Teams slaan vaak gevoelige, privé, complexe of gewoonweg eigenzinnige gegevens op in Todoist-projecten. Om je informatie veilig te houden en de onboarding te stroomlijnen, kun je als team-admin verschillende beveiligingsopties beheren. Deze gids beschrijft hoe je teamdomeinen koppelt, Team-ontdekking inschakelt voor nieuwe leden en externe gasttoegang beperkt in je team.
Link je teamdomein
De optie voor het teamdomein stelt een admin in staat om hun team te linken aan hun zakelijke e-maildomein.
Laten we zeggen dat het e-mailadres van de admin alex@todoist.com is. Het bijbehorende teamdomein zou dus todoist.com zijn. Het inschakelen van deze optie is een vereiste om de optie Team-ontdekking te gebruiken.
Teamdomeinen werken alleen bij unieke zakelijke e-maildomeinen. Indien je je registreerde met een generiek e-mailadres, zoals gmail.com, yahoo.com, of hotmail.com, en je wil het veranderen naar je zakelijk e-mailadres, volg je deze stappen.
Wijzigingen in het teamdomein
Als de admin die het Todoist-team aangemaakt had hun e-mailadres wijzigt dat geassocieerd is met hun Todoist-account, zal Team-ontdekking blijven werken met het vorige e-maildomein van de admin.
Als alex@todoist.com het e-mailadres voor hun account wijzigt naar alex@twist.com, zal Team-ontdekking nog steeds beschikbaar zijn voor de teamgenoten van Alex met het e-maildomein @todoist.com.
Team-ontdekking inschakelen
Wanneer een admin Team-ontdekking inschakelt, kan iedereen met hetzelfde e-maildomein het gerelateerde team vinden en er automatisch aan deelnemen. In Todoist zien ze een Deelnemen aan het team-link onderaan de zijbalk.
Dit elimineert de noodzaak voor admins om elk nieuw lid individueel toe te voegen, wat tijd bespaart en de administratieve last vermindert die gepaard gaat met groeiende teams. In het voortzetten van het bovenstaande voorbeeld kan iedereen met een e-mailadres dat eindigt op @todoist.com automatisch deelnemen aan het team van admin Alex en er toegang toe krijgen.
Externe gasten verbieden
Wanneer een admin de optie Externe gasten verbieden inschakelt, is het niet mogelijk om gasten uit te nodigen voor teamprojecten (alleen beschikbaar met het Business-abonnement).
Deze controle is cruciaal voor het behoud van de privacy van gevoelige discussies, het beschermen van intellectueel eigendom en het handhaven van de naleving van gegevensbeschermingsregels die mogelijk van toepassing zijn op het bedrijf geassocieerd met het team.
Probleemopsporing en beperkingen
- Het e-mailadres van de team-admin moet geverifieerd zijn om Team-ontdekking in te schakelen. Leer hoe je je e-mail verifieert.
- Als het domein al met een bestaande team of werkruimte geassocieerd is, is Team-ontdekking niet beschikbaar. Een workaround zou zijn om contact op te nemen met de beheerder van het bestaande team over de mogelijkheid om het om te zetten in een team voor het hele bedrijf. Vervolgens kan elk departement mappen gebruiken om hun projecten te beheren.
Krijg hulp
Als je problemen hebt met het instellen van je Todoist-teamdomein of met Team-ontdekking, neem dan contact met ons op. Wij (Dermot, Marco, Samara en al onze andere teamgenoten) helpen je graag!