Bez względu na to, jak mały lub duży jest Twój zespół, staraj się, aby zadania do wykonania były jasne i czytelnie uporządkowane. Todoist zapewnia narzędzia dla zespołów, dzięki którym zorganizujesz wspólną pracę i będziesz na bieżąco ze wszystkim, czym zajmują się Twoi współpracownicy.
Zacznij pracę w zespole od obejrzenia przygotowanej przez nas demonstracji:
Tworzenie zespołu
Kiedy skonfigurujesz swój zespół w Todoist, otrzymasz jeden Darmowy zespół w ramach planu Startowego lub Pro. Oto szybki przewodnik:
- Zaloguj się do Todoist na https://todoist.com.
- Kliknij swoje zdjęcie profilowe w lewym górnym rogu.
- Wybierz Dodaj zespół.
- Wpisz nazwę zespołu. Zobaczysz również podgląd jego skróconej nazwy, przydatny dla łatwiejszej wymiany informacji o zespole.
- W formularzu wybierz najbardziej pasujące odpowiedzi.
- Wybierz rozpoczęcie bezpłatnego okresu próbnego Business, klikając przycisk Kontynuuj, aby przejść do bezpłatnego okresu próbnego, lub utwórz bezpłatny zespół, klikając przycisk Rozpocznij w planie bezpłatnym.
- Wpisz adresy e-mail swoich współpracowników.
- Kliknij Dodaj zespół.
Jeśli ulepszysz plan zespołu do wersji Business, zyskasz możliwość bezpłatnego utworzenia jednego dodatkowego zespołu.
Edytowanie zespołu
W miarę upływu czasu może się zdarzyć, że postanowisz dodać logo swojej firmy lub pozbyć się irytującej literówki w nazwie zespołu. Aby edytować i wprowadzić zmiany w zespole:
- Zaloguj się do Todoist na https://todoist.com.
- Kliknij swój zespół na pasku bocznym.
- Naciśnij Ustawienia w prawym górnym rogu.
- Wprowadź zmiany w swoim zespole, np. dodaj logo firmy lub zmień nazwę zespołu.
- Kliknij Aktualizuj, aby potwierdzić.
Zapraszanie innych osób do zespołu
Zapraszaj użytkowników do swojego zespołu, wysyłając wiadomość e-mail lub udostępniając link z zaproszeniem.
- Zaloguj się do Todoist na https://todoist.com.
- Kliknij nazwę zespołu na pasku bocznym.
- Kliknij ikonkę Udostępnij w prawym górnym rogu.
- Skorzystaj z jednej z dwóch dostępnych opcji:
- Zaproś przez link: skopiuj i udostępnij link z zaproszeniem do zespołu.
- Zaproś przez e-mail: Wpisz adres e-mail osoby, wybierz jej przyszłą rolę w zespole i kliknij Wyślij zaproszenia. Użytkownik ten otrzyma wiadomość e-mail z zaproszeniem do Twojego zespołu.
Zapraszanie gości
Jeśli zapraszasz kogoś do zespołu bez określania roli, osoba ta zostanie automatycznie dodana jako członek zespołu (w planie Business) lub jako administrator (w bezpłatnym planie zespołowym). Jeśli zapraszasz kogoś jako gościa, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
- Zaloguj się do Todoist na https://todoist.com.
- Kliknij swój zespół na pasku bocznym.
- Naciśnij Ustawienia po prawej stronie na górze. Zobaczysz ustawienia ogólne dla swojego zespołu.
- Sprawdź, czy opcja Nie zezwalaj na udział gości z zewnątrz jest wyłączona.
- Otwórz projekt, który chcesz udostępnić gościowi.
- Kliknij ikonkę Udostępnij po prawej stronie na górze.
- Wpisz adres e-mail osoby.
- Kliknij menu ról, następnie wybierz Gość.
- Kliknij Zaproś.
Gdy osoba zaakceptuje zaproszenie, zostanie automatycznie dodana do zespołu jako gość.
Zaproś inne osoby do zespołu przez e-mail:
- Naciśnij Przeglądaj, a następnie otwórz projekt zespołu.
- Naciśnij ikonkę grupy.
- Naciśnij Zaproś wg nazwy użytkownika lub przez e-mail, a następnie wpisz adres e-mail tej osoby.
- Wybierz rolę użytkownika w zespole.
- Naciśnij Gotowe, aby potwierdzić.
Gdy zaprosisz kogoś do zespołu, osoba ta zostanie automatycznie dodana w roli członka (dotyczy planu Business) lub jako administrator (w darmowym planie zespołu). Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o poszczególnych rolach w zespole.
Zaproś inne osoby do zespołu przez e-mail:
- Naciśnij Przeglądaj, a następnie otwórz projekt zespołu.
- Naciśnij ikonkę grupy.
- Naciśnij Zaproś wg nazwy użytkownika lub przez e-mail, a następnie wpisz adres e-mail tej osoby.
- Wybierz rolę użytkownika w zespole.
- Naciśnij ikonkę przesyłania, aby potwierdzić.
Gdy zaprosisz kogoś do zespołu, osoba ta zostanie automatycznie dodana w roli członka (dotyczy planu Business) lub jako administrator (w planie bezpłatnym dla zespołu). Tutaj dowiesz się więcej o poszczególnych rolach.
