Вы только что пригласили участников своей команды в Todoist и готовы продвигаться к достижению давних проектных целей. Изучите и примените эти лучшие практики для управления задачами команды и совместной работы в Todoist.
Запустите командную работу с несколькими новыми проектами
Выберите один или два высокоприоритетных проекта, над которыми работает ваша команда, и добавьте их в общее рабочее пространство. Начните добавлять все приходящие на ум задачи, чтобы участники команды знали, над чем работать, как только откроют Todoist.
Назначьте задачи участникам команды
Назначайте каждую задачу в проекте участнику команды, чтобы он знал, за что отвечает. В Todoist можно назначить только одного человека на задачу, поэтому всегда будет понятно, кто за что отвечает.
Хотите назначить несколько человек на одну задачу? Вот несколько вариантов:
- Если для выполнения задачи требуется несколько шагов, разбейте ее на подзадачи. Затем назначьте каждую подзадачу участнику команды.
- Если нескольким людям нужно выполнить одну и ту же задачу, дублируйте задачу и назначьте каждую копию ответственному участнику.
- Уведомите соответствующих людей в комментарии к задаче, чтобы они были в курсе статуса и хода работы.
Сортируйте или группируйте задачи по исполнителю
Чтобы получить четкое представление о загрузке каждого участника, нажмите Показать в правом верхнем углу проекта и используйте опции сортировки или группировки, чтобы увидеть задания каждого человека.
Создайте фильтры для команды
Если нужно просто посмотреть задачи, назначенные конкретному человеку, создайте фильтр и используйте этот запрос:
назначено для:имя участника
Если нужно посмотреть задачи, назначенные всем участникам, кроме вас, используйте этот фильтр:
назначено для:другие или !назначено для:мне
Эти фильтры помогают увидеть назначенные задачи и дают четкое представление о том, кто над чем работает. Если вам нужно больше, вот несколько фильтров на основе рабочего пространства, которые могут быть полезны:
| Фильтрующий запрос | Что показывает | Полезно для… |
|---|---|---|
| Рабочее пространство: [название команды] & назначено для: мне & следующие 7 дней | Все задачи, которые назначены вам в команде и должны быть выполнены на этой неделе | Планирование общей работы на неделю |
| Рабочее пространство: [название команды] & назначено для: я | Все задачи, которые вы назначили кому-либо в вашей команде | Отслеживание хода выполнения делегированных задач |
| Рабочее пространство: [название команды] & просрочено | Все просроченные задачи в команде | Выявление блокирующих факторов и ранняя корректировка планов |
Планируйте задачи с указанием дат или дедлайнов
Запланируйте даты или дедлайны для задач, чтобы было проще планировать и расставлять приоритеты в работе команды. В названии задачи укажите дату своими словами (например: Написать обновление для команды завтра), и функция Быстрое добавление распознает, выделит и добавит дату при сохранении задачи. Даты своими словами могут быть также сложными, например каждый 3-й четверг, начиная с 5 августа и заканчивая 10 апреля.
Если вы отслеживаете контрольные точки проекта, используйте дедлайны. Это также снижает риск возникновения узких мест в проекте.
Например, если вы добавляете задачу по сдаче ежемесячного финансового отчета, выберите дату, когда планируете начать работу над черновиком. Затем установите дедлайн для сдачи отчета.
Добавляйте контекст в описания задач
Используйте описания задач, чтобы делиться ссылками на документы и актуальными деталями. Вместо того чтобы тратить время на поиск информации, участники команды смогут сразу приступить к работе. Описания остаются организованными в верхней части представления задачи и видны под задачей в списке проекта.
Задавайте вопросы, делитесь файлами или обновлениями в комментариях к задачам
Задавайте вопросы, прикрепляйте важные файлы и предоставляйте обновления статуса прямо в ваших задачах в виде комментариев. Важная информация остается в контексте самой задачи, а не разбросана по различным мессенджерам.
Не забудьте уведомить участников команды, чтобы они были в курсе нового комментария или файла, который может понадобиться для работы.
Проверяйте и оценивайте прогресс команды
Todoist предоставляет все необходимые инструменты для проверки и измерения прогресса команды. Активность команды позволяет детально рассмотреть количество активных, выполненных или просроченных задач, чтобы вы могли принять меры в отношении любой просроченной задачи. Отчеты показывают всю активность в проекте — от измененных дат до новых комментариев, добавленных к задачам. Такое обилие информации помогает принимать взвешенные решения о том, что скорректировать, удалить или на чем сосредоточиться, чтобы проект достиг финишной черты без срыва дедлайна.
Свяжитесь с нами
Все команды используют Todoist по-разному. Это руководство — лишь отправная точка! Настройте свою команду в Todoist и начните экспериментировать с этими рабочими процессами, чтобы Todoist работал на вас.
Если у вас возникают трудности с использованием этих функций для управления задачами команды, например с назначением задач или созданием пользовательских фильтров, свяжитесь с нами. Мы — Мария, Стеф, Марко и другие наши коллеги — всегда рады помочь!