De Eisenhower Matrix-methode die door de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower werd gebruikt, is gebaseerd op het evalueren van je taken aan de hand van de criteria belangrijk/niet belangrijk en dringend/niet dringend.
Deze methode visualiseert taken in een Eisenhower Decision Matrix (ook wel de Eisenhower Box genoemd). De horizontale X-as geeft de dringendheid aan, met meest dringend aan de linkerkant en minst dringend aan de rechterkant. De verticale Y-axis geeft de belangrijkheid aan, met minst belangrijk onderaan en meest belangrijk bovenaan. Het resulteert in vier kwadranten: dringend en belangrijk, dringend maar onbelangrijk, belangrijk maar niet dringend, en onbelangrijk en niet dringend. Je kan al je taken binnen een van deze kwadranten plaatsen, waardoor je een duidelijk begrip hebt van wat echt nu gedaan moet worden, en wat kan (of zou moeten) wachten.
Een Eisenhower-matrix workflow opzetten in Todoist met labels
- Maak twee labels aan: @belangrijk en @dringend.
- Maak vier filters aan:
- Dringend & Belangrijk met als filter-zoekopdracht: @dringend & @belangrijk
- Belangrijk & Niet dringend met filter-zoekopdracht: @belangrijk & !@dringend
- Dringend & Onbelangrijk met filter-zoekopdracht: @dringend & !@belangrijk
- Onbelangrijk & Niet dringend met filter-zoekopdracht: !@belangrijk & !@dringend
- Voeg de passende labels aan elke nieuwe taak toe:
- Voeg @dringend & @belangrijk toe aan taken die door jou persoonlijk en meteen moeten worden voltooid
- Voeg @belangrijk toe aan taken met een datum of deadline en die door jou persoonlijk moeten worden voltooid
- Voeg @dringend toe aan taken die gedelegeerd kunnen worden
- Voeg geen van beide labels toe aan taken die je eventueel kan laten vallen
- Maak eerst belangrijke en dringende taken af. Voeg een specifieke datum toe aan al je belangrijke maar niet-dringende taken. Delegeer zoveel mogelijk onbelangrijke maar dringende taken. Onbelangrijke en niet-dringende taken zouden als laatste moeten worden gedaan (of helemaal niet).
Een Eisenhower-matrix workflow opzetten in Todoist met prioriteiten
- Maak vier filters aan:
- Dringend & Belangrijk met filter-zoekopdracht: P1
- Belangrijk & Niet dringend met filter-zoekopdracht: P2
- Dringend & Onbelangrijk met filter-zoekopdracht: P3
- Onbelangrijk & Niet dringend met filter-zoekopdracht: P4
- Voeg de passende prioriteiten toe aan elke nieuwe taak:
- Voeg P1 toe aan taken die meteen en door jou persoonlijk moeten worden voltooid
- Voeg P2 toe aan taken met een datum of deadline en die door jou persoonlijk moeten worden voltooid
- Voeg P3 toe aan taken die gedelegeerd kunnen worden
- Voeg geen prioriteit (of P4) toe aan taken die je eventueel kan laten vallen
- Maak eerst P1-taken af. Voeg een specifieke datum toe aan al je P2-taken. Delegeer zoveel mogelijk P3-taken. P4-taken zouden als laatste gedaan moeten worden (of helemaal niet).
Meer info
Als je dieper wil duiken om te leren hoe je het best beslist welke taak je als eerste moet aanpakken, en hoe je de rest prioriteert, bekijk dan onze productiviteitsgids over de Eisenhower-matrix.