Todoist-projektit pitävät kaikki tehtäväsi järjestyksessä, jotta voit saavuttaa tavoitteesi, olivatpa ne suuria tai pieniä. Jos suunnittelet kolmen päivän matkaa, seuraat markkinointikampanjaa tai pidät luetteloa luettavista kirjoista, projektit tarjoavat dedikoidun tilan keskittymiselle. Ryhmittelemällä toisiinsa liittyvät tehtävät yhteen voit selkeyttää ja ottaa haltuun päivittäisen tuottavuutesi.
Tunnista projektityypit
Ennen kuin aloitat projektien lisäämisen, on hyödyllistä ymmärtää kaksi ympäristöä, joissa projektisi voivat sijaita. Tämä varmistaa, että tehtäväsi ovat näkyvissä oikeille ihmisille ja pysyvät järjestyksessä oikeassa paikassa.
| Omat projektit | Tiimiprojektit | |
|---|---|---|
| Ensisijainen käyttötarkoitus | Henkilökohtaiset tehtävät tai yksityinen työ | Yhteistyö tiimijäsenten kanssa |
| Omistajuus | Tilin omistaja | Tiimin ylläpitäjä |
| Näkyvyys | Tilin omistaja | Kaikki ylläpitäjät ja jäsenet voivat selailla, esikatsella ja liittyä mihin tahansa näkyvään tiimiprojektiin. Vieraat voivat käyttää vain projekteja, joihin heidät on kutsuttu. |
| Ulkopuolisten kanssa työskentely | Jaa henkilökohtainen projektisi ystävien ja perheen kanssa | Jaa tiimiprojekti vieraan kanssa |
| Projektin jakaminen vain katselutilassa | Julkiset projektit | Julkiset projektit |
| Projektin näkyvyyden rajoittaminen | Rajoitettu oletuksena | Rajoitetut projektit |
Projektin luominen
Kaikki suuret saavutukset alkavat yhdestä projektista. Voit luoda projektin tiettyjä tehtäviä varten ja jopa muokata sitä väreillä, jotta se erottuu sivupalkissa. Aloitetaan luomalla ensimmäinen projektisi:
- Klikkaa pluskuvaketta joko Omat projektit -kohdan tai tiimiprojektien vieressä.
- Valitse Lisää projekti.
- Anna projektille nimi ja valitse sen väri ja haluamasi asettelu.
- Vahvista klikkaamalla Lisää.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Napauta pluskuvaketta Omat projektit -kohdan tai tiimiprojektien vieressä.
- Valitse Lisää projekti.
- Anna projektille nimi ja valitse sen väri ja haluamasi asettelu.
- Vahvista napauttamalla oikeasta yläkulmasta Valmis.
Projektin muokkaaminen
Projektit kasvavat ja muuttuvat ajan myötä. Haluatpa sitten värikoodata tiimiprojekteja tai tiimijäsenesi keksi entistäkin paremman projektin nimen, tässä kerrotaan, miten voit tehdä nämä muutokset projektiisi:
Muuta projektin nimeä
- Klikkaa projektin nimen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse valikosta Muokkaa.
- Anna projektin uusi nimi.
- Klikkaa Tallenna.
Muuta projektin väriä
- Klikkaa projektin nimen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Muokkaa.
- Valitse haluamasi väri projektillesi värivalikosta.
- Klikkaa Tallenna.
Muuta projektin nimeä
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Pyyhkäise projektin nimeä vasemmalle.
- Napauta kynäkuvaketta.
- Kirjoita projektin uusi nimi Nimi-kenttään.
- Vahvista napauttamalla Valmis.
Muuta projektin väriä
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Pyyhkäise projektin nimeä vasemmalle.
- Napauta kynäkuvaketta.
- Napauta Väri ja valitse projektin väri.
Muuta projektin nimeä
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Vieritä projektiluetteloa alaspäin ja napauta Hallitse projekteja.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Muokkaa.
- Kirjoita projektin uusi nimi Nimi-kenttään.
- Tallenna muutokset napauttamalla oikeasta yläkulmasta valintamerkkikuvaketta.
Muuta projektin väriä
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Vieritä projektiluetteloa alaspäin ja napauta Hallitse projekteja.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Muokkaa.
- Valitse projektin väri.
- Tallenna muutokset napauttamalla oikeasta yläkulmasta valintamerkkikuvaketta.
Linkin kopioiminen projektiin
Joskus saatat haluta kopioida linkin projektiin, jotta voit jakaa sen muiden kanssa. Näin saat napattua talteen projektisi yksilöllisen linkin:
- Klikkaa sivupalkista projektia.
- Klikkaa yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Kopioi linkki projektiin.
Projektilinkki kopioidaan leikepöydällesi automaattisesti.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Kopioi linkki projektiin.
