Sjablonen in Todoist stellen je in staat om snel je meest succesvolle workflows opnieuw te creëren zonder elke keer helemaal opnieuw te beginnen. Blader door onze uitgebreide bibliotheek met kant-en-klare sjablonen, of creëer je eigen sjablonen die het beste passen bij jouw unieke workflow. Of je nu een wekelijks project review beheert of een social media-campagne plant, het gebruik van sjablonen helpt je tijd te besparen en mentale inspanning te verminderen.
Je kunt sjablonen gebruiken om:
- Succesvolle projecten te repliceren, zoals productlanceringen of evenementplanning
- Terugkerende gewoonten bij te houden zoals reviews of maandelijkse fitnessdoelen
- Teamprocessen te stroomlijnen door sjablonen te delen voor onboarding of vergaderagenda's
- Persoonlijke lijsten te organiseren voor het inpakken voor reizen of boodschappen
Een kant-en-klare sjabloon gebruiken
Gebruik een van de kant-en-klare sjablonen om je volgende project een vliegende start te bezorgen. Hier is hoe je een sjabloon kan ophalen om in een Todoist-project te gebruiken:
Om een project aan te maken in Mijn projecten vanuit een vooraf gemaakte sjabloon:
- Klik in de zijbalk op het toevoegen-icoon naast Mijn Projecten.
- Klik op Sjablonen doorzoeken.
- Gebruik de zoekbalk om een specifiek sjabloon te vinden, of scroll naar beneden om door de sjablooncategorieën te bladeren.
- Open het sjabloon.
- Klik op Importeren naar project.
Om een project aan te maken in een teamwerkruimte vanuit een vooraf gemaakte sjabloon:
- Klik op het toevoegen-icoon naast een map of project in je teamwerkruimte.
- Klik op Sjablonen doorzoeken.
- Gebruik de zoekbalk om een specifiek sjabloon te vinden, of scroll naar beneden om door de sjablooncategorieën te bladeren.
- Open het sjabloon.
- Klik op Setup kopiëren. Het nieuwe project wordt toegevoegd aan die teamwerkruimte.
Voor Mijn projecten:
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Tik op de zoekbalk om naar een sjabloon te zoeken, of swipe links om de verschillende categorieën sjablonen door te bladeren.
- Open het sjabloon.
- Tik op Kopiëren naar Mijn projecten.
Voor een teamwerkruimte:
- Tik op de teamnaam.
- Tik op het toevoegen-icoon.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Tik op de zoekbalk om een sjabloon te vinden, of swipe naar links om de verschillende sjablooncategorieën te doorbladeren.
- Open het sjabloon.
- Tik op Kopiëren. De knop toont de teamnaam en het nieuwe project wordt toegevoegd aan die teamwerkruimte.
Voor Mijn projecten:
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Tik op de zoekbalk om een sjabloon te vinden, of swipe naar links om de verschillende sjablooncategorieën te bladeren.
- Open het sjabloon.
- Tik op Kopiëren naar Mijn projecten.
Voor een teamwerkruimte:
- Tik op de teamnaam.
- Tik op het toevoegen-icoon.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Tik op de zoekbalk om een sjabloon te vinden, of swipe naar links om de verschillende sjablooncategorieën te bladeren.
- Open het sjabloon.
- Tik op Kopiëren. De knop toont de teamnaam en het nieuwe project wordt toegevoegd aan die teamwerkruimte.
Een aangepast sjabloon maken
Na het toevoegen van alle benodigde taken, is hier hoe je een projectsjabloon kan maken en het aan de sjablonengalerij kan toevoegen:
- Open een project vanuit de zijbalk.
- Klik op het drie stippen-icoon rechts bovenin.
- Selecteer Opslaan als sjabloon. Je zal de sjablonengalerij te zien krijgen.
- Selecteer je gewenste kleur voor het sjabloon.
- Geef je sjabloon een omschrijving.
- Klik op Opslaan.
Je sjabloon wordt opgeslagen in de sectie Mijn sjablonen in de sjablonengalerij.
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Selecteer het drie stippen-icoon rechts bovenin.
- Selecteer een project.
- Selecteer Opslaan als sjabloon. Je ziet een preview van je sjabloon.
- Tik op Volgende en voeg een omschrijving voor je sjabloon toe. Je kan ook de kleur van het sjabloon wijzigen.
