Je hebt zojuist je teamleden uitgenodigd voor Todoist, en je bent klaar om vooruitgang te boeken op die langlopende projectmijlpalen. Leer en pas deze goede praktijken toe om teamtaken en samenwerking in Todoist te beheren.
Start het teamwerk met een paar nieuwe projecten
Kies een of twee projecten met hoge prioriteit waaraan je team werkt, en voeg deze projecten toe aan je gedeelde werkruimte. Begin met het toevoegen van relevante taken die in je opkomen, zodat je teamleden weten waar ze aan moeten werken zodra ze Todoist openen.
Wijs taken toe aan teamleden
Wijs elke taak in een project toe aan een teamlid, zodat ze weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn. In Todoist kun je slechts één persoon aan een taak toewijzen, zodat er geen twijfel is over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Wil je meerdere mensen aan dezelfde taak toewijzen? Hier zijn een paar opties:
- Als er meerdere stappen nodig zijn om een taak te voltooien, verdeel deze dan door subtaken toe te voegen. Wijs vervolgens elke subtaak toe aan een teamlid.
- Als meerdere mensen dezelfde taak moeten voltooien, dupliceer de taak en wijs elke kopie toe aan het verantwoordelijke lid.
- Notificeer de relevante personen in een taakopmerking, zodat ze volledig op de hoogte zijn van de status en voortgang van het werk.
Sorteer of groepeer taken op verantwoordelijke
Klik rechtsboven in het project op Weergave om een duidelijk beeld te krijgen van ieders werklast en gebruik de sorteer- of groepeeropties om de opdrachten van elke persoon te zien.
Creëer teamspecifieke filters
Als je alleen de taken wilt zien die aan een specifieke persoon zijn toegewezen, maak een filter en gebruik deze zoekopdracht:
toegewezen aan:membername
Als je de taken wilt zien die aan alle leden behalve jezelf zijn toegewezen, gebruik dan deze filter:
toegewezen aan:anderen of !toegewezen aan:mij
Deze filters helpen je te zien wat er is toegewezen, zodat je een duidelijk beeld krijgt van waar iedereen aan werkt. Als je meer nodig hebt, zijn hier een paar handige filters voor werkruimtes:
| Filter-zoekopdracht | Wat het toont | Handig voor... |
|---|---|---|
| Werkruimte: teamnaam & toegewezen aan: mij & komende 7 dagen | Alle taken in je team die aan jou toegewezen zijn en die deze week gedaan moeten worden | Je gezamenlijk werk voor de week plannen |
| Werkruimte: teamnaam & toegewezen door: mij | Alle taken die je aan iemand anders in je team toegewezen hebt | De voortgang op de dingen die je gedelegeerd hebt bijhouden |
| Werkruimte: teamnaam & over tijd | Alle taken die over tijd zijn in je team | Blokkades opsporen en plannen vroegtijdig aanpassen |
Plan taken in met datums of deadlines
Plan datums of deadlines voor taken, zodat het gemakkelijk is om werk voor het team te plannen en te prioriteren. Schrijf in de naam van de taak een datum in natuurlijke taal (bijvoorbeeld: Teamupdate schrijven morgen) en het slimme Snel Toevoegen herkent, markeert en voegt de datum toe wanneer je de taak opslaat. Datums in natuurlijke taal kunnen ook zo complex zijn als elke 3e donderdag vanaf 5 augustus en eindigend op 10 april.
Als je mijlpalen volgt, gebruik dan deadlines om in te stellen wanneer de taak af moet zijn. Dit vermindert ook de risico's op knelpunten in een project.
Als je bijvoorbeeld een taak toevoegt om het maandelijkse financiële rapport in te dienen, selecteer dan de datum waarop je van plan bent aan de conceptversie te beginnen. Stel vervolgens een deadline in voor wanneer het rapport moet worden ingediend.
Voeg context toe in taakomschrijvingen
Gebruik taakomschrijvingen om links naar documenten en zoveel mogelijk relevante gegevens te delen. In plaats van tijd te verspillen aan het zoeken naar informatie, kunnen je teamgenoten direct van start gaan. Omschrijvingen blijven georganiseerd bovenaan je taakoverzicht en zijn zichtbaar onder de taak in de projectlijst.
Stel vragen, deel bestanden of deel updates in opmerkingen bij taken
Stel vragen, voeg belangrijke bestanden toe en voorzie status en updates direct in je taken als opmerkingen. Actuele informatie blijft in de context van de taak zelf, in plaats van dat die informatie verspreid is over externe berichtenapps.
Vergeet niet je teamgenoten te notificeren, zodat ze op de hoogte zijn van een nieuwe opmerking of een bestand dat ze nodig kunnen hebben om hun werk te doen.
Controleer en meet de voortgang van je team
Todoist biedt je alle tools die je nodig hebt om de voortgang van je team te controleren en te meten. Teamactiviteit laat je inzoomen op het aantal actieve, voltooide of over tijd taken, zodat je actie kunt ondernemen op stilgevallen werk. Rapportage toont alle activiteit in een project, van gewijzigde datums tot nieuwe opmerkingen die aan taken zijn toegevoegd. Deze schat aan informatie helpt je weloverwogen beslissingen te nemen over wat je moet aanpassen, verwijderen of op moet focussen, zodat het project de eindstreep haalt zonder een deadline te missen.
Contacteer ons
Geen twee teams gebruiken Todoist op precies dezelfde manier. Deze gids is slechts een beginpunt! Stel je team in op Todoist en begin te experimenteren met deze workflows om Todoist voor jou te laten werken.
Als je problemen hebt met het gebruik van een van deze functies om teamtaken te beheren, zoals het toewijzen van taken of het creëren van aangepaste filters, neem dan contact met ons op. Wij (Marija, Stef, Marco, of een van onze andere teamgenoten) helpen je graag!