Forskjellige team lagrer ofte sensitiv, privat, kompleks eller rett og slett litt sær data i Todoist-prosjekter. Som teamadministrator kan du administrere ulike sikkerhetsinnstillinger for å beskytte informasjonen og gjøre onboarding enklere. Denne veiledningen dekker hvordan du kobler til teamdomener, aktiverer oppdagelse av team for nye medlemmer og begrenser ekstern gjestetilgang i teamet ditt.
Koble til teamdomenet ditt
Teamdomene-alternativet lar en administrator knytte teamet sitt til bedriftens e-postdomene.
La oss si at administratorens e-post er alex@todoist.com. Det tilknyttede teamdomenet er da todoist.com. For å kunne bruke oppdagelse av team må du slå på dette alternativet.
Teamdomener fungerer kun med unike e-postdomener tilhørende bedrifter. Hvis du registrerte deg med en generisk e-postadresse, som gmail.com, yahoo.com eller hotmail.com, og du vil endre den til bedrifts-e-postadressen din, følger du disse trinnene.
Endringer av teamdomene
Hvis administratoren som opprettet Todoist-teamet, endrer e-posten knyttet til kontoen sin, kommer funksjonen for oppdagelse av team fortsatt til å fungere med administratorens tidligere e-postdomene.
Hvis alex@todoist.com endrer e-postadressen sin til alex@twist.com, er oppdagelse av team fortsatt tilgjengelig for Alex sine teammedlemmer med e-postdomenet @todoist.com.
Aktivere oppdagelse av team
Når en administrator slår på oppdagelse av team, kan hvilken som helst person som deler samme e-postdomene, finne og automatisk bli med i det tilknyttede teamet. I Todoist ser de en Bli med i teamet-lenke nederst i sidestolpen.
Dette eliminerer behovet for administratorer å legge til hvert nye medlem individuelt, noe som sparer tid og reduserer den administrative byrden forbundet med voksende team. Hvis vi fortsetter eksempelet fra ovenfor, kan alle med e-postadresse som slutter på @todoist.com automatisk bli med i Alex sitt team og få tilgang til det.
Forby eksterne gjester
Når en administrator slår på alternativet Forby eksterne gjester, vil det ikke være mulig å invitere gjester til teamprosjekter (kun tilgjengelig med Business-abonnementet).
Denne kontrollen er avgjørende for å bevare personvernet til sensitive diskusjoner, beskytte immateriell eiendom og opprettholde overholdelse av personvernreglene som kan gjelde for selskapet tilknyttet teamet.
Feilsøking og begrensninger
- Teamadministratorens e-postadresse må bekreftes for å aktivere oppdagelse av team. Lær hvordan du bekrefter e-posten din.
- Hvis domenet allerede er knyttet til et eksisterende team eller arbeidsområde, er ikke Team Discovery tilgjengelig. En løsning er å nå ut til den eksisterende teamets administrator angående muligheten for å gjøre det til et Selskap/bedrift-bredt team. Deretter kan hver avdeling bruke mapper til å håndtere sine prosjekter.
Få hjelp
Hvis du har problemer med å sette opp Todoist-teamdomenet ditt, eller med å bruke oppdagelse av team, kan du kontakte oss. Vi – Dermot, Marco, Samara og resten av teamet – hjelper deg mer enn gjerne!