Projektilinkki kopioidaan leikepöydällesi automaattisesti.
- Napauta sivupalkista projektia.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Kopioi linkki projektiin.
Projektilinkki kopioidaan leikepöydällesi automaattisesti.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Kopioi linkki projektiin.
Projektilinkki kopioidaan leikepöydällesi automaattisesti.
Projektin monistaminen
Jos huomaat kopioivasi tai jakavasi samoja tehtäväluetteloita eri ihmisille, voit säästää aikaa ja vaivaa monistamalla projektin. Voit monistaa vain yhden projektin kerrallaan.
- Klikkaa projektin nimen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Monista.
- Avaa monistettu projekti sivupalkista. Projekti on nimetty Projektin {projektinimi} kopio.
- Muuta projektin nimi.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Monista. Näet vahvistusilmoituksen näytön alareunassa.
- Napauta Näytä avataksesi monistetun projektin.
- Napauta alareunasta valikkokuvaketta.
- Avaa projekti ja napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Monista. Näet vahvistusilmoituksen näytön alareunassa.
- Napauta Näytä avataksesi monistetun projektin.
Kun monistat projektin, Todoist luo nopeasti kopion tästä projektista. Monistettu projekti on nimetty Projektin [projektin nimi] kopio, jotta voit erottaa sen alkuperäisestä projektista. Voit helposti muuttaa monistetun projektin nimen milloin tahansa.
Tässä on, mitä sisältyy ja mitä ei sisälly, kun monistat projektin:
| SISÄLTYY | EI SISÄLLY |
|---|---|
| Projektin nimi ja väri | Tehtävämuistutukset |
| Valittu näkymä | Suoritetut tehtävät ja arkistoidut osiot |
| Valitut lajittelu-, ryhmittely- tai suodatusvaihtoehdot | Projekti- ja tehtäväkommentit |
| Aktiiviset osiot, tehtävät ja alitehtävät (määräpäivineen, prioriteetteineen ja tunnisteineen) | Suosikit. Lisää projekti suosikiksi. |
| Jakamisasetukset: monistettu projekti on oletusarvoisesti yksityinen. Voit jakaa sen myöhemmin. | |
| Aliprojektit: voit monistaa ne yksittäin samalla tavalla kuin pääprojektit. |
Projektin jakaminen
Tuottavuus on usein tiimilaji. Voit kutsua ihmisiä mihin tahansa projektiin delegoidaksesi tehtäviä ja pysyäksenne ajan tasalla edistymisestä yhdessä.
- Klikkaa sivupalkista projektia.
- Klikkaa oikeasta yläkulmasta Jaa.
- Syötä henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jonka haluat kutsua projektiin.
- Klikkaa Kutsu vahvistaaksesi.
Jos kutsumallasi henkilöllä ei ole vielä Todoist-tiliä, hän saa projektikutsun sähköpostitse, jonka kautta hän voi rekisteröidä ilmaiseksi tilin.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta henkilön lisäyskuvaketta. Jos jaat jo projektin, napauta ryhmäkuvaketta. Näet kaksi vaihtoehtoa:
- Jaa linkki: kopioi projektin kutsulinkki ja lähetä se haluamillesi henkilöille.
- Kutsu nimellä tai sähköpostiosoitteella: kutsu henkilöitä projektiin lisäämällä heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa.
- Vahvista napauttamalla Valmis.
Kun valitset Kutsu nimellä tai sähköpostiosoitteella, valitse nykyinen yhteiskäyttäjä luettelosta tai kirjoita hänen nimensä tai sähköpostiosoitteensa Kenelle-kenttään. Kutsutulla on aina muokkausoikeus.
- Avaa projekti sivupalkista.
- Napauta henkilön lisäyskuvaketta. Jos jaat jo projektin, napauta ryhmäkuvaketta. Näet kaksi vaihtoehtoa:
- Jaa linkki: kopioi projektin kutsulinkki ja lähetä se haluamillesi henkilöille.
- Kutsu nimellä tai sähköpostiosoitteella: kutsu henkilöitä projektiin lisäämällä heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa.
- Vahvista napauttamalla Valmis.
Kun valitset Kutsu nimellä tai sähköpostiosoitteella, valitse nykyinen yhteiskäyttäjä luettelosta tai kirjoita hänen nimensä tai sähköpostiosoitteensa Kenelle-kenttään. Kutsutulla on aina muokkausoikeus.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta henkilön lisäyskuvaketta. Jos jaat jo projektin, napauta ryhmäkuvaketta. Näet kaksi vaihtoehtoa:
- Jaa linkki: kopioi projektin kutsulinkki ja lähetä se haluamillesi henkilöille.
