Metoda macierzy Eisenhowera, stosowana przez amerykańskiego prezydenta Dwighta D. Eisenhowera, opiera się na ocenie zadań według kryteriów ważne/nieważne oraz pilne/niepilne.
Metoda ta wizualizuje zadania za pomocą macierzy Eisenhowera (inaczej zwanej skrzynką Eisenhowera). Pozioma oś X przedstawia stopień pilności, gdzie najbardziej pilne kwestie umieszczone są po lewej, a najmniej pilne po prawej stronie. Pionowa oś Y reprezentuje istotność, przy czym najmniejsze znaczenie mają kwestie na dole, a najwyższe u góry. Rezultatem są cztery ćwiartki: „pilne i ważne”, „pilne, lecz nieważne”, „ważne, ale niepilne” oraz „nieważne i niepilne”. Umieszczając wszystkie swoje zadania w odpowiednich ćwiartkach, zyskasz czytelny przegląd tego, co trzeba zrobić natychmiast, a co może (i wręcz powinno) poczekać.
Tworzenie macierzy Eisenhowera w Todoist za pomocą etykiet
- Utwórz dwie etykiety: @ważne oraz @pilne.
- Utwórz cztery filtry:
- pilne i ważne, wpisując zapytanie filtra: @pilne i @ważne
- ważne i mało pilne, wpisując zapytanie filtra: @ważne i !@pilne
- pilne i nieważne, wpisując zapytanie filtra: @pilne i !@ważne
- nieważne i niepilne, wpisując zapytanie filtra: !@ważne i !@pilne
- Dodaj odpowiednie etykiety do każdego z nowo utworzonych zadań:
- dodaj etykiety @pilne i @ważne do pilnych zadań, które musisz wykonać osobiście
- dodaj etykietę @ważne do zadań z określonym terminem wykonania lub terminem ostatecznym, które musisz wykonać osobiście
- dodaj etykietę @pilne do zadań, których wykonanie możesz zlecić innym osobom
- nie dodawaj etykiet do zadań, które mogą zostać pominięte
- Najpierw zajmij się ważnymi i pilnymi zadaniami. Dodaj konkretny termin do wszystkich ważnych, ale niepilnych zadań. Przypisz innym możliwie jak najwięcej zadań mało ważnych, ale pilnych do wykonania. Zadania mało ważne i niepilne powinny być wykonywane w ostatniej kolejności (lub całkiem pominięte).
Tworzenie macierzy Eisenhowera w Todoist za pomocą priorytetów
- Utwórz cztery filtry:
- pilne i ważne, wpisując zapytanie filtra: P1
- ważne i niepilne, wpisując zapytanie filtra: P2
- pilne i nieważne, wpisując zapytanie filtra: P3
- nieważne i niepilne, wpisując zapytanie filtra: P4
- Przypisz odpowiedni priorytet do każdego z nowo tworzonych zadań:
- dodaj P1 do pilnych zadań, które musisz wykonać osobiście
- dodaj P2 do zadań z określonym terminem wykonania lub terminem ostatecznym, które musisz wykonać osobiście
- dodaj P3 do zadań, których wykonanie możesz zlecić innym osobom
- nie dodawaj żadnego priorytetu (ewentualnie P4) do zadań, które mogą zostać pominięte
- Najpierw zajmij się zadaniami P1. Dodaj konkretny termin do wszystkich zadań P2. Powierz innym możliwie jak najwięcej zadań P3. Zadania P4 powinny być wykonywane na końcu (lub pominięte).
Dowiedz się więcej
Jeśli chcesz zgłębić ten temat i dowiedzieć się, jak najwydajniej decydować, którym zadaniem zająć się w pierwszej kolejności, a jakie priorytety ustawić dla pozostałych, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym korzystania z macierzy Eisenhowera.