- Tik op Opslaan.
Je sjabloon wordt opgeslagen in de sectie Mijn sjablonen in de sjablonengalerij.
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Selecteer een project.
- Selecteer het drie stippen-icoon rechts bovenin.
- Selecteer Opslaan als sjabloon. Je ziet een preview van je sjabloon.
- Tik op Volgende en voeg een omschrijving voor je sjabloon toe. Je kan ook de kleur van het sjabloon wijzigen.
- Tik op Opslaan.
Je sjabloon wordt opgeslagen in de sectie Mijn sjablonen in de sjablonengalerij.
Een sjabloon uploaden
Indien je voorheen je sjablonen als CSV-bestanden opgeslagen hebt, kan je ze naar de sjablonenbibliotheek uploaden, zodat ze klaar zijn om te gebruiken waar je Todoist ook gebruikt. Zorg ervoor dat je controleert of je CSV-bestand overeenkomt met het ondersteunde format.
- Open de sjablonengalerij.
- Klik op Sjabloon uploaden.
- Selecteer het CSV-bestand in je toestel, of versleep het bestand om je sjabloon te importeren.
- Werk de naam, kleur en omschrijving van het sjabloon bij.
- Klik op Opslaan.
Je sjabloon is nu opgeslagen in de sjablonengalerij.
Je kan CSV-bestanden alleen vanaf een computer uploaden. Zodra ze geüpload zijn, kan je ze op elk toestel vinden en gebruiken in de sjablonengalerij.
Een sjabloon bewerken
Mettertijd veranderen projecten, dus je wil dat je sjabloon deze veranderingen ook weergeeft.
Importeer het sjabloon, en breng de nodige aanpassingen aan in je project. Maak daarna een nieuw sjabloon aan van je project met een andere projectnaam en kleur. Dit helpt om het van de oudere versie te onderscheiden. Nadat je je sjabloon opnieuw hebt gemaakt, verwijder je de oudere.
Een aangepast sjabloon gebruiken
Klaar om een aangepast sjabloon te beginnen gebruiken in een project? Hier is hoe je een aangepast sjabloon toepast en gebruikt in Todoist:
Om een nieuw project aan te maken in Mijn projecten vanuit een aangepast sjabloon:
- Klik in de zijbalk op het toevoegen-icoon naast Mijn projecten.
- Klik op Sjablonen doorzoeken.
- Open het sjabloon dat je wilt gebruiken vanuit de sectie Mijn sjablonen.
- Klik op Importeren naar project.
Om een nieuw project aan te maken in een teamwerkruimte vanuit een aangepast sjabloon:
- Klik op de toevoegen-icoon naast een map of project in je teamwerkruimte.
- Klik op Sjablonen doorzoeken.
- Open het sjabloon dat je wilt gebruiken vanuit de sectie Mijn sjablonen.
- Klik op Setup kopiëren. Het nieuwe project wordt toegevoegd aan die teamwerkruimte.
Of, vanuit een bestaand project in een teamwerkruimte:
- Open een project in je teamwerkruimte.
- Klik op het drie stippen-icoon naast de projectnaam.
- Selecteer Mijn sjabloon toepassen.
- Selecteer Mijn sjablonen doorzoeken.
- Open het sjabloon dat je wilt gebruiken vanuit de lijst Mijn sjablonen.
- Klik op Importeren naar project.
Voor Mijn projecten:
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Open het sjabloon in de sectie Mijn projectsjablonen.
- Tik op Kopiëren naar Mijn projecten.
Voor een teamwerkruimte:
- Tik op de teamnaam.
- Tik op het toevoegen-icoon.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Open het sjabloon in de sectie Mijn projectsjablonen.
- Tik op Kopiëren. De knop toont de teamnaam en het nieuwe project wordt toegevoegd aan die teamwerkruimte.
Voor een bestaand project:
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Open een project uit de lijst.
- Tik op het drie stippen-icoon rechts bovenin.
- Selecteer Mijn sjabloon toepassen.
- Tik op Mijn sjablonen doorzoeken om al je sjablonen in de galerij te bekijken.
- Selecteer je sjabloon.
- Tik op Importeren naar project.
- Tik op Bevestigen.
Voor Mijn projecten:
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Open het sjabloon in de sectie Mijn projectsjablonen.
- Tik op Kopiëren naar Mijn projecten.