Dołączanie do zespołu
Jeśli otrzymałeś(-aś) zaproszenie do zespołu w Todoist, kliknij przycisk Dołącz do zespołu w wiadomości e-mail, aby potwierdzić swoje uczestnictwo.
Jeśli chcesz dołączyć do konkretnego projektu zespołu w Todoist:
- Zaloguj się do Todoist na https://todoist.com.
- Kliknij swój zespół na pasku bocznym.
- Kliknij Projekty, do których nie należę na górze.
- Odszukaj projekt, do którego chcesz dołączyć.
- Kliknij ikonę trzech kropek po prawej stronie nazwy projektu.
- Wybierz Dołącz.
Usuwanie użytkownika z zespołu
Administratorzy to jedyne osoby, które mogą usunąć kogoś z zespołu. Jeśli ktoś nie należy już do Twojego zespołu, możesz usunąć go w następujący sposób:
- Zaloguj się do Todoist na https://todoist.com.
- Otwórz zespół, z którego chcesz usunąć użytkownika.
- Kliknij ikonę członków po prawej stronie na górze.
- Znajdź osobę, którą chcesz usunąć i kliknij jej rolę (administrator, członek lub gość) widoczną obok jej nazwy.
- Wybierz Usuń z zespołu.
Opuszczanie zespołu
Jeśli zakończyłeś(-aś) współpracę z danym zespołem, możesz go opuścić. W tym celu wykonaj poniższe czynności:
- Zaloguj się do Todoist na https://todoist.com.
- Kliknij nazwę zespołu na pasku bocznym.
- Naciśnij Ustawienia w prawym górnym rogu.
- Wybierz Opuść zespół.
Usuwanie zespołu
Do usunięcia zespołu wymagane są uprawnienia administratora.
Usunięcie zespołu przez jego administratora spowoduje natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie wszystkich dodanych tam treści, takich jak projekty, zadania, komentarze i pliki. Jest to czynność nieodwracalna. Usunięcie zespołu będzie miało wpływ na wszystkich korzystających z niej użytkowników.
- Zaloguj się do Todoist na https://todoist.com.
- Kliknij zespół, który chcesz usunąć.
- Naciśnij Ustawienia w prawym górnym rogu.
- Wybierz Usuń zespół.
Dobre praktyki dotyczące zespołów
W końcu udało Ci się dodać wszystkich członków swojego zespołu w Todoist. W dalszej części artykułu przedstawiamy kilka dobrych praktyk. Warto je stosować, aby wszyscy uczestnicy pozostawali na bieżąco i mogli pracować wydajnie:
Korzystaj z komentarzy do projektu lub zadań, aby wymieniać poglądy z pozostałymi uczestnikami zespołu.
Jeśli Twoja firma korzysta z różnorodnych kanałów komunikacji, odnalezienie konkretnej informacji może być trudne. Komentarze do projektu lub zadania zapewniają wygodny sposób wymiany pomysłów, przekazywania wiadomości lub dzielenia się opiniami na temat projektu.
Dziennik aktywności zespołu pozwala szybko sprawdzić stan zaawansowania projektów
Dziennik aktywności zespołu ułatwia bieżące monitorowanie postępów zespołu w realizacji projektów. W tym widoku zobaczysz listę wszystkich uczestników projektu, wykres liniowy pokazujący liczbę aktywnych zadań dziennie oraz wykresy słupkowe pokazujące, ile zaległych zadań pozostało w projekcie.
Używaj filtrów, aby wyświetlić tylko zadania swojego zespołu
Utworzyć filtry dla zespołu, które wyświetlą wyłącznie zadania Twojego zespołu, dzięki czemu będziesz mieć szczegółowy przegląd tego, co Twój zespół skończył a co jeszcze pozostało do zrobienia. Oto kilka przykładów dla zespołu o nazwie „Doist”:
- Sprawdź, czym Twój zespół zajmuje się w tym miesiącu:
przestrzeń robocza: Doist & przypisane do: inni & termin przed: następny miesiąc - Ukryj wszystkie zadania współpracowników, aby łatwiej skupić się na tym, co masz do zrobienia:
przestrzeń robocza: Doist & przypisane do: ja & następne 7 dni. - Przejrzyj wszystkie zaległe zadania zespołu:
przestrzeń robocza: Doist & zaległe
Zainstaluj rozszerzenia Todoist, które zwiększą produktywność zespołu
Zainstaluj sprytne rozszerzenia Todoist, aby ułatwić swojemu zespołowi wdrażanie nowych pomysłów lub rozwiązywanie problemów w pracy. Task Helper pozwala zautomatyzować zadania będące częścią powtarzających się procesów. Rozszerzenie Habit Tracker wspiera systematyczność pracy, śledząc liczbę dni, w których wykonano powtarzające się zadania. Jeśli korzystasz z płatnych planów, rozszerzenie Asystent AI zapewni wsparcie sztucznej inteligencji w procesach skutecznego podziału zadań, planowania projektów i innych czynnościach.
Bądźmy w kontakcie
Jeśli napotkałeś(-aś) problemy podczas tworzenia zespołu lub zarządzania nim, skontaktuj się z nami. Dermot, Marco, Olivia lub któryś z pozostałych członków naszego 14-osobowego zespołu z pewnością Ci pomoże!