Du har precis bjudit in dina teammedlemmar till Todoist och du är redo att ta tag i de långvariga projektmålen. Lär dig att följa bästa praxis för att sköta teamets uppgifter och samarbetet i Todoist.
Rivstarta teamarbetet med några nya projekt
Välj ett eller två högprioriterade projekt som ditt team jobbar på och lägg till de projekten i er delade arbetsyta. Börja lägga till relevanta uppgifter som du kommer att tänka på, så att teammedlemmarna vet vad de ska jobba på så fort de öppnar Todoist.
Tilldela teammedlemmar uppgifter
Tilldela varje enskild uppgift i ett projekt till en teammedlem, så att alla vet vad de ansvarar för. I Todoist kan du bara tilldela en person per uppgift, så att det blir extra tydligt vem som ansvarar för vad.
Vill du tilldela flera personer samma uppgift? Här är ett par alternativ:
- Om det finns flera steg för att slutföra en uppgift, så kan du dela uppgiften in uppgiften i underuppgifter. Tilldela sedan varje teammedlem varsin underuppgift.
- Om flera personer behöver slutföra samma uppgift, så kan du duplicera uppgiften och tilldela den ansvariga personen varje kopia.
- Meddela de relevanta personerna i en uppgiftskommentar, så att de är fullt medvetna om status på och framsteg i arbetet.
Sortera eller gruppera uppgifter efter tilldelad
För att få en tydlig bild av allas arbetsbelastning, så kan du klicka på Visa längst upp till höger i projektet och använda antingen sorterings- eller grupperingsalternativet för att se varje persons uppgifter.
Skapa teamspecifika filter
Om du bara behöver se de uppgifter som tilldelats en specifik person, så kan du skapa ett filter och använd denna förfrågan:
tilldelad:medlemsnamn
Om du behöver se uppgifter som är tilldelade alla medlemmar utom dig själv, så kan du använda det här filtret:
tilldelad:andra eller !tilldelad:jag
Dessa filter hjälper dig att se vad som har tilldelats, vilket ger dig en tydlig bild av vad alla arbetar med. Om du behöver fler så kommer det några exxempel här på arbetsytesbaserade filter som kanske kan vara praktiska för dig:
| Filterförfrågan | Vad som visas | Hjälper dig att... |
|---|---|---|
| Arbetsyta: [Teamnamn] & tilldelad: mig & kommande 7 dagar | Alla uppgifter som tilldelats dig i ditt team och som ska göras den här veckan | Planera veckans samarbete |
| Arbetsyta: [Teamnamn] & tilldelad av: mig | Alla uppgifter som du har tilldelat någon annan i ditt team | Håll kolla på framsteg i sådant som du har delegerat |
| Arbetsyta: [Teamnamn] & förfallet | Alla förfallna uppgifter i ditt team | Upptäcka stoppklossar tidigt och justera planerna |
Schemalägg uppgifter med datum eller deadliner
Sätt datum eller deadliner på uppgifter, så blir det enkelt att planera och prioritera arbetet för teamet. Skriv ett datum på naturligt språk i uppgiftsnamnet (till exempel: Skriv teamuppdatering imorgon), så kommer den smarta Snabbtilläggningen att känna igen, markera och lägga till datumet när du sparar uppgiften. Datum på naturligt språk kan även vara så komplexa som var tredje torsdag med start 5 augusti och slut 10 april.
Om du följer milstolpar så kan du använda deadliner för att ställa in när uppgiften ska vara klar. Detta minskar också risken för stoppklossar i projektet.
Om du till exempel skapar en uppgift om att lämna in den månatliga ekonomirapporten, så kan du markera datumet då du tänker börja arbeta på utkastet. Ställ sedan in en deadline på när rapporten ska lämnas in.
Lägg till kontext i uppgiftsbeskrivningar
Använd uppgiftsbeskrivningar för att dela länkar till dokument och så många relevanta detaljer som möjligt. Istället för att slösa tid på att leta fram information, så kan dina teammedlemmar helt enkelt bara sätta igång. Beskrivningar ligger alltid längst upp i din uppgiftsvy och är synliga under uppgiften i projektlistan.
Ställ frågor, dela filer eller dela uppdateringar i uppgiftskommentarer
Ställ frågor, bifoga viktiga filer och skapa statusuppdateringar direkt i dina uppgifter som kommentarer. Information som kan användas i praktiken stannar kvar i sammanhanget med själva uppgiften, istället för att spridas ut i externa meddelandeappar.
Glöm inte att meddela dina teammedlemmar så att de är informerade om en ny kommentar eller en fil som de kan behöva för att få jobbet gjort.
Kolla och mät teamets framsteg
Todoist ger dig alla verktyg du behöver för att kontrollera och mäta ditt teams framsteg. Med Teamaktivitet kan du zooma in på antalet aktiva, slutförda eller försenade uppgifter, så att du kan vidta åtgärder på eventuellt stillastående arbete. Rapportering visar all aktivitet i ett projekt, från ändrade datum till nya kommentarer som lagts till i uppgifter. Denna mängd information hjälper dig att fatta välgrundade beslut om vad som ska justeras, tas bort eller fokuseras på, så att projektet når mållinjen utan att missa en deadline.
Hör av dig
Inget team använder Todoist på samma sätt som något annat team. Den här guiden är bara startskottet! Få igång ditt team i Todoist och börja experimentera med arbetsflöden för att Todoist ska funka för just er.
Om du har problem med att använda någon av dessa funktioner för att hantera teamuppgifter, som att tilldela uppgifter eller skapa anpassade filter, så kan du kontakta oss. Vi — Marija, Stef, Marco, eller någon av våra andra teammedlemmar — hjälper dig gärna!