Voor een teamwerkruimte:
- Tik op de teamnaam.
- Tik op het toevoegen-icoon.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Open het sjabloon in de sectie Mijn projectsjablonen.
- Tik op Kopiëren. De knop toont de teamnaam en het nieuwe project wordt toegevoegd aan die teamwerkruimte.
Voor een bestaand project:
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Open een project uit de lijst.
- Tik op het drie stippen-icoon rechts bovenin.
- Tik op Mijn sjablonen doorzoeken om al je sjablonen in de galerij te bekijken.
- Selecteer je sjabloon.
- Tik op Importeren naar project.
- Tik op Bevestigen.
Een sjabloon verwijderen
Moet je je sjablonengalerij opruimen? Hier is hoe je een sjabloon dat niet langer een doel dient kan verwijderen:
- Klik in de zijbalk op het toevoegen-icoon naast Mijn projecten.
- Klik op Sjablonen doorzoeken.
- Open een sjabloon in de sectie Mijn sjablonen.
- Klik op Verwijderen. Je ziet een waarschuwingsvenster verschijnen.
- Klik nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.
- Tik op Bladeren rechts onderin.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Tik op een sjabloon in de sectie Mijn projectsjablonen.
- Tik op het drie stippen-icoon rechts bovenin.
- Tik op Sjabloon verwijderen. Je ziet een waarschuwingsvenster verschijnen.
- Tik op Sjabloon verwijderen om te bevestigen.
- Tik op het Toevoegen-icoon naast de teamnaam.
- Selecteer Sjablonen doorzoeken.
- Tik op een sjabloon in de sectie Mijn sjablonen.
- Tik op het drie stippen-icoon rechts bovenin.
- Tik op Sjabloon verwijderen. Je ziet een waarschuwingsvenster verschijnen.
- Tik op Verwijderen om te bevestigen.
Haal het meeste uit sjablonen
Sjablonen besparen je enorm veel tijd wanneer je vaak hetzelfde project opnieuw maakt. Hier zijn goede praktijken om in het achterhoofd te houden wanneer je sjablonen in Todoist gebruikt:
Alles zit in de naam
Gebruik consistente naamgevingsconventies om sjablonen gemakkelijker te vinden en in één oogopslag te begrijpen. Bijvoorbeeld, als een reeks sjablonen voor het Marketingteam is, kun je elk sjabloon laten beginnen met de letters MK.
Voorzie context door middel van taakomschrijvingen en opmerkingen
In plaats van met een leeg blad te beginnen, voeg je vanaf het begin omschrijvingen en opmerkingen toe aan taken om context te voorzien over het doel van de sjabloon. Bijvoorbeeld, een nieuwe medewerker zal de onboarding-sjabloon van jouw afdeling importeren en heeft meteen alle instructies die ze nodig hebben om direct van start te gaan.
Begin direct met taaksjablonen
Taaksjablonen bestaan uit alleen de kerntaken en subtaken. Creëer een aangepast sjabloon met alleen de essentiële onderdelen en klik vervolgens op de optie Mijn sjabloon toepassen in het projectmenu om de taken direct aan het project toe te voegen.
Werk je sjablonen regelmatig bij
Houd het plannen zo soepel mogelijk door je sjablonen bij te werken wanneer er significante veranderingen binnen het project plaatsvinden. Als je merkt dat twee of meer taken worden verwijderd of dat je net zoveel taken toevoegt na het toepassen van het sjabloon, sla dit dan op als een nieuw sjabloon en verwijder het oude.
Deel je handgemaakte sjablonen met je team
Als je een Todoist-team aangemaakt hebt, kan een goed ontworpen sjabloon je heel wat tijd en moeite voor het plannen besparen, waardoor je dat project binnen minuten draaiende kan hebben.
Om het met je teamgenoten te delen, open je je sjabloon en klik je op het delen-icoon rechts bovenin het scherm. Geef toegang aan iedereen in het team, en klik op de knop Link kopiëren om het sjabloon met hen te delen.
Aan de slag
Klaar om jezelf uren van dezelfde projecten opnieuw te maken te besparen? De sjablonengalerij is de beste plaats om te beginnen zoeken naar sjablonen die als basis kunnen dienen voor veel van je terugkerende projecten. Als je problemen ervaart met het toevoegen, bewerken, of verwijderen van sjablonen in Todoist, contacteer ons dan.