Utiliser les projets partagés dans Todoist

Gratuit

Pro

Business

Todoist permet de collaborer facilement – partagez des projets, assignez des tâches et discutez des détails avec vos collègues ou vos proches.

Le nombre de collaborateurs pouvant rejoindre un projet dépend de l'abonnement du compte :

ABONNEMENT	INVITEZ JUSQU'À
Gratuit	5 personnes
Pro	25 personnes
Business	50 personnes

Si vous êtes un utilisateur de l'espace, apprenez à paramétrer les autorisations des projets partagés.

Partager un projet

Faites un clic droit sur le projet et sélectionnez Partager.
Saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le projet.
Si la personne que vous invitez n'a pas de compte Todoist, elle recevra un e-mail d'invitation dans le projet avec la possibilité de créer un compte gratuit.
Cliquez sur Inviter pour envoyer les invitations.

Ouvrez le projet et appuyez sur l'icône des trois points en haut à droite.
Appuyez sur Partager. Une liste de tous les collaborateurs actuels du projet s'affiche. Si le projet n'est pas partagé, deux options s'offrent à vous :
- Partager le lien vous permet de copier un lien d'invitation pour qu'une personne rejoigne le projet.
- + Inviter des membres vous permet d'inviter une personne à participer à votre projet en ajoutant son nom ou son adresse e-mail.

Si vous appuyez sur + Inviter des membres, deux options s'offrent à vous :

Saisissez le nom ou l'adresse électronique du collaborateur dans le champ À :. Appuyez ensuite sur son adresse e-mail pour confirmer. Le collaborateur aura toujours l'autorisation de modifier.
Appuyez sur l'icône plus rouge pour inviter un collaborateur de votre liste de contacts.

Vous pouvez également partager un projet via son menu contextuel.

Appuyez pour ouvrir le projet que vous souhaitez partager.
Appuyez sur l'icône de partage. Une liste de tous les collaborateurs du projet s'affiche.
Appuyez à nouveau sur l'icône de la personne dans le coin en haut à droite pour ajouter des collaborateurs.
Saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le projet.
Si la personne que vous invitez n'a pas de compte Todoist, elle recevra un e-mail d'invitation dans le projet avec la possibilité de créer un compte gratuit.

Tous ceux avec qui vous partagez un projet auront un accès complet à toutes les informations, notamment les tâches, les commentaires et les fichiers téléchargés. Ils pourront ajouter, assigner et achever des tâches, ajouter des commentaires et joindre de nouveaux fichiers au projet.

Partager un projet principal

Si vous partagez un projet principal avec quelqu'un, cette personne n'aura pas automatiquement accès à ses sous-projets. Vous devrez l'inviter dans chaque sous-projet.

Cependant, si vous retirez cette personne d'un projet principal partagé, elle perdra automatiquement l'accès à tous ses sous-projets.

Assignez une tâche

Assigner une tâche existante

Vous pouvez assigner plusieurs tâches à la fois.

Dans n'importe quel projet partagé, cliquez sur l'icône d'assignation à droite du nom de la tâche.
Sélectionnez le nom de la personne dans le menu déroulant.

Dans le projet partagé, appuyez sur la tâche pour ouvrir la vue de la tâche.
Appuyez sur l'icône d'assignation.
Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez le nom de la personne.

Dans n'importe quel projet partagé, appuyez sur la tâche pour ouvrir la vue de la tâche.
Appuyez sur l'icône d'assignation.
Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez le nom de la personne.

Vous pouvez également assigner une tâche via son menu contextuel.

Assigner une nouvelle tâche

Ouvrez n'importe quel projet partagé et cliquez sur l'icône + Ajouter une tâche.
Inscrivez le nom de la tâche et tapez sur le signe + suivi du nom de la personne.
Sélectionnez le nom de la personne dans le menu déroulant.

Si vous créez une tâche dans un projet non partagé – ou sur les pages Aujourd'hui, Prochainement ou n'importe quelle autre page filtrée –, vous devrez spécifier un projet partagé en premier lieu en tapant # dans le champ de la tâche et en sélectionnant le nom du projet. Ex. : "#Design +Jérôme".

Ouvrez n'importe quel projet partagé et appuyez sur le bouton +.
Inscrivez le nom de la tâche et tapez sur le signe + suivi du nom de la personne.
Sélectionnez le nom de la personne dans le menu déroulant.

Ouvrez n'importe quel projet partagé et appuyez sur le bouton +.
Inscrivez le nom de la tâche et tapez sur le signe + suivi du nom de la personne.
Sélectionnez le nom de la personne dans le menu déroulant.

Configurer un rappel pour quelqu'un d'autre

Lorsque vous travaillez sur un projet partagé, vous pouvez configurer un rappel pour quelqu'un d'autre, qui le recevra à la date et l'heure de votre choix en utilisant leur méthode de rappel par défaut : e-mail ou notification push.