- Kutsu nimellä tai sähköpostiosoitteella: kutsu henkilöitä projektiin lisäämällä heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa.
- Vahvista napauttamalla lähetyskuvaketta.
Kun valitset Kutsu nimellä tai sähköpostiosoitteella, valitse nykyinen yhteiskäyttäjä luettelosta tai kirjoita hänen nimensä tai sähköpostiosoitteensa Kenelle-kenttään. Kutsutulla on aina muokkausoikeus.
Kaikilla, joiden kanssa jaat projektin, on täysi pääsy kaikkiin tietoihin, kuten tehtäviin, kommentteihin ja tiedostoliitteisiin. Samoin he voivat lisätä uusia tehtäviä, delegoida tehtäviä, suorittaa tehtäviä sekä lisätä kommentteja ja tiedostoja.
Pääprojektin jakaminen
Jos jaat jollekulle pääprojektin, hän ei saa automaattisesti pääsyä sen aliprojekteihin. Sinun on lähetettävä hänelle erillinen kutsu jokaiseen aliprojektiin.
Parhaat käytännöt projekteihin
Nyt kun olet luonut projektisi, lisätään ja järjestellään tehtäviäsi. Alla on parhaat käytännöt, jotka auttavat sinua hyödyntämään projektia Todoistissa parhaalla mahdollisella tavalla:
Tehtävien pikalisääminen projektiin
Täytä uusi projektisi kaikilla asiaankuuluvilla tehtävillä, jotka keksit. Käytä Pikalisäystä tai paina Lisää tehtävä tehtäväluettelon alareunassa lisätäksesi tehtäviä suoraan projektiisi. Lisää vain kaikki, huonoja ideoita ei ole!
# tehtävän nimeen ja sitten projektin nimi.Projektien järjestäminen osioiden tai kansioiden avulla
Jaa projektisi hallittavissa oleviin osiin osioiden avulla. Lisää tehtäviä tai vedä olemassa olevia tehtäviä asiaankuuluvaan osioon.
Jos työskentelet suuren tiimiprojektin parissa, jossa on satoja tehtäviä, jaa se pienempiin tiimiprojekteihin ja käytä kansioita niiden järjestämiseen. Tiimissä kaikki projektit ovat samalla tasolla, joten kansioiden avulla ryhmittelet toisiinsa liittyvän työn. Aliprojektit (sisäkkäiset projektit) ovat käytettävissä vain kohdassa Omat projektit.
Eräpäivien lisääminen
Kun järjestät projektiasi, huomaat, että jotkut tehtävät erääntyvät aikaisemmin kuin toiset.
Varmistaaksesi, että saat asiat tehdyksi ajoissa, lisää päivämäärä ja aika jokaiseen tehtävään. Nämä tehtävät näkyvät Tänään- ja Tulevat-näkymissä, joissa on mahdollisuus tarkastella niitä luettelona, tauluna tai kalenterina (saatavilla Pro- ja Business-asiakkaille).
Projektin lisääminen suosikkeihin
Muuta Todoistin sivupalkki henkilökohtaiseksi avustajaksesi lisäämällä useimmin käyttämäsi projektit suosikkeihin. Voit ottaa Lisää suosikkeihin -valinnan käyttöön joko projektia luodessasi tai myöhemmin, kun tiedät, mitä projekteja käytät eniten.
Projektiluettelon järjestäminen uudelleen
Voit muuttaa henkilökohtaisia projekteja manuaalisesti vetämällä ne haluamaasi paikkaan projektiluettelossa muuttaaksesi niiden järjestystä.
Tiimiprojektien osalta kuka tahansa tiimin jäsen voi lajitella projektit aakkosjärjestykseen (A-Z) tai käänteiseen järjestykseen (Z-A). Ylläpitäjät voivat myös valita Manuaalinen vetääkseen ja pudottaakseen projektit mihin tahansa järjestykseen. Klikkaa projektiluettelon yläpuolella olevaa Lajitteluvalikkoa valitaksesi.
Lajittelu luontipäivämäärän tai viimeksi muokatun päivämäärän mukaan ei ole käytettävissä.
Projektimallien luominen
Jos huomaat luovasi samoja tehtäväluetteloita usein, voit säästää aikaa ja vaivaa luomalla projektimallin. Nämä mallit tallennetaan Todoistin malligallerian Omat mallit -osioon, joten voit käyttää sitä milloin tahansa.
Projektin arkistoiminen
Jos sinun on laitettava projekti sivuun myöhempää käyttöä varten, arkistoi kyseinen projekti poistaaksesi sen projektiluettelostasi. Voit tarkastella ja palauttaa sen myöhemmin.
- Klikkaa sivupalkissa projektin vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse valikosta Arkistoi.
- Vahvista klikkaamalla Arkistoi.
Palauta arkistoitu projekti
- Klikkaa Omat projektit tai tiimisi nimeä.
- Laita Vain arkistoidut projektit -valinta päälle. Näet arkistoitujen projektien luettelon.
- Etsi arkistoitu projekti ja klikkaa sen nimen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Palauta arkistosta.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projektia, jonka haluat arkistoida.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Arkistoi.
- Vahvista napauttamalla Arkistoi minulta. Jos kyseessä on tiimiprojekti, napauta Arkistoi kaikilta.
Palauta arkistoitu projekti
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Napauta Hallitse projekteja Omat projektit -kohdassa.
- Valitse Projektin tyyppi -valikosta Arkistoidut projektit.
- Avaa projekti, jonka haluat palauttaa.
- Napauta alareunasta Palauta arkistosta.
- Vahvista napauttamalla Palauta arkistosta minulle. Jos kyseessä on tiimiprojekti, napauta Palauta arkistosta kaikille.
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projektia, jonka haluat arkistoida.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Arkistoi.
- Vahvista napauttamalla Arkistoi minulta. Jos kyseessä on tiimiprojekti, napauta Arkistoi kaikilta.
Palauta arkistoitu projekti
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Napauta Hallitse projekteja.
- Valitse Projektin tyyppi -valikosta Arkistoidut projektit.
- Avaa projekti, jonka haluat palauttaa.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Palauta arkistosta.
- Vahvista napauttamalla Palauta arkistosta minulle. Jos kyseessä on tiimiprojekti, napauta Palauta arkistosta kaikille.
Projektin poistaminen
Saatat törmätä projekteihin, jotka eivät enää tuo arvoa tai vastaa tavoitteitasi. Tässä kerrotaan, miten voit poistaa projektin ja pitää projektiluettelosi siistinä:
Poista henkilökohtainen projekti
- Avaa sivupalkista projekti, jonka haluat poistaa.
- Klikkaa oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista.
- Vahvista klikkaamalla uudelleen Poista.
Poista tiiimiprojekti
- Avaa sivupalkista tiimiprojekti, jonka haluat poistaa.
- Klikkaa oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Arkistoi.
- Vahvista klikkaamalla Arkistoi.
- Klikkaa sivupalkista tiimisi nimeä.
- Laita Vain arkistoidut projektit -valinta päälle. Näet arkistoitujen tiimiprojektien luettelon.
- Etsi arkistoitu projekti ja klikkaa sen nimen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista.
- Vahvista klikkaamalla uudelleen Poista.
Poista henkilökohtainen projekti
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista.
- Vahvista napauttamalla Poista.
Poista tiiimiprojekti
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Arkistoi.
- Vahvista napauttamalla Arkistoi.
- Napauta takaisin navigointiin ja valitse tiimisi nimi.
- Napauta Projektityyppi-valikosta Aktiiviset projektit.
- Valitse Arkistoidut projektit. Näet arkistoitujen tiimiprojektien luettelon.
- Avaa arkistoitu projekti, jonka haluat poistaa.
- Napauta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista.
- Vahvista napauttamalla Poista.
Poista henkilökohtainen projekti
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Poista.
- Vahvista napauttamalla Poista.
Poista tiiimiprojekti
- Napauta oikeasta alakulmasta Selaa.
- Avaa projekti.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Arkistoi.
- Vahvista napauttamalla Arkistoi kaikilta.
- Napauta takaisin navigointiin ja valitse tiimin nimi.
- Napauta Projektityyppi-valikosta Aktiiviset projektit.
- Valitse Arkistoidut projektit. Näet arkistoitujen tiimiprojektien luettelon.
- Avaa arkistoitu projekti, jonka haluat poistaa.
- Napauta oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Poista.
- Vahvista napauttamalla Poista.
Poistetun projektin palauttaminen
Jos olet Pro- tai Business-asiakas, Todoist varmuuskopioi tietosi automaattisesti joka kerta, kun kirjaudut tilillesi. Voit tallentaa enintään 21 varmuuskopiota. Jos poistit projektin vahingossa, luo uusi projekti ja tuo varmuuskopio.
Aloittaminen
Oletko valmis aloittamaan projektiesi parissa? Toivottavasti tämä opas antaa sinulle työkalut sen idean työstämiseen, jota olet hautonut kuukausia! Jos tunnet olosi edelleen ylivoimaiseksi etkä tiedä mistä aloittaa, tutustu Todoistin malligalleriaan, josta löydät kymmeniä kuratoituja malleja.
Jos sinulla on ongelmia projektiesi luomisessa tai hallinnassa, ota meihin yhteyttä. Me – Melis, Galina, Marco ja muut tiimijäsenemme – autamme sinua mielellämme!