuvasti ilman merkittäviä viivästyksiä.
- Vaarassa – Jotkin tehtävät saattavat olla pysähdyksissä tai lähellä määräaikojaan.
- Kriittinen - Useat erääntyneet tehtävät tai merkittävät viivästykset hidastavat vauhtia.
- Vireillä - Todoist kerää edelleen riittävästi aktiivisuusdataa tilasignaalin luomiseksi.
Projektin tila päivittyy automaattisesti kerran päivässä tiimisi työskennellessä. Voit myös päivittää sen manuaalisesti klikkaamalla ”Päivitetty ... sitten”. Sulje ja avaa uudelleen Näkymät-paneeli nähdäksesi päivitetyt tiedot.
Edistymisen seuranta
Näe yhdellä silmäyksellä, kuinka suuri osa projektistasi on valmis. Edistymispalkki täyttyy sitä mukaa, kun tehtäviä merkitään tehdyksi.
Edistyminen lasketaan projektisi kaikkien tehtävien kokonaismäärän perusteella. Kun tehtäviä valmistuu, edistymispalkki täyttyy ja näyttää, kuinka suuri osa työstä on valmis. Näet myös erittelyn valmiista ja avoimista tehtävistä.
Todoist päivittää edistymisen reaaliaikaisesti. Jos olet äskettäin lisännyt paljon uusia tehtäviä, edistymispalkki saattaa näyttää jumittuneelta tai jopa liikkua taaksepäin, vaikka olisit saanut töitä valmiiksi. Tämä on normaalia, ja se tarkoittaa vain, että projektisi laajuus on kasvanut. Klikkaamalla tehtävien määrää näet nopeasti, mitkä tehtävät ovat valmiita tai vielä kesken.
Suoritetut tehtävät
Seuraa onnistumisiasi ajan mittaan näkymällä, joka näyttää äskettäin suoritetut tehtävät. On yllättävän motivoivaa nähdä kaikki, mitä olet jo saanut aikaiseksi.
Tehtävien toimeksiannot
Jos työskentelet tiimissä, voit nähdä kuka työskentelee minkäkin parissa ja havaita, jos jonkun työmäärä kasvaa suureksi.
Tarkastele näkymiä kaikissa projekteissa
Työtilasi yleisnäkymä näyttää kaikkien tiimiprojektiesi tilan ja edistymisen yhdessä paikassa. Klikkaa työtilasi nimeä sivupalkissa nähdäksesi yhteenvedon kaikkien niiden projektien tilanteesta, joihin olet liittynyt. Kun jokin kiinnittää huomiosi, klikkaa sitä nähdäksesi kyseisen projektin koko tilannekatsauksen.
Parhaat käytännöt Projektinäkymiin
Projektinäkymät toimii parhaiten, kun tiimilläsi on vahva viitekehys:
Aseta väli- ja päätavoitteet
Määrittele projektin väli- ja päätavoitteet, ja lisää ne Todoist-tehtävinä korkealla prioriteetilla 🔴 ja selkeillä määräajoilla. Toinen lähestymistapa on luoda osioita, merkitä ne välitavoitteiksi ja lisätä niihin liittyvät tehtävät kunkin välitavoitteen alle.
Aseta realistiset päivämäärät ja määräajat
Lisää tehtäviin kohtuulliset päivämäärät ja määräajat, jotta kaikki tiimissä tietävät, milloin työ on tehtävä.
Suorita tehtävät säännöllisesti
Mitä johdonmukaisemmin tiimisi merkitsee suoritetun työn tehdyksi, sitä tarkemmaksi edistymisen seuranta tulee.
Delegoi tehtävät heti
Jos teet yhteistyötä muiden kanssa, tehtävien delegoiminen auttaa kaikkia näkemään, kuka on vastuussa mistäkin, ja estää työn unohtumisen. Jos olet asettanut projektiin väli- tai päätavoitteita, delegoi ne henkilöille, jotka vastaavat tiimin edistymisestä.
Priorisoi kiireelliset tehtävät
Nosta kiireellisimpien tehtäviesi prioriteettia, jotta ne saavat ansaitsemansa huomion. Suuressa projektissa voit lajitella tai ryhmitellä tehtäviä prioriteetin mukaan saadaksesi selkeämmän kuvan siitä, mikä on kriittisintä.
Yhteistyötä konteksti ja selkeys edellä
Määrittele työn laajuus suoraan tehtävänkuvauksessa tai lisäämällä kommentti. Tehtäväkommentit ovat erinomainen tapa pitää viestintä selkeänä ja keskitettynä; voit helposti jakaa tiedostoja ja merkitä tiimijäseniä suoraan niihin.
Tämä järjestely auttaa sinua seuraamaan keskeisiä tuloksia, linjaamaan tiimisi ja tunnistamaan esteet varhain lisäämättä monimutkaisuutta.
Ota yhteyttä
Jos sinulla on kysymyksiä tai palautetta Projektinäkymistä, täytä tämä lomake (vain englanniksi) lähettääksesi palautteesi suoraan tuotetiimille. Jos sinulla on ongelmia tietyn näkymän kanssa, ota meihin yhteyttä. Me – Carol, Stacey, Sergio ja koko tiimimme – autamme mielellämme!