Configurer un rappel pour quelqu'un d'autre

Assurez-vous que la tâche est dans un projet partagé.
Cliquez sur la tâche pour ouvrir la vue de la tâche.
Cliquez sur Rappels à droite.
Saisissez une heure et une date pour votre rappel.
Cliquez sur votre avatar à droite et sélectionnez la personne à laquelle vous souhaitez envoyer le rappel.
Cliquez sur Ajouter un rappel.

Appuyez sur une tâche existante dans un projet partagé.
Appuyez sur le bouton Rappel.
Appuyez sur Date et heure et inscrivez une date et une heure d'échéance.
Appuyez sur l'icône d'envoi.
Appuyez sur votre avatar à droite et sélectionnez la personne à laquelle vous souhaitez envoyer le rappel.
Appuyez sur l'icône d'envoi.

Appuyez sur une tâche existante dans un projet partagé.
Appuyez sur le bouton Rappel.
Appuyez sur Date et heure.
Ajouter une date et une heure d'échéance.
Appuyez sur Notifier puis appuyez sur la personne à laquelle vous souhaitez envoyer le rappel.
Appuyez sur Terminé.

Supprimer un rappel pour quelqu'un d'autre

Cliquez sur la tâche pour ouvrir la vue de la tâche.
Survolez le rappel que vous souhaitez supprimer avec la souris.
Cliquez sur le X qui apparaît à droite du rappel.

Cliquez sur la tâche pour ouvrir la vue de la tâche.
Appuyez sur l'icône des trois points à côté du rappel que vous souhaitez supprimer.
Appuyez sur Supprimer.
Appuyez sur Oui pour confirmer.

Appuyez sur la tâche pour ouvrir la vue de la tâche.
Appuyez sur l'icône des trois points à côté du rappel que vous souhaitez supprimer.

Retirer quelqu'un d'un projet partagé

Faites un clic droit sur le projet.
Sélectionnez Partager dans le menu.
Survolez le nom d'un utilisateur que vous souhaitez retirer.
Cliquez sur l'icône de la corbeille à côté son nom.

Appuyez pour ouvrir le projet.
Appuyez sur l'icône des trois points en haut à droite.
Appuyez sur Partager. Une liste de tous les collaborateurs actuels du projet s'affiche.
Appuyez sur l'icône de retrait d'une personne pour retirer un collaborateur.
Appuyez sur Retirer le collaborateur.

Appuyez pour ouvrir le projet.
Appuyez sur l'icône de partage. Une liste de tous les collaborateurs du projet s'affiche.
Appuyez sur l'icône des trois points en haut à droite.
Appuyez sur Supprimer.
Appuyez sur OK.

FAQ

Si j'archive un projet partagé, le projet sera-t-il aussi archivé sur le compte de mes collaborateurs ?

Non. Lorsque vous archivez un projet, il n'est archivé que sur votre compte.

Puis-je partager des projets avec des collaborateurs qui n'ont pas le même type d'abonnement que moi (par exemple, un utilisateur avec un abonnement Business qui souhaiterait partager un projet avec une personne utilisant la version gratuite de Todoist) ?

Oui, aucun problème ! Cependant, veuillez noter que les limites varient en fonction de votre type d'abonnement. Vous pouvez voir les différentes limites pour chaque type d'abonnement sur notre page Tarifs.

J'ai un abonnement Business et je souhaite limiter le partage des projets avec les utilisateurs qui ne font pas partie de mon équipe. Cela est-il possible ?

Oui. Si vous êtes administration de l'équipe Business, allez dans l'onglet Partage du panneau d'administration. Une option permet d'y gérer la possibilité qu'ont les membres de votre équipe de partager des projets à l'extérieur de votre équipe Business, et si des personnes extérieures à votre équipe Business peuvent rejoindre vos projets.

Puis-je voir les tâches d'un projet partagé qui ont été achevées avant que je ne le rejoigne ?

Non, malheureusement. Vous ne verrez que les tâches qui ont été achevées après que vous l'avez rejoint.

De plus, si vous quittez un projet partagé et que vous le rejoignez plus tard, vous ne verrez plus que les tâches achevées après votre retour.

Puis-je assigner la même tâche à plusieurs personnes ?

Non. Cet article explique pourquoi.

Puis-je assigner une tâche à moi-même ?

Oui, bien sûr ! Sélectionnez simplement l'option "Moi" dans ce cas.

Par défaut, toute tâche créée dans un projet partagé vous est assignée.

Je ne trouve pas la personne à qui je souhaite assigner une tâche dans la liste des responsables. Que dois-je faire ?

Vous devrez partager le projet avec cette personne avant de lui assigner une tâche. Si vous n'ave pas partagé le projet, la personne n'apparaîtra pas dans la liste des